Meerdere events tegelijk: zo plan je de bezetting per zaal

Waarom maakt het gelijktijdig draaien van meerdere events de personeelsplanning zo complex?

Een eventlocatie die één evenement per dag faciliteert, heeft een overzichtelijk planningsvraagstuk. Één draaiboek, één set medewerkers, één briefing die op tijd moet aankomen. Zodra er twee of drie events gelijktijdig in verschillende zalen draaien, wordt dat vraagstuk per definitie complexer.

De complexiteit zit niet primair in het totale aantal medewerkers dat je nodig hebt. Die kun je optellen en plannen zoals je altijd deed. Het probleem zit in de precisie: wie staat in de balzaal, wie op de bovenverdieping, wie in de privaatruimte, en op welk tijdstip? En dan niet op papier in je systeem, maar als informatie die elke individuele medewerker daadwerkelijk heeft ontvangen, begrepen en kan terugvinden op de ochtend van het event.

Eventlocaties werken typisch met een combinatie van vaste medewerkers en oproepkrachten die per event worden ingeschakeld op basis van beschikbaarheid. Die combinatie maakt de planning al uitdagender dan bij een homogene vaste ploeg. Oproepkrachten kennen de locatie soms, maar de specifieke zaalindeling of de betrokken contactpersonen voor die dag kennen ze vaak niet. Ze werken voor meerdere opdrachtgevers tegelijk, zijn beschikbaar op basis van hun persoonlijke agenda en hebben niet elke dag toegang tot het planningssysteem van de locatie.

Als er op een en dezelfde dag drie events draaien, heeft een medewerker niet meer informatie nodig dan normaal: hij heeft andere informatie nodig. De ober in de balzaal heeft andere laad-in-tijden, een andere contactpersoon en een ander arrangementoverzicht dan de collega op de bovenverdieping. Dezelfde brief sturen aan beide is technisch gezien een briefing, maar operationeel is het onvoldoende.

Het resultaat is een planningsinspanning die groter is dan de som van de drie losse events. Je controleert niet één draaiboek maar meerdere; je stuurt niet één set informatie maar per medewerker per ruimte een eigen versie. En dat doe je op een dag waarop er ook nog klantcontact, inkoop en last-minute aanpassingen doorheen lopen.

Wat biedt Smart Event Manager voor locaties met meerdere gelijktijdige events?

Smart Event Manager (SEM) is voor veel eventlocaties in Nederland het centrale systeem voor reserveringen en operationele planning. Meer dan 1000 locaties in Nederland werken met het systeem, dat in 25 jaar is ontwikkeld voor de eventbranche.

Voor een locatie met meerdere zalen biedt SEM de mogelijkheid om per ruimte een eigen reservering aan te leggen, met bijbehorende arrangementen, productielijsten en draaiboeken. De informatie van een reservering wordt in het systeem omgezet naar rapportages voor de keuken, de bediening en andere afdelingen. Dat scheelt handmatig uittypen en vermindert de kans op fouten bij last-minute aanpassingen: wie de wijziging in SEM doorvoert, zorgt dat alle afdelingslijsten meteen kloppen.

De kracht van SEM zit in het structureren van de reserveringskern. Per zaal leg je vast welk evenement er staat, welke arrangementen zijn afgesproken en welke productielijsten de keuken en bediening nodig hebben. Vanuit die kern genereert het systeem de documentatie die intern nodig is. Wat voorheen enkele uren kostte, gaat daarmee in een paar minuten, zo beschrijft evenementorganiseren.nl de ervaring van een gebruiker van het systeem.

Wat SEM biedt voor locaties met meerdere gelijktijdige events:

• ✓Zaalreservering per ruimte, inclusief beschikbaarheidsbeheer en conflictpreventie
• ✓Draaiboek per evenement, gegenereerd vanuit de reservering zonder apart handwerk
• ✓Productielijsten per afdeling: keuken, bediening, bar, techniek
• ✓Financieel beheer per reservering, inclusief borderelberekeningen
• ✓Planbord met tijdbalkweergave voor inzicht in de dagindeling over meerdere ruimtes

Waar gaat de communicatie over bezetting per zaal in de praktijk mis?

De informatie staat in het systeem. De planning klopt. Het draaiboek is gegenereerd. En toch staat er op zaterdagochtend iemand bij de verkeerde ingang, of weet een medewerker niet dat zijn dienst een uur eerder begint dan vorige week.

Het probleem is niet de planning. Het probleem is de overdracht van informatie van het systeem naar de medewerker.

Voor vaste krachten die elke dag inloggen op het systeem van de locatie is dat minder een probleem. Zij raadplegen het draaiboek, kennen de locatie en weten welke zaal waarvoor dient. Maar voor oproepkrachten die misschien één of twee diensten per maand draaien bij dezelfde locatie, is inloggen op een intern systeem niet vanzelfsprekend. Ze werken voor meerdere opdrachtgevers tegelijk, houden niet voor elk bedrijf een aparte app bij en zijn op de ochtend van een dienst niet de eerste uren digitaal actief in het planningssysteem van hun opdrachtgever.

Dat levert een herkenbaar patroon op. De manager stuurt de informatie via e-mail, of plaatst het draaiboek op een gedeelde locatie. Sommige medewerkers lezen het, anderen niet, en wie het niet heeft gelezen weet je pas op het moment dat er iets misgaat. Een vraag in een groepsapp over 'welke ingang?' komt altijd op het verkeerde moment binnen: precies als de manager drie dingen tegelijk aanstuurt.

Bij drie gelijktijdige events wordt de kans op informatieuitval groter, niet kleiner. Er zijn drie draaiboeken, drie bezettingen en drie sets medewerkers die elk hun eigen informatie nodig hebben. Als die informatie via e-mail of een niet-dagelijks gebruikt systeem wordt gedeeld, neemt de kans toe dat iemand met verouderde of incomplete informatie de locatie binnenloopt. En bij een bruiloft naast een bedrijfscongres naast een besloten diner is er weinig ruimte om dat bij te sturen zonder dat een klant het merkt.

De kern van het probleem is kanaal. Het draaiboek staat op de juiste plek. De medewerker kijkt niet op die plek. Dat is geen tekort van het planningssysteem, maar een realiteit van hoe oproepkrachten in de praktijk werken.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael — concreet, geen verkooppraat.

Hoe geef je elke medewerker de juiste informatie voor zijn specifieke zaal?

De oplossing is geen nieuw systeem, maar een andere overdrachtslaag. De informatie zit al in het planningssysteem. De vraag is hoe je ervoor zorgt dat die informatie de juiste medewerker bereikt, op de juiste tijd, via het kanaal dat hij daadwerkelijk opent.

Dat kanaal is voor de meeste oproepkrachten en flexmedewerkers WhatsApp. Niet omdat het de meest formele optie is, maar omdat het de enige app is die ze zonder drempel openen, ook op de ochtend van een dienst, ook als ze voor drie verschillende opdrachtgevers tegelijk actief zijn. Een briefing die in de WhatsApp-inbox staat, wordt gelezen. Een briefing in een portaal of e-mail wordt misschien geopend.

Wat een per-persoon-briefing voor een medewerker op een meerzalenslocatie moet bevatten, verschilt per rol. Voor het barpersoneel in de congresfoyer: de naam van de ruimte, de laad-in-tijd, de contactpersoon voor die avond en de tijdlijn van het evenement. Voor de ober in de balzaal: andere tijden, een andere contactpersoon, een ander arrangementoverzicht. Dezelfde structuur, andere inhoud per persoon, per zaal.

Een effectieve aanpak werkt met een vaste reeks stappen:

• ✓Informatie per zaal klaargezet in het planningssysteem, per medewerker gekoppeld aan de juiste ruimte
• ✓Briefing verstuurd via het kanaal dat medewerkers daadwerkelijk openen, zonder aparte login of extra app
• ✓Bevestigingsmoment: de medewerker geeft aan dat hij de informatie heeft ontvangen
• ✓Automatische herinnering als de bevestiging uitblijft, zodat je actief kunt bijsturen
• ✓Planner ziet per medewerker per zaal wie bevestigd heeft en wie nog open staat

Hoe werkt Backemp naast Smart Event Manager bij meerdere events tegelijk?

Backemp is geen vervanging van Smart Event Manager. Het zijn twee systemen die elk een ander probleem oplossen. SEM structureert de reserveringen, draaiboeken en financiële afspraken per evenement. Backemp zorgt dat de informatie die in SEM staat bij de juiste medewerker terechtkomt, via WhatsApp, vanuit het eigen bedrijfsnummer van de locatie, met de naam en het logo van de organisatie zichtbaar voor de ontvanger.

Bij een locatie met meerdere gelijktijdige events werkt dat als volgt. Per medewerker bepaalt Backemp op basis van de planningsdata welke zaal, welk tijdstip en welke contactpersoon relevant zijn voor die specifieke dienst. Het bericht dat de medewerker ontvangt is afgestemd op zijn rol: niet het volledige draaiboek van de hele locatie, maar de informatie die hij nodig heeft om goed beslagen ten ijs te komen in zijn specifieke ruimte.

Bevestigingen en vragen komen terug in het centrale dashboard van de locatie. De manager ziet per event, per zaal en per medewerker wie heeft bevestigd en wie nog niet heeft gereageerd, zonder handmatig na te bellen. Reageert iemand niet, dan gaat er een herinnering. Meldt iemand zich af, dan is dat direct zichtbaar en kan de planner bijsturen voordat het weekend begint.

A'DAM Tower, een eventlocatie in Amsterdam die met meerdere ruimtes tegelijk werkt, draait vijf live dashboards via Backemp die realtime inzicht geven in de bezetting per event. Dat is niet alleen een communicatietool: het is een operationeel overzicht dat de dienstdoende manager laat zien hoe de avond er op elk moment voor staat, ook als er meerdere events tegelijk lopen op verschillende verdiepingen.

Bij Klaproos B.V. daalde de wekelijkse tijd aan handmatige afstemming met 18 uur na invoering van Backemp. Een deel van die besparing zit in precies dit soort situaties: niet het plan aanpassen, maar de informatie betrouwbaar bij de juiste persoon krijgen, zonder dat de planner er persoonlijk achteraan moet bellen. Backemp en SEM zijn in die combinatie complementair: SEM beheert wat er gepland staat, Backemp zorgt dat de mensen die het uitvoeren ook weten wat er van hen verwacht wordt, in welke zaal en op welk moment.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Kan Backemp koppelen aan Smart Event Manager?

Ja. Backemp leest de planningsdata uit Smart Event Manager en gebruikt die als basis voor de WhatsApp-communicatie naar medewerkers. Per medewerker stuurt Backemp een briefing vanuit het eigen bedrijfsnummer van de locatie, met de zaalspecifieke informatie die voor die persoon relevant is. De reserveringen en draaiboeken blijven in SEM staan; Backemp voegt de communicatielaag toe zodat de informatie ook daadwerkelijk bij de medewerker terechtkomt.

Hoe zorg je dat medewerkers weten in welke zaal ze moeten zijn bij meerdere events tegelijk?

De kern is per medewerker communiceren, niet per evenement. Stuur elke medewerker zijn eigen briefing met de naam van de zaal, de laad-in-tijd, de contactpersoon en zijn specifieke rol, in plaats van een algemeen draaiboek waar iedereen zelf in moet zoeken. Via WhatsApp bereik je ook oproepkrachten die geen dagelijkse toegang hebben tot het planningssysteem van de locatie. Vraag een expliciete bevestiging terug, zodat je weet wie de informatie heeft ontvangen voordat het event begint.

Werkt een gestructureerde briefing ook voor oproepkrachten die maar zelden bij de locatie werken?

Juist bij oproepkrachten is een duidelijke briefing het meest waardevol. Vaste medewerkers kennen de locatie en weten de weg, ook zonder uitgebreide instructie. Oproepkrachten werken voor meerdere opdrachtgevers tegelijk, kennen de specifieke zaalindeling of contactpersonen minder goed en houden niet altijd een aparte app bij voor elke locatie. Een WhatsApp-briefing met hun zaalspecifieke informatie, verstuurd vanuit het bedrijfsnummer van de locatie, is voor hen de meest directe manier om goed voorbereid te arriveren.

Hoe ziet de manager welke medewerkers per zaal hebben bevestigd?

Backemp toont in het dashboard per event, per zaal en per medewerker de bevestigingsstatus: wie heeft gereageerd, wie heeft afgemeld en wie heeft nog niet gereageerd. A'DAM Tower heeft vijf live dashboards draaien die realtime inzicht geven in de bezetting per event op de locatie. Die informatie is direct beschikbaar voor de dienstdoende manager, zonder dat daarvoor handmatig moet worden nagebeld of een inbox doorzocht.