Herkenbaar?
De week voor een event staat voor de meeste planners in het teken van bellen, controleren en bijhouden. Zo hoeft het niet te zijn.
Bellen wie er beschikbaar is voordat je kunt inplannen
Excel-lijsten bijhouden per project, per dienst, per datum
WhatsApp-berichten sturen en handmatig bijhouden wie bevestigd heeft
Last-minute vervanging regelen omdat iemand afzegt
Uren invoeren na het event en dubbel controleren
Geen overzicht van wie bevestigd heeft, wie wacht en wie afwezig is
Zo werkt het
Van project tot bevestigd personeel. Zes stappen, bijna geen handwerk.
01
Project beschikbaar stellen
Via Rentman of SEM komen projecten automatisch binnen in Backemp. Geen koppeling? Dan maak je een project handmatig aan met type, datum en locatie.
02
Diensten aanmaken
Met een API-koppeling worden diensten automatisch ingeladen vanuit Rentman of SEM. Zonder koppeling stel je dienstgroepen handmatig in: functie, tijdvenster en aantal mensen. Vult een externe partij een deel van een dienst, dan leg je dat vast met Extern invullen.
03
Scoringslijst raadplegen
Backemp rangschikt alle beschikbare medewerkers op geschiktheid, op basis van functiematch, classificatie, taalfit en kalenderconflicten. De beste match staat bovenaan.
04
Inplannen & wachtlijst
Selecteer de top-X. De rest gaat automatisch op de wachtlijst. Bij de statusovergang naar Planning gaan uitnodigingen automatisch uit via WhatsApp.
05
WhatsApp-bevestiging
Medewerkers bevestigen of wijzen af via WhatsApp. Bevestigd = ingepland. Afgewezen = de volgende op de wachtlijst wordt automatisch uitgenodigd.
06
Overzicht en urenregistratie
Zie live wie bevestigd heeft, wie wacht en wie afwezig is, per week én in het maandoverzicht met alle projecten van de maand. Na afloop registreren medewerkers hun uren; de planner keurt goed in één klik.
Kerncapabiliteit
De scoringslijst: nooit meer gissen wie je moet bellen.
Backemp rangschikt automatisch alle beschikbare medewerkers voor elke dienst. De planner ziet in één oogopslag wie bovenaan staat, en wie als eerste een WhatsApp krijgt.
Wat je krijgt
Alles voor personeelsplanning. Niets handmatig.
Automatische wachtlijst
Plan meer in dan nodig. Valt iemand weg? De volgende op de wachtlijst krijgt automatisch een WhatsApp. De planner hoeft niets te doen.
WhatsApp-bevestiging
Medewerkers ontvangen een uitnodiging via WhatsApp, geen app, geen portaal. Ze bevestigen met één druk op de knop. 95% openrate.
Vaste medewerkers & freelancers
Vaste medewerkers worden automatisch bevestigd. Freelancers bevestigen actief. Beide zijn zichtbaar in hetzelfde planningsoverzicht.
Urenregistratie na afloop
Medewerkers registreren uren direct na de dienst. Vooraf ingevuld vanuit de planning. De planner keurt goed. CSV-export voor salarisverwerking.
Koppeling met Rentman & SEM
Projecten, diensten en medewerkers worden gesynchroniseerd vanuit Rentman of Smart Event Manager. Geen dubbele invoer.
Van week naar maand
Naast het weekoverzicht toont Backemp een maandoverzicht (program sheet): alle projecten van de maand in één blik. Zo overzie je in één keer het hele maandprogramma, ideaal voor sales en operatie.
Extern ingevulde plekken
Vult een leverancier of partner een deel van een dienst? Dan markeer je met Extern invullen hoeveel plekken dat zijn, met de naam van die partij erbij als je die wilt vastleggen. Die plekken tellen mee in de bezetting, zodat je in het overzicht ziet wat er nog echt open staat.
Klaproos B.V., AV-bedrijf
Klaproos werkte al met Rentman voor projecten en materialen, maar de personeelsplanning bleef handmatig. Dat veranderde.
“Backemp heeft overzicht gebracht in Rentman. Wij werkten overal met Excel-lijsten, maar Backemp heeft alle Excel-lijsten overbodig gemaakt.”
Klaproos B.V.
18 uur bespaard per week · 0× handmatige invoer
Vragen over personeelsplanning
Wat je vooraf wilt weten.
Hoe werkt personeelsplanning in Backemp?
›Projecten en diensten komen automatisch binnen via Rentman of SEM. Zonder koppeling maak je ze handmatig aan. Backemp rangschikt vervolgens automatisch beschikbare medewerkers op basis van classificatie, taalfit en conflicten. De top-X ontvangt een WhatsApp-uitnodiging. Wie bevestigt is ingepland. Wie afwijst of niet reageert, wordt vervangen door de volgende op de wachtlijst.
Wat is de scoringslijst in Backemp?
›Hoe werkt de wachtlijst in Backemp?
›Kan ik een deel van een dienst door een externe partij laten invullen?
›Werkt Backemp ook met freelancers?
›Kan Backemp koppelen aan Rentman of SEM voor personeelsplanning?
›Kan ik alle projecten van een maand in één overzicht zien?
›Jouw personeelsplanning gaat zichzelf regelen.
Plan een demo van 30 minuten en zie hoe Backemp werkt voor jouw specifieke situatie.