Reserveringen automatisch vertaald naar je planning
Elke boeking in SEM wordt direct een dienstrooster. Geen dubbele invoer, geen vergeten diensten.
17 modules beschikbaar: 5 op live, 9 in beta of preview, 3 vast in het platform. Van Locaties en Diensten tot Communicatie en Prijs en Budget. Artiesten draait als preview.Bekijk alle modules →
Volledig gekoppeld aan Smart Event Manager·A'DAM Toren
Herkenbaar?
Personeelsplanning los van reserveringssysteem
Geen financieel overzicht per event
Uitvragen aan leveranciers staan in je verzonden items, niet bij het event
Je klant belt voor de status, want zelf ziet hij niets
Briefings handmatig per afdeling sturen
Sales-rapportage handmatig bouwen
Locatiebezetting niet in één oogopslag
Wat Backemp toevoegt aan SEM
Altijd weten wat de omzet wordt deze week
Live omzetoverzicht per accountmanager vanuit SEM. A'DAM Toren draait er 5 live dashboards op.
Marge per event in één oogopslag
Budget, kosten en marge direct inzichtelijk.
Live schermen die zichzelf bijwerken
Sales weekoverzicht, budget per event en zaaloverzicht: zichtbaar op schermen door heel je locatie. Automatisch bijgewerkt vanuit SEM.
Concept-uitvragen klaar zodra een boeking definitief is
Backemp zet per leverancier een concept-uitvraag klaar voor het materiaal dat je inkoopt. Jij controleert en verstuurt.
Wie is van dit project? Altijd duidelijk
Leg per project vast wie projectlead is en wie accountmanager. Sales en operatie lopen niet meer door elkaar. Het eigenaarschap staat zichtbaar in het project zelf.
Werkt ook buiten SEM
Gebruik je naast SEM nog andere systemen? Backemp koppelt via API aan vrijwel elk pakket.
Meer weten? Lees over de SEM integratie, de personeelsplanning, narrowcasting, hoe WhatsApp-planning werkt of bekijk de tutorials voor stap-voor-stap uitleg.
Inkoop
Boeking bevestigd? Dan staat de uitvraag al klaar.
Catering en techniek huur je per event in. SEM doet dat niet.
- De uitvraag staat klaarIs de boeking bevestigd, dan staat de uitvraag klaar.
- In een keer de deur uitMeerdere partijen vraag je met een knop tegelijk uit.
- De prijs rolt doorDe prijs die je accepteert komt in de begroting.
Je leverancier krijgt gewoon een mail en antwoordt daarop, zoals hij nu ook doet. Geen account, geen wachtwoord, geen portaal waar hij zich doorheen moet klikken.
Meer over leveranciers en uitvragen →
Cijfers
Van marge per event naar sturen op de maand
Marge per event was het begin. Backemp telt die cijfers ook op over een periode, zodat je op je locatie stuurt.
- Winst en verlies per eventPer event zie je wat er onder de streep overblijft.
- Dekkingsgraad van je zaalhuurOver een periode zie je in hoeverre de zaalhuur gedekt is.
- Bezettingsgraad die overal kloptHoe vol je agenda zit staat op je dashboard en in het locatierapport.
- Marge per soort eventZet bruiloften, congressen en borrels naast elkaar.
Facturatie · in ontwikkeling
Facturatie bouwen we. Aanzetten kan nog niet.
Verkoopfacturen met een eigen nummerreeks, inkoopfacturen met een goedkeuringsketen die je zelf instelt, creditfacturen en herinneringen: die software staat er al. Aanzetten kan nog niet. In Backemp staat Facturatie met een uitgeschakelde knop en het label binnenkort. Ook een beheerder bij jou kan hem niet aanzetten.
Er is nog geen prijs, en we noemen bewust geen releasedatum. Het plan is een koppeling met je boekhouding, gebouwd is die nog niet.
Zo ziet jouw operatie eruit mét Backemp.
Reserveringen live omgezet naar een weekplanning. Medewerkers bevestigd via WhatsApp. Zaalindeling en bezetting direct inzichtelijk. Jij hoeft niets handmatig bij te houden, het gaat automatisch.
- ✓Reserveringen automatisch vertaald naar personeelsplanning
- ✓Medewerkers bevestigd via WhatsApp, geen bellen
- ✓Zaalcapaciteit en bezetting direct zichtbaar
- ✓Één dashboard voor directie, sales en operations
Zo ziet het eruit in de praktijk
Live dashboards op je schermen
Backemp toont actuele gegevens op schermen door heel je locatie. 5 dashboards speciaal voor eventlocaties, automatisch bijgewerkt vanuit SEM. Zichtbaar voor directie, sales en operations.
📅
Sales weekoverzicht
Huidige en volgende week in één oogopslag. Events, omzet en verantwoordelijke accountmanager.
💰
Budget overzicht
Live inzicht in budget per event. Kosten, opbrengsten en marge automatisch bijgewerkt.
🤝
Openstaande opties
Per accountmanager: welke opties staan open, wat is de waarde en wanneer vervallen ze.
❌
Annuleringen deze week
Welke boekingen zijn geannuleerd, met reden. Direct zichtbaar voor sales en management.
🏢
Zalen overzicht
Bezetting per zaal voor de huidige en volgende week. Altijd actueel op locatie.
Klantbeeld
Wat jouw klant ziet
De meeste telefoontjes gaan over hetzelfde: hoe staat het ervoor.
- Je klant volgt zijn eigen eventJe deelt een link en je klant ziet de stand van zijn event.
- De onepager zonder inloggen delenDe onepager deel je met een link, zonder account voor de ontvanger.
Het klantportaal staat in de app als preview. Je zet het aan met de kanttekening erbij dat er nog aan gebouwd wordt.
Meer over projectbeheer →Case, A'DAM Toren
A'DAM Toren, live in productie
A'DAM Toren gebruikt Backemp voor personeelsplanning, sales-rapportage en operationele dashboards, live op schermen voor directie, sales en operations. Volledig gekoppeld aan Smart Event Manager: reserveringen worden automatisch vertaald naar een complete weekplanning per zaal.
5 live dashboards · 4 zalen geïntegreerd · 0× handmatig rapporteren
Plan een demo zoals A'DAM Toren deed
“Nick en Michael hebben ons enorm geholpen overzicht te krijgen waar SEM ons hier niet in voorziet. We hebben de arbeidsuren die we wekelijks aan excel lijsten kwijt waren, nu over om aan nuttige dingen te besteden. Verder zijn we bezig met een verbeterslag om alle onze processen zoveel mogelijk te automatiseren.”
Vragen van eventlocaties
Werkt Backemp met onze versie van SEM?
Ja. Backemp koppelt via de officiële Smart Event Manager API en werkt met de gangbare omgevingen van eventlocaties in Nederland.
Kunnen we beginnen met één zaal en later uitbreiden?
Ja. We starten met één zaal of één proces en breiden daarna stapsgewijs uit naar meer zalen of processen, op het tempo dat bij jouw organisatie past.
Hoe worden de dashboards weergegeven op onze schermen?
Via narrowcasting: de dashboards draaien live op schermen in jullie locatie via een plug & play HDMI-player. Elk scherm toont de data die relevant is voor die afdeling, directie, sales of operations. Geen IT-kennis vereist.
Moeten we onze werkwijze in SEM aanpassen?
Nee. Je houdt Smart Event Manager als bron. Backemp bouwt de operationele laag eromheen, geen migratie, geen nieuwe werkwijze voor je salesteam.
Regelt Backemp ook de inkoop bij onze leveranciers?
Ja. Zodra een boeking bevestigd is, groepeert Backemp de in te kopen artikelen per leverancier en zet de uitvraag klaar. Jij loopt hem na en verstuurt. Vraag je meerdere partijen tegelijk, dan gaan alle uitvragen met een knop de deur uit en krijgen de afvallers automatisch bericht. De offerteprijs die je accepteert komt in de projectkosten en de begroting terecht. Je leverancier krijgt gewoon een mail en antwoordt daarop; er is geen portaal en geen inlog voor hem.
Kan onze klant zelf de status van zijn event zien?
Ja. Je deelt vanaf het project een link met je opdrachtgever, waarmee hij de status van zijn event meeleest zonder account en zonder in te loggen. Hij leest mee, hij wijzigt niets. Het klantportaal staat in de app als preview, dus je zet het aan met die kanttekening erbij: er wordt nog aan gebouwd. Wil je alleen een los overzicht delen, dan stuur je in plaats daarvan de onepager van het project als deellink.
Zien we ook wat een maand oplevert, niet alleen een los event?
Ja. Naast winst en verlies per event telt Backemp die op per weekend en per maand. De dekkingsgraad van de zaalhuur bereken je over een periode in plaats van per project, en de bezettingsgraad staat op je dashboard met dezelfde uitkomst als in het locatierapport. Marge per soort event zet je naast elkaar, en je legt omzetdoelen per periode vast om ze daarna te volgen.
Wat kost Backemp voor eventlocaties?
Platform Base kost €99 per maand, inclusief 3 power users. Daarop zet je zelf modules aan vanaf €19 per maand. Het branchepakket voor eventlocaties, met diensten, locaties, uren, materialen, transport, CRM en rapportage, komt uit op €262 per maand. Het volledige overzicht staat op backemp.com/prijzen.
Werkt Backemp ook met andere software dan SEM?
Ja. Backemp koppelt via API aan vrijwel elk systeem, van Excel tot maatwerk ERP. Neem contact op om de mogelijkheden voor jouw locatie te bespreken.
Klaar om jouw locatie slimmer te laten werken?
Vraag een gratis demo aan of plan een korte call. We laten je zien hoe Backemp werkt met jouw SEM-omgeving.