Cluster 01 · Operatie · 9 modules
Project, planning, transport, materialen. Alles op één plek.
Alles hangt aan een project: diensten, transport, materialen, leveranciers, budget. Gekoppeld aan jouw bestaande Rentman of Smart Event Manager; Backemp haalt wijzigingen elk uur op. Planning, locaties en transport staan op live; materialen en leveranciers draaien als beta en rapportage en de evenementenorder als preview, dus die zet je aan met de kanttekening erbij.
📋Vast onderdeelBeide
Projecten
De centrale eenheid in Backemp. Diensten, transport, materialen, techniek en communicatie hangen aan een project. De technische specs per evenement leg je inline vast. Per project leg je vast wie projectlead en wie accountmanager is, zodat het eigenaarschap zichtbaar in het project staat in plaats van in iemands hoofd. Bekijk projecten per week of in het maandoverzicht (program sheet): alle projecten van de maand in één blik. Van elk project download je een onepager of call sheet als PDF: datum, locatie, contactpersonen en het programma van de dag op één pagina.
Live bij:EmplaKlaproosA'DAM Toren
Lees meer →👥LiveBeide
Diensten & Planning
Personeel inplannen via dienstgroepen met automatische scoring. De best passende kandidaat staat bovenaan, jij kiest wie erin gaat.
Live bij:KlaproosA'DAM Toren
Lees meer →🏛️LiveEventlocatie
Locaties & Zalen
Locatiemanagement met capaciteit en financiële tracking per locatie of zaal. Onmisbaar voor multi-zaal venues.
Lees meer →🚐LiveAV
Transport & Voertuigen
Voertuigen, chauffeurs en tijdvensters per project, met een notitie over wat er mee moet. Je wagenpark halen wij op verzoek eenmalig uit Rentman op. Het transport koppel je zelf aan het project.
Lees meer →📦BetaBeide
Materialen
Je catalogus met groepen en artikelen, met het voorraadaantal per artikel en een foto erbij, zodat je planner meteen ziet om welk item het gaat. Uitwisselbare artikelen zet je onder één materiaaltype, bijvoorbeeld al je 32-kanaals mixers of al je statafels. Vraag je iets aan voor een periode, dan rekent Backemp uit hoeveel er in die dagen nog vrij is en waarschuwt als je er te weinig hebt, met maximaal drie gelijkwaardige artikelen die wel vrijstaan. Per productgroep leg je vast of iets wordt verbruikt of terugkomt na een klus: tape en tie-wraps tel je op verbruik, kabels en statieven komen terug. Klopt die standaard een keer niet, dan zet je het per artikel om. In het magazijnoverzicht zie je per week wat je bevestigde projecten samen nodig hebben, wat je zelf hebt en wat er besteld staat, met de opties er los onder, zodat een aanvraag die je nog niet hebt vastgezet je week niet rood kleurt. Per artikel zie je bovendien waar het die dagen staat.
Lees meer →🤝BetaBeide
Leveranciers
Je leveranciers in één database, met een uitvraag voor catering, beveiliging, techniek of meubilair. Een bestaande lijst zet je er in één keer in vanuit een csv- of Excel-bestand: je ziet eerst een voorbeeld van wat er binnenkomt en bevestigt daarna pas. Per artikel leg je een voorkeursleverancier vast. Na een verkoop in Smart Event Manager staat de concept-uitvraag al klaar, jij controleert en verstuurt. Alle openstaande uitvragen zie je over projecten heen met deadline en projectfilter, en per leverancier houdt een log bij wat er is afgesproken. De geoffreerde prijs leg je per regel vast op de uitvraag, en zodra die bevestigd is rekent Backemp hem door in je projectbegroting en je marge. Uitvragen waarvan de datum ruim voorbij is, sluit het systeem zelf af, zodat je lijst schoon blijft.
Lees meer →💰Vast onderdeelBeide
Prijs & Budget
Budget- en kostenbeheer per project en locatie. Marge per project zichtbaar zodra je het financiële scherm opent, op basis van wat je zelf hebt vastgelegd.
Lees meer →📊PreviewBeide
Reporting & KPI's
Kerncijfers over je eigen projecten, diensten en uren: omzet per periode, omzet per project met een export naar Excel, bezetting per zaal, en marge per project tegen je kosten voor personeel, locatie, materiaal en artiest. Daarnaast een winst-en-verliesrekening per weekend of per maand, met tickets en bar apart aan de omzetkant en de kosten uitgesplitst naar personeel, locatie, marketing en photobooth. Wil je de losse avonden erachter zien, dan klap je de periode open. Bij zalen zet Backemp de bijdrage van de events af tegen de zaalhuur, zodat je per ruimte ziet of die zichzelf terugverdient.
Lees meer →📄PreviewBeide
Evenementenorder & documenten
Een evenementenorder per project als PDF, met je eigen bedrijfsnaam en je eigen kleur erop. De eerste versie vult de klantgegevens, het evenement en het programma met tijden automatisch uit het project; de blokken voor catering, techniek, leveranciers, personeel en prijzen drukt hij af als lege kopjes die je zelf invult. Beschikbaar als preview, je zet de module zelf aan. Het contract en het settlement-rapport na afloop komen daarna.
Lees meer →