01Eerste project aanmaken
Maak je eerste project aan in Backemp. Van projecttype en datum tot locatie, klant en accountmanager.
Alleen handmatig, overslaan bij Rentman/SEM-koppeling
Lees tutorial →Live bij:Klaproos B.V.A'DAM TowerDKB Audiovisual
Diensten & projecten
6 tutorialsDe planningskern: van je eerste project en het bevestigen van diensten tot wachtlijstbeheer.
01
02Diensten bevestigen: van Concept naar Planning
Het verschil tussen Concept en Planning, wat er automatisch gebeurt bij de overgang en hoe je dit controleert.
Lees tutorial →
03Medewerkers inplannen voor een project
Dienstgroepen aanmaken, de scorelijst lezen, medewerkers selecteren en inplannen, en collega's uitsluiten die niet samen mogen werken.
Alleen handmatig, overslaan bij Rentman/SEM-koppeling
Lees tutorial →
04Wachtlijst en overplanning
Meer mensen inplannen dan nodig, automatische cascading bij afmeldingen en de wachtlijst beheren.
Lees tutorial →05Diensten extern laten invullen
Leg vast hoeveel plekken op een dienst door een externe partij worden ingevuld, en van wie. De rest plan je zelf, en je teller klopt weer.
Lees tutorial →
06Diensten wisselen tussen projecten
Haal een al ingeplande medewerker van een ander project naar de dienst die je open hebt staan. Let op: op het bronproject komt die dienst vrij.
Lees tutorial →Team & personeel
5 tutorialsMedewerkers en freelancers toevoegen, hun profielen instellen en bestanden delen.
07Medewerker toevoegen aan het systeem
Voeg een medewerker of freelancer toe. Beroepen meteen bij het aanmaken kiezen, rollen begrijpen, WhatsApp koppelen en collega's uitsluiten die niet samen mogen werken.
Lees tutorial →
08Freelancer aanmaken en profielen instellen
Alles over het aanmaken van freelancers: profielen instellen, snappen wat de classificatie doet en hoe je hem stuurt, plus de fotogalerij die de freelancer zelf vult.
Lees tutorial →
09Bestand delen met medewerkers
Deel een bestand met je geplande medewerkers en toon het in de bevestigings- en herinneringsmail. Zo werken de twee toggles en de upload-timing.
Lees tutorial →
10Urenregistratie: vastleggen, goedkeuren en downloaden
Leg gewerkte uren vast per dienst met voorgevulde roostertijden, doorloop de goedkeuringsronde en download de uren als bestand voor je arbeidsadministratie.
Lees tutorial →
11Verlofaanvragen: vrij vragen en goedkeuren
Je medewerker vraagt vrij aan vanaf zijn eigen pagina, kantoor krijgt een mail en keurt de aanvraag goed of weigert hem, en het goedgekeurde verlof staat in het weekoverzicht bij het plannen.
Lees tutorial →Koppelingen
3 tutorialsWhatsApp, agenda en Smart Event Manager koppelen, zodat de planning automatisch meebeweegt.
12WhatsApp-planning instellen en gebruiken
WhatsApp koppelen, uitnodigingen versturen en de bevestigingsstroom volgen.
Lees tutorial →13Agenda koppelen
Koppel Google Calendar of iCloud zodat Backemp agenda-conflicten meeneemt in de automatische prioritering.
Lees tutorial →
14Smart Event Manager koppelen
Koppel Smart Event Manager aan Backemp: je definitieve reserveringen komen automatisch binnen en worden projecten, zonder migratie.
Wordt ingericht door het Backemp-team
Lees tutorial →Modules & events
11 tutorialsDashboard en maandoverzicht, rapportages, materialen en voorraad, leveranciersuitvragen, klantportaal, timetable en gastenlijst.
15Dashboard en weekoverzicht
Het dashboard lezen, naar het weekoverzicht springen en multi-locatie events herkennen.
Lees tutorial →16Maandoverzicht gebruiken (program sheet)
Alle publieke events van de maand in één blik: wat is geboekt, wat staat open, wat heeft aandacht nodig, en de doorklik naar het programma van een project.
Vereist de artiesten-module
Lees tutorial →
17Rapportages en KPI's
Omzet, winstgevendheid per project en per event-type, Event-P&L, locatiebezetting met dekkingsgraad en prijsadvies lezen, plus de Excel-export van projectomzet en het budget en de marge per project.
Preview-module
Lees tutorial →
18Materialen beheren
Materiaal en catalogusitems aanmaken, productfoto's uploaden, materiaaltypes instellen, verbruik of herbruikbaar vastleggen en aan projecten koppelen.
Lees tutorial →19Voorraadaantal instellen op materialen
Leg per materiaalstuk vast hoeveel je er in je magazijn hebt liggen, en houd het verschil met het standaardaantal scherp.
Lees tutorial →
20Klantportaal aanzetten en delen met je klant
Zet de module aan en deel een link met je opdrachtgever. Hij volgt zijn projecten read-only mee, zonder account en zonder in te loggen.
Preview-module
Lees tutorial →
21Leveranciersuitvragen
Kijk de automatische concept-uitvraag na of verstuur hem direct, bewaak open uitvragen op deadline en project, vraag meerdere leveranciers tegelijk uit met een multi-uitvraag, verstuur opnieuw na een fout, leg een voorkeursleverancier en de geoffreerde prijs vast en lees het communicatielog terug.
Lees tutorial →
22Timetable en line-up
Een line-up opbouwen, gaten tussen acts herkennen, inline aanpassen en de line-up exporteren.
Vereist de programma-module
Lees tutorial →
23Gastenlijst aan de deur: deels inchecken
Check gasten op de eventdag deels in aan de deur en lees real-time af hoeveel gasten binnen zijn tegenover het verwachte aantal.
Lees tutorial →
24Transport plannen: voertuig, chauffeur en tijdvenster
Koppel per project een voertuig en chauffeur aan een tijdvenster, met een notitie over wat er mee moet. Optioneel je voertuigen ophalen uit Rentman.
Lees tutorial →
25Locaties & zalen beheren
Maak locaties en zalen aan, leg capaciteit per opstelling vast en volg kosten en omzet per zaal. Voor venues die meerdere ruimtes tegelijk verhuren.
Lees tutorial →Artiesten
3 tutorialsBands, DJ's en sprekers: van je artiestendatabase tot een bevestigde show en de kennisbank met historie.
26Artiest aanmaken en je database opbouwen
Bouw je artiestendatabase: profiel en foto, categorie en genres, agent, standaardtarief, rider en press kit.
Vereist de artiesten-module
Lees tutorial →27Artiesten boeken: van aanvraag tot bevestigde show
De volledige flow: een slot boeken, de deal bevestigen, kosten en rider vastleggen, de boeking naar bevestigd brengen en de rider teruglezen op het project.
Vereist de artiesten-module
Lees tutorial →28De kennisbank: filteren, historie en samenvoegen
Haal waarde uit je historie: filter op categorie, genre, land en tarief, lees de boekingsgeschiedenis en voeg dubbele artiesten samen.
Vereist de artiesten-module
Lees tutorial →Liever direct samen
Geen verkooppraat. een werksessie.
We bekijken Backemp aan de hand van jouw projecten en jouw planningsritme. In 30 minuten weet je of het past.