Voorraadbeheer eventlocatie: overzicht bij meerdere zalen

Waarom wordt materiaalbeheer een probleem zodra een eventlocatie meerdere zalen tegelijk gebruikt?

Een eventlocatie met één zaal heeft een overzichtelijk materiaalvraagstuk. Er is één ruimte, één opbouw, één afbraak, en het meubilair en de AV-apparatuur staan daar simpelweg tot de volgende keer. Zodra een locatie met twee, drie of vier zalen tegelijk draait, verandert dat fundamenteel. Statafels, stoelen, linnen, geluidsapparatuur en beamers vormen samen een gedeelde voorraad die over meerdere ruimtes verdeeld moet worden, vaak op dezelfde dag.

Het probleem ontstaat niet doordat er te weinig materiaal is. Het ontstaat doordat niemand op elk moment weet waar het materiaal daadwerkelijk staat. Honderd statafels die 's ochtends voor een congres in zaal 1 klaarstaan, moeten diezelfde middag misschien voor een borrel in zaal 3 staan. Wie heeft ze verplaatst, wanneer, en zijn ze allemaal aangekomen? Die vraag wordt in de praktijk mondeling beantwoord, via de portofoon of een rondje langs de zalen, niet via een systeem dat het vastlegt.

De complexiteit stapelt zich verder op door de wisseltijd tussen events op dezelfde dag. Een zaal die om vijftien uur een lunch host en om negentien uur een diner, heeft in die vier tussenuren een volledige ombouw nodig, waarbij materiaal uit andere zalen of het magazijn wordt bijgehaald. Loopt die ombouw uit omdat het benodigde materiaal nog ergens anders staat, dan is dat zichtbaar voor de gast die eerder binnenloopt dan verwacht.

• ✓Gedeelde pool van statafels, stoelen, linnen en AV-apparatuur voor meerdere zalen tegelijk
• ✓Korte wisseltijd tussen events in dezelfde of aangrenzende zaal op één dag
• ✓Niemand die op elk moment weet in welke zaal een bepaald stuk materiaal fysiek staat
• ✓Mondelinge afstemming via portofoon of rondlopen in plaats van een vastgelegd overzicht

Wat regelt Smart Event Manager al voor voorraad en inkoop?

Smart Event Manager (SEM) is bij meer dan 1000 Nederlandse eventlocaties het systeem voor reserveringen, facturering en klantbeheer, zo meldt Smart Event Manager zelf op de eigen website. In het functie-overzicht van SEM staat ook een module 'Inkopen en voorraadbeheer', bedoeld om voorraadniveaus bij te houden en op tijd nieuwe inkoop te doen.

Die module is administratief van aard. Ze helpt te bepalen wanneer er nieuwe glazen, servies of verbruiksartikelen besteld moeten worden, op basis van wat er binnenkomt en wat er wordt afgeboekt. Dat is waardevol voor inkoop en kostenbeheer, en precies waarom veel locaties de module gebruiken.

Waar SEM niet in voorziet, is de vraag die een zaalmanager op de vloer stelt: in welke zaal staan de honderd statafels nu, en zijn de veertig beamers voor het congres van morgen al terug van het event van gisteren? Dat is geen inkoopvraagstuk maar een locatievraagstuk, en een fysiek object heeft geen boekhoudkundige status maar een plek. SEM registreert wat er is ingekocht en wat er verbruikt wordt, niet waar een tafel op dit moment in het gebouw staat. Voor een locatie met één zaal is dat onderscheid nauwelijks voelbaar. Voor een locatie waar meerdere zalen dezelfde pool van meubilair en AV-materiaal delen, is het gat tussen 'ingekocht' en 'op de juiste plek' precies waar de operationele chaos ontstaat.

Welke concrete situaties gaan mis als niemand het materiaal per zaal bijhoudt?

Bij eventlocaties met meerdere gelijktijdige events komen een paar patronen telkens terug. Losstaand lijkt elk patroon klein, maar samen bepalen ze of een drukke zaterdag soepel verloopt of dat het personeel de hele dag aan het corrigeren is.

Het eerste patroon is dubbele planning van hetzelfde materiaal. Twee zaalmanagers plannen onafhankelijk van elkaar dezelfde set statafels in, omdat niemand een centraal overzicht heeft van wat al gereserveerd is voor welke zaal. Het tweede patroon is materiaal dat feitelijk nog ergens anders staat. De borden en glazen die voor het diner in zaal 2 nodig zijn, staan nog ongewassen in zaal 4 van de lunch die net is afgelopen. Het derde patroon is externe verhuur die niet is teruggemeld: gehuurd meubilair van een leverancier wordt gebruikt voor een tweede event zonder dat iemand checkt of de huurperiode dat toestaat.

Elk van die situaties wordt nu opgelost met een rondje bellen, een berichtje in de personeelsapp, of iemand die letterlijk gaat kijken. Dat werkt, tot het moment dat het niet werkt: op de drukste dag van de maand, met de minste marge om te improviseren.

• ✓Dezelfde statafels of stoelen dubbel ingepland voor twee zalen op hetzelfde tijdstip
• ✓Servies en materiaal dat nog in de vorige zaal staat terwijl de volgende opbouw al begint
• ✓Extern gehuurd meubilair dat voor een tweede event wordt ingezet zonder controle op de huurtermijn
• ✓Personeel dat een rondje door alle zalen loopt om te checken wat waar staat
• ✓Laatste-moment inkoop van extra materiaal omdat de eigen voorraad niet vindbaar is

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael — concreet, geen verkooppraat.

Hoe krijg je realtime overzicht van materiaal per zaal naast Smart Event Manager?

Backemp leest de reserverings- en planningsdata uit SEM via de bestaande koppeling en voegt daar een laag aan toe die niet in SEM zit: een overzicht van waar het gedeelde meubilair en AV-materiaal zich op dit moment bevindt, per zaal. Het startpunt is niet een nieuw registratiesysteem naast SEM, maar het zichtbaar maken van bewegingen die nu al plaatsvinden, alleen niet worden vastgelegd.

Personeel dat materiaal verplaatst tussen zalen of uit het magazijn haalt, bevestigt dat via WhatsApp vanuit het eigen bedrijfsnummer van de locatie, zonder aparte app of login. 'Honderd statafels onderweg naar zaal 3' is een bericht dat binnen enkele seconden is verstuurd en dat direct het dashboard bijwerkt. Op een scherm bij de magazijningang of in de personeelsruimte ziet iedereen per zaal wat er gepland staat, wat onderweg is en wat nog terug moet van het vorige event.

Bij Klaproos B.V., dat een vergelijkbare aanpak gebruikt om planning en fysieke uitvoering op elkaar te laten aansluiten, daalde de wekelijkse tijd aan handmatige afstemming met 18 uur. Voor een eventlocatie met meerdere zalen zit de vergelijkbare winst niet in minder materiaal kopen, maar in minder tijd kwijt zijn aan uitzoeken waar het bestaande materiaal is blijven staan. SEM blijft de bron van de reservering en de facturering, Backemp zorgt dat de fysieke kant daarvan zichtbaar wordt op de plek waar het personeel toch al staat.

Voor welke eventlocaties is dit de moeite waard?

Niet elke eventlocatie heeft hier evenveel baat bij. Een locatie met één zaal en een vaste set meubilair die zelden verplaatst wordt, heeft weinig te winnen bij een extra overzicht: er is simpelweg weinig te verwarren. De behoefte ontstaat zodra materiaal continu tussen ruimtes beweegt en meerdere mensen tegelijk beslissen wat waar naartoe gaat.

De duidelijkste indicator is hoe vaak personeel elkaar moet bellen of appen met de vraag waar iets staat. Gebeurt dat structureel meerdere keren per dienst, dan is dat een teken dat de informatie niet op de juiste plek zichtbaar is. Een tweede indicator is de wisseltijd tussen events: hoe korter de tijd tussen het einde van het ene en het begin van het andere event in dezelfde of een aangrenzende zaal, hoe groter de kans dat materiaal niet op tijd op de juiste plek staat.

De invoering vraagt geen wijziging aan hoe SEM wordt gebruikt voor reserveringen en facturering. Backemp voegt alleen de laag toe die laat zien wat er met het geplande materiaal gebeurt zodra het de zaal ingaat. Voor een locatie die net start met meerdere gelijktijdige events is een eenvoudig overzicht per zaal op één scherm voldoende om mee te beginnen.

• ✓Materiaal dat continu tussen twee of meer zalen wordt verplaatst binnen dezelfde dag
• ✓Personeel dat meerdere keren per dienst moet navragen waar iets staat
• ✓Korte wisseltijd tussen het einde van het ene en het begin van het volgende event
• ✓Klachten of vertraging die ontstaan doordat materiaal niet op tijd op de juiste plek staat

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Vervangt dit voorraadbeheer van Smart Event Manager?

Nee. De inkoop- en voorraadmodule van SEM blijft ongewijzigd in gebruik voor bestellingen en verbruiksregistratie. Backemp voegt alleen een laag toe die laat zien waar gedeeld meubilair en AV-materiaal zich fysiek bevindt tussen zalen, iets wat SEM niet registreert. Reserveringen, facturering en inkoop blijven volledig in SEM lopen.

Werkt dit ook voor meubilair dat we van een externe leverancier huren?

Ja. Gehuurd meubilair volgt dezelfde bevestiging via WhatsApp als eigen materiaal: personeel meldt wanneer het binnenkomt, welke zaal het gebruikt en wanneer het weer terug moet naar de leverancier. Dat voorkomt dat gehuurd materiaal langer blijft staan dan de huurperiode toelaat of per ongeluk voor een tweede event wordt ingezet zonder dat iemand het controleert.

Hoeveel tijd kost het om materiaaloverzicht per zaal op te zetten?

De koppeling met SEM staat meestal binnen een week. Daarna volgt een periode van twee tot drie weken om te bepalen welke materiaalcategorieën en zalen op het overzicht komen en hoe het scherm of dashboard eruitziet. Na de eerste maand draait het overzicht zelfstandig, zonder dat personeel iets anders hoeft te doen dan de bevestiging die ze nu al via WhatsApp versturen.

Wat als personeel vergeet te melden dat materiaal is verplaatst?

Het systeem signaleert wanneer materiaal volgens de planning al in een andere zaal had moeten staan maar geen bevestiging heeft gekregen. De zaalmanager ziet dat direct op het dashboard en kan navragen voordat het een probleem wordt tijdens het event zelf, in plaats van pas te ontdekken dat iets ontbreekt op het moment dat een gast er al zit.