Eventcoordinator plant een nieuw project: eerste project aanmaken in Backemp
Home›Handleiding›Eerste project aanmaken
Tutorial 01 · ⏱ 5 minuten · Beginner

Een project aanmaken. De centrale eenheid in Backemp.

Alles in Backemp hangt aan een project: diensten, transport, materialen en communicatie. In deze tutorial maak je je eerste project aan.

Begin met stap 01 ↓← Terug naar handleiding

Heb je Rentman of SEM gekoppeld?

Dan worden projecten automatisch gesynchroniseerd vanuit jouw bestaande systeem. Handmatig aanmaken hoeft dan niet. Deze tutorial is voor klanten zonder API-koppeling.

Wat je nodig hebt

  • ✓Je bent ingelogd als Admin of Planner
  • ✓Je weet de naam, datum en het type van het project
  • ✓Optioneel: de locatie is al aangemaakt in Backemp

Projectstatussen

Concept
Project in voorbereiding. Geen notificaties, geen invites.
Planning
Actief gepland. Uitnodigingen gaan uit, wachtlijst actief.
Afgerond
Event is geweest. Alleen inzien.
Geannuleerd
Project vervalt. Diensten worden geannuleerd.

Begin altijd op Concept. Schakel over naar Planning zodra je daadwerkelijk begint met inplannen.

01

Navigeer naar Projecten

Ga in het menu naar Projecten. Je ziet een overzicht van alle bestaande projecten in jouw organisatie, met naam, locatie, datum en status.

Projecten-overzicht: projectnaam, locatie, datum en status
Projecten-overzicht: projectnaam, locatie, datum en status
02

Klik op Nieuw project

Klik rechtsboven op Nieuw project. Het aanmaakformulier opent.

De knop Nieuw project, rechtsboven in het projectoverzicht
De knop Nieuw project, rechtsboven in het projectoverzicht
03

Vul de projectgegevens in

Naamvereist
Kies een duidelijke naam. Die zie je terug in alle overzichten en berichten.
Typevereist
Kies het juiste type: bijv. B2B, Meeting, Publieksevenement of Persconferentie.
Start- en einddatumvereist
Datum en tijdvenster van het project.
Locatie
Koppel een bestaande locatie uit je locatie-database.
Classificatie / personen
Niveau en verwacht aantal personen voor het project.
Omschrijving
Voor intern gebruik. Zichtbaar voor planners, niet voor medewerkers.
Formulier nieuw project: naam, type, datum, locatie en status
Formulier nieuw project: naam, type, datum, locatie en status
04

Sla op

Klik op Opslaan. Het project is aangemaakt en staat nu in je projectoverzicht, met secties voor diensten, transport en materialen om verder in te vullen. Het project start op Concept. Je zet het later op Planning.

Projectdetailpagina met de secties voor diensten, transport en materialen
Projectdetailpagina met de secties voor diensten, transport en materialen

Subprojecten voor multi-locatie events

Heeft je event meerdere locaties of zalen? Dan maak je subprojecten aan onder het hoofdproject. Elk subproject heeft zijn eigen diensten, transport en materialen, maar valt onder de paraplu van het hoofdproject.

Voorbeeld: Festival Mainstage, Festival VIP en Festival Catering zijn drie subprojecten onder één Festival-project.

Project kopiëren voor terugkerende events

Heb je een jaarlijks terugkerend event? Kopieer elk project naar een nieuwe datum. Alle instellingen, diensten en locatiekoppelingen gaan mee. Zo begin je niet elk jaar opnieuw.

Volgende tutorial

02 · Medewerker toevoegen aan het systeem

Nu het project staat, heb je medewerkers nodig om in te plannen. In de volgende tutorial voeg je een medewerker of freelancer toe.

Volgende tutorial →