Eventcoordinator plant een nieuw project: eerste project aanmaken in Backemp
Home›Handleiding›Eerste project aanmaken
Tutorial 01 · ⏱ 6 minuten · Beginner

Een project aanmaken. De centrale eenheid in Backemp.

Alles in Backemp hangt aan een project: diensten, transport, materialen en communicatie. In deze tutorial maak je je eerste project aan.

Begin met stap 01 ↓← Terug naar handleiding

Heb je Rentman of SEM gekoppeld?

Dan worden projecten automatisch gesynchroniseerd vanuit jouw bestaande systeem. Handmatig aanmaken hoeft dan niet. Deze tutorial is voor klanten zonder API-koppeling.

Wat je nodig hebt

  • ✓Je bent ingelogd als Admin of Planner
  • ✓Je weet de naam, datum en het type van het project
  • ✓Optioneel: de locatie is al aangemaakt in Backemp

Projectstatussen

Concept
Project in voorbereiding. Geen notificaties, geen invites.
Planning
Actief gepland. Uitnodigingen gaan uit, wachtlijst actief.
Afgerond
Event is geweest. Alleen inzien.
Geannuleerd
Project vervalt. Diensten worden geannuleerd.

Begin altijd op Concept. Schakel over naar Planning zodra je daadwerkelijk begint met inplannen.

01

Navigeer naar Projecten

Ga in het menu naar Projecten. Je ziet een overzicht van alle bestaande projecten in jouw organisatie, met naam, locatie, datum en status.

Projecten-overzicht: projectnaam, locatie, datum en status
Projecten-overzicht: projectnaam, locatie, datum en status
02

Klik op Nieuw project

Klik rechtsboven op Nieuw project. Het aanmaakformulier opent.

De knop Nieuw project, rechtsboven in het projectoverzicht
De knop Nieuw project, rechtsboven in het projectoverzicht
03

Vul de projectgegevens in

Het formulier loopt van boven naar beneden door vijf blokken: projectgegevens, capaciteit, locatie, toelichting en onderaan wie er verantwoordelijk is en voor welke klant je werkt. Alleen naam, type, datum en klassificatie moet je invullen, de rest vul je aan waar het helpt.

Naamvereist
Kies een duidelijke naam. Die zie je terug in alle overzichten en berichten.
Typevereist
Kies het juiste type: bijv. B2B, Meeting, Publieksevenement of Persconferentie.
Datum, start en eindvereist
De dag en het tijdvenster. Duurt het project langer dan een dag? Zet Meerdaags aan, dan verschijnt er een einddatum.
Klassificatievereist
Het niveau van het project, van 1 tot en met 5.
Aantal personen
Het aantal gasten dat je verwacht.
Locatie
Koppel een bestaande locatie uit je locatie-database.
Beschrijving
Een korte toelichting op het project. Let op: die wordt gedeeld met de medewerkers die je inplant.
Projectlead
De collega die de leiding heeft op de vloer. Kies iemand uit je eigen team.
Accountmanager
De collega die het contact met de klant onderhoudt. Kies je hieronder een klant met een vaste accountmanager, dan vult Backemp dit veld zelf in.
Klant
De organisatie waarvoor je werkt, uit je CRM. Staat die er nog niet bij, dan maak je hem aan met Nieuwe organisatie.
Contactpersoon
De persoon bij die organisatie die je belt als er iets is.
Formulier nieuw project: naam, type, datum, locatie en status
Formulier nieuw project: naam, type, datum, locatie en status
De blokken Verantwoordelijken en Klant onderaan het nieuwe-projectformulier in Backemp, met de velden Projectlead, Accountmanager en Klant ingevuld
De blokken Verantwoordelijken en Klant onderaan het nieuwe-projectformulier in Backemp, met de velden Projectlead, Accountmanager en Klant ingevuld
04

Sla op

Klik op Opslaan. Het project is aangemaakt en staat nu in je projectoverzicht, met secties voor diensten, transport en materialen om verder in te vullen. Het project start op Concept. Je zet het later op Planning.

Projectdetailpagina met de secties voor diensten, transport en materialen
Projectdetailpagina met de secties voor diensten, transport en materialen

De accountmanager hoef je maar één keer vast te leggen

Werk je vaker voor dezelfde opdrachtgever? Zet dan bij die organisatie in je CRM eenmalig de vaste accountmanager. Kies je die klant daarna op een nieuw project, dan vult Backemp het veld Accountmanager meteen voor je in. Stond er al iemand anders, dan blijft die staan: de app overschrijft je keuze nooit.

Let op: projectlead en accountmanager zijn twee verschillende rollen. De projectlead stuurt de klus op de vloer aan, de accountmanager houdt het contact met de klant.

Subprojecten voor multi-locatie events

Heeft je event meerdere locaties of zalen? Dan maak je subprojecten aan onder het hoofdproject. Elk subproject heeft zijn eigen diensten, transport en materialen, maar valt onder de paraplu van het hoofdproject.

Voorbeeld: Festival Mainstage, Festival VIP en Festival Catering zijn drie subprojecten onder één Festival-project.

Project kopiëren voor terugkerende events

Heb je een jaarlijks terugkerend event? Kopieer elk project naar een nieuwe datum. Alle instellingen, diensten en locatiekoppelingen gaan mee. Zo begin je niet elk jaar opnieuw.

Volgende tutorial

02 · Medewerker toevoegen aan het systeem

Nu het project staat, heb je medewerkers nodig om in te plannen. In de volgende tutorial voeg je een medewerker of freelancer toe.

Volgende tutorial →