Rapportage staat in de app met het label Preview
De rapporten in deze tutorial werken en draaien bij klanten. In je module-instellingen staat er wel een label Preview bij: we bouwen er nog aan, dus je kunt verwachten dat er rapporten en kolommen bij komen. Je zet de module zelf aan via Instellingen en dan Modules. Rapportage is zichtbaar voor gebruikers met de rol Planner of Admin.
Meedenken over welke rapporten je nodig hebt? →Wat je nodig hebt
- ✓Je bent ingelogd als Planner of Admin
- ✓De rapportage-module staat aan; je zet hem zelf aan bij Instellingen en dan Modules
- ✓Er staan projecten in Backemp over de periode die je wilt bekijken
De rapporten in het kort
Alleen de rapporten van jouw actieve modules worden getoond op het overzicht.
Open Rapportage in het menu
Ga in het hoofdmenu naar Rapportage. Je komt op een overzicht met tegels: één tegel per beschikbaar rapport. Welke tegels je ziet hangt af van de modules die voor jouw organisatie aanstaan. Heb je de locatie-module niet, dan zie je Locatiebezetting niet; zonder facturatie-module zie je Facturatie en Projecten-omzet niet. Omzet, Winstgevendheid en Prijsadvies staan altijd in beeld.
Bekijk je omzet per periode
Klik op de tegel Omzet. Je ziet je omzet uitgesplitst per periode en per projecttype, met een grafiek van het verloop en een tabel met het resultaat per type. Bovenaan stel je het tijdvenster in met Van en Tot, en kies je bij Periode of je per week, per maand of per jaar wilt kijken. Klik op Toon om de selectie toe te passen.
Zie de winstgevendheid per project
Open Winstgevendheid. Dit rapport zet per project de omzet af tegen de kosten: personeel, locatie, materiaal en artiest. Je ziet de marge per project in euro's en als percentage (marge gedeeld door omzet). Bovenaan staan KPI-blokken voor omzet, kosten, marge en marge %. Met de filters Projecttype, Locatie en Klant zoom je in op precies de projecten die je wilt vergelijken. Het venster staat standaard op het lopende kalenderjaar.
Lees de locatiebezetting af
Bij Locatiebezetting zie je hoe vol je zalen zitten: dagen geboekt, nachten geboekt, aantal verhuringen, beschikbare dagen en de bezettingsgraad, plus omzet en kosten per locatie. Het venster staat standaard op het lopende kalenderjaar, want de eerste vraag die dit rapport beantwoordt is: hoeveel avonden zijn we dit jaar volgeboekt? Met Van en Tot pas je het venster aan, en bij Periode kies je per maand, per kwartaal of per jaar. Je kunt zoeken op locatienaam en filteren op Alleen met boekingen.
Volg reservering, gefactureerd en betaald per project
Het rapport Projecten: omzet & facturatie zet per project naast elkaar: de reservering (geplande projectomzet), wat al gefactureerd is en wat al betaald is. Bovenin staan KPI-blokken met het aantal projecten, de reservering, het gefactureerde en het betaalde bedrag, plus wat er nog openstaat. Zo zie je in één oogopslag waar nog facturatie of betaling op wacht. Het venster staat standaard op de huidige maand; pas het aan met Van en Tot.
Exporteer naar Excel
In het rapport Projecten: omzet & facturatie zit rechts in de filterbalk een knop Export Excel. Daarmee download je de getoonde periode als xlsx-bestand met twee tabbladen: Projecten, met per project de reservering en de gefactureerde bedragen inclusief btw, en Openstaande facturen, met de losse facturen die het openstaande bedrag verklaren. Handig om door te sturen naar je boekhouder of om zelf verder te rekenen. De export volgt exact het tijdvenster dat je met Van en Tot hebt ingesteld.
Vraag een prijsadvies voor een nieuwe aanvraag
Prijsadvies helpt je bij het offreren. Kies een zaal, een type evenement en een datum, en optioneel het verwachte aantal bezoekers, en klik op Bereken advies. Backemp stelt op basis van vergelijkbare boekingen uit je eigen historie een prijs voor, met de onderbouwing erbij: het basistarief (mediaan van vergelijkbare boekingen), en factoren als seizoen, dag van de week en bezettingsgraad. Zijn er te weinig vergelijkbare boekingen, dan toont Backemp bewust geen misleidend bedrag, maar het basistarief van de zaal als richtlijn. Onderaan leg je bij Vastleggen vast welk bedrag je daadwerkelijk hanteert, zodat het advies in de tijd beter wordt.
Ook: facturatie en cashflow
Heb je de facturatie-module, dan komt er een rapport Facturatie & cashflow bij. Daar zie je je openstaande klantfacturen (AR) en leveranciersfacturen (AP) per ouderdom, een rolling cashflow met een twaalf-weeks prognose, en de marge per project. Het cashflow-venster staat standaard op het lopende jaar, met snelknoppen om tussen jaren te springen.
Goed om te weten: als je facturen via de SEM-koppeling pas vanaf de koppeldatum binnenkomen, markeert Backemp de periode ervoor expliciet. De aanloop is dan geen echte daling, maar een stuk dat nog niet gekoppeld is.
Zo werken de filters
Bij Omzet, Winstgevendheid, Locatiebezetting, Projecten-omzet en Facturatie stel je het tijdvenster bovenaan in met Van en Tot, en klik je op Toon om je selectie toe te passen. Prijsadvies is de uitzondering: dat rapport kijkt niet naar een periode, maar naar één datum waarvoor je een prijs zoekt.
- ✓Periode kiezen kan bij twee rapporten: Omzet gaat per week, per maand of per jaar, Locatiebezetting per maand, per kwartaal of per jaar.
- ✓Winstgevendheid heeft als enige extra filters op Projecttype, Locatie en Klant, zodat je precies de projecten tegenover elkaar zet die je wilt vergelijken.
- ✓Locatiebezetting heeft daarnaast een zoekveld op locatienaam en een schakelaar Alleen met boekingen.
Terug naar het begin
Alle tutorials op een rij
Je weet nu hoe je je cijfers uit Backemp leest. Wil je nog meer onder de knie krijgen? Bekijk de andere tutorials in de handleiding.
Naar de handleiding →