Afbouw en schoonmaak na een event: personeel goed plannen

Waarom loopt de afbouw bij een eventlocatie zo vaak uit?

De afbouw krijgt in de planning zelden dezelfde aandacht als het event zelf. Voor de avond zelf staat er een draaiboek, een briefing en een duidelijke bezetting. Voor na het event staat er vaak alleen een tijd, bijvoorbeeld 'afbouw vanaf 23:00', en het idee dat het team het wel weet. Dat werkt zolang er een vast team is dat al jaren samen sluit. Zodra er oproepkrachten en externe partijen bij komen, valt het uit elkaar. Fleks beschrijft in zijn blog over evenementenplanning dat personeel op een event vaak niet van één bedrijf komt: de fotograaf is freelancer, de barmedewerkers komen van een horecabureau. Dat maakt afspraken over wie wat opruimt extra lastig. Bij de afbouw speelt dat nog sterker, omdat mensen moe zijn, een deel van de dienst al is afgelopen en iedereen naar huis wil. Ook de volgorde ontbreekt vaak. Wie begint met de tafels terwijl de cateraar nog glaswerk inpakt, loopt elkaar in de weg. En wie de zaal veegt voordat het podium is afgebouwd, kan opnieuw beginnen. Het resultaat is een afbouw die op papier twee uur duurt en in de praktijk vier, met betaalde uren die niemand heeft ingecalculeerd. Een eventlocatie die meerdere events per week draait, voelt dat meteen in de marge en in de beschikbaarheid van de zaal voor de volgende klant.

• ✓De afbouw staat in de planning als één tijd, zonder taken of ploegen
• ✓Externe partijen en oproepkrachten kennen elkaars afspraken niet
• ✓Een onduidelijke volgorde zorgt ervoor dat teams elkaar blokkeren
• ✓Moe personeel aan het einde van de dag maakt vaker fouten en haakt eerder af

Hoe verdeel je de afbouw in ploegen en taken?

Begin met de zaal zoals die er na afloop uit moet zien, en werk terug. Voor de volgende ochtend is de eindsituatie meestal heel concreet: vloer schoon, tafels in de opslag of juist al opgesteld voor de volgende klant, toiletten gecontroleerd, afval buiten, glaswerk in de spoelkeuken. Zet die eindsituatie op één A4 als checklist en verdeel hem over drie of vier ploegen. Een ploeg bar en glaswerk, een ploeg meubilair en zaalinrichting, een ploeg schoonmaak, en eventueel een ploeg voor techniek en decor als dat van de locatie zelf is. Geef elke ploeg een aanspreekpunt, bij voorkeur iemand die de zaal kent en die ook tijdens het event aanwezig was. Die persoon controleert het eindresultaat en tekent af. Houd de volgorde simpel. Eerst alles wat gasten raakte: tafels afruimen, glaswerk weg, restafval eruit. Daarna het zware meubilair. Pas als de zaal leeg is, begint de schoonmaak van de vloer. Plan ook wie de schakel naar het volgende event is. Staat er de volgende dag een bruiloft, dan wil de floormanager weten of de zaal in opstelling terugkomt of leeg wordt opgeleverd. Zonder dat antwoord bouwt een ploeg iets af wat de volgende ochtend weer moet worden neergezet. Leg ook vast wat er blijft staan en wat naar welke opslag gaat, zodat niemand om één uur 's nachts moet bellen.

• ✓Werk terug vanuit de eindsituatie van de zaal en zet die op één checklist
• ✓Verdeel de taken over drie of vier ploegen met elk een aanspreekpunt
• ✓Houd een vaste volgorde aan: eerst gasten-spullen, dan meubilair, dan schoonmaak
• ✓Spreek af of de zaal in opstelling terugkomt of leeg wordt opgeleverd

Wie zet je in na middernacht en hoe vraag je dat netjes?

De afbouw valt vaak buiten de normale diensttijden, dus de vraag aan personeel moet helder en op tijd komen. Oproepkrachten die de avond al hebben gewerkt, zijn niet automatisch beschikbaar voor de afbouw. Maak daarom van afbouw een aparte dienst met eigen starttijd en eindtijd, in plaats van een verlenging van de avonddienst. Zo weet iemand vooraf waar hij ja of nee tegen zegt en kan de planner zien wie er echt beschikbaar is. Een deel van je mensen wil de afbouw juist graag doen. Met aparte diensten kun je die mensen gericht uitnodigen. Over de regels voor oproepen, oproeptermijnen en afzeggen verschilt het per cao en contract; de pagina van Ondernemen met Personeel over horeca verwijst voor de details naar de horeca-cao en de wettekst, en dat is ook de route voor jouw eigen situatie. Praktisch gezien werkt een dienstverzoek per WhatsApp goed, omdat mensen dat direct lezen. Met Backemp gaat dat dienstverzoek met project, datum en tijden vanuit het eigen bedrijfsnummer van de locatie, met de naam en het logo van de locatie, zodat het herkenbaar is. Klaproos B.V. bespaart met WhatsApp-planning 18 uur per week aan het bellen en appen achter beschikbaarheid aan, en dat is precies het werk dat bij een afbouw om negen uur 's avonds nog wordt gedaan.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Hoe voorkom je gedoe over uren en overdracht?

Afbouwdiensten lopen vaak door tot na het afgesproken eindtijdstip, en daar ontstaat discussie over. Spreek vooraf af hoe de eindtijd wordt bepaald: op een vaste tijd, of zodra de checklist is afgetekend. De tweede variant is eerlijker voor de locatie en voor het personeel, mits de checklist realistisch is. Laat de aanspreekpunten de gewerkte uren per ploeg doorgeven voordat ze naar huis gaan, niet drie dagen later uit het hoofd. Zo komt een correcte urenregistratie vanzelf tot stand en kloppen de loonlijsten. Neem ook de overdracht serieus. Een korte afsluiting van vijf minuten voordat de ploegen weggaan, voorkomt dat er achteraf een los eind blijkt: een kapotte stoel, een gemorste kist wijn in de opslag, een deur die niet is afgesloten. Leg die zaken direct vast, met naam van degene die het meldde. Ook schade en vermiste spullen horen hierbij. Een locatie die elk event na afloop kort terugkijkt, ziet binnen een paar maanden patronen. Bepaalde events lopen structureel uit, bepaalde partijen laten structureel rommel achter. Die patronen zijn gesprekstof voor de volgende offerte. Wie weet dat bruiloften gemiddeld meer afbouwtijd kosten dan bedrijfsdiners, kan dat doorrekenen in de huurprijs of in de afspraken met de klant over de eindtijd van het feest.

• ✓Spreek vooraf af hoe de eindtijd wordt bepaald en wie dat afrekent
• ✓Laat aanspreekpunten de gewerkte uren per ploeg direct doorgeven
• ✓Sluit af met een korte overdracht van vijf minuten voordat de ploegen vertrekken
• ✓Leg schade en losse eindjes vast met naam en tijdstip

Wat kun je vooraf regelen zodat de afbouw soepel verloopt?

Het meeste werk van de afbouw gebeurt voor het event begint. Als de planner weet dat er om 23:30 zestig stoelen moeten worden afgeruimd, kan hij de afbouwploeg al een week eerder uitnodigen in plaats van de avond zelf te bellen. NOS beschrijft in een artikel over personeelstekort bij beveiliging dat ID&T geen grote problemen had omdat het bedrijf op de lange termijn plant en vroeg begint met werven. Dat gaat over een andere branche, maar het principe is hetzelfde: wie laat is, vist in dezelfde vijver als iedereen. Maak daarom bij elke boeking meteen duidelijk of er afbouw nodig is, hoeveel mensen en vanaf hoe laat. Leg dit vast bij de offerte, niet pas bij het draaiboek. Zet ook materiaal klaar: afvalzakken, rolcontainers, schoonmaakmiddelen, een kar voor glaswerk. Niets kost zoveel tijd als een ploeg die staat te wachten op de sleutel van de opslag. Overweeg bovendien een vaste kern van mensen die de afbouw graag doen en die je altijd als eerste vraagt. Die mensen kennen de zaal, de opslag en de volgorde, en zijn sneller dan een ploeg die elke keer opnieuw wordt samengesteld. Met een planning waarin de afbouwdienst van tevoren zichtbaar is, kan de planner ook zien of dezelfde mensen niet drie avonden achter elkaar tot laat staan.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Hoe plan je de afbouw na een event op een eventlocatie?

Begin met de eindsituatie van de zaal en werk terug naar taken. Verdeel de afbouw in drie of vier ploegen, bijvoorbeeld bar en glaswerk, meubilair, schoonmaak en techniek, en geef elke ploeg een aanspreekpunt. Plan afbouw als aparte dienst met een eigen start- en eindtijd, en nodig personeel er een week van tevoren voor uit. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt en kan de zaal op tijd open voor het volgende event.

Moet de afbouw een aparte dienst zijn voor oproepkrachten?

Dat is praktisch verstandig. Een aparte dienst met eigen tijden maakt duidelijk waar iemand ja of nee tegen zegt, en de planner ziet wie er echt beschikbaar is. Welke regels gelden voor oproepen, oproeptermijnen en afzeggen, hangt af van het contract en de cao. Kijk daarvoor in je cao en op wetten.overheid.nl en vraag bij twijfel advies aan een juridisch adviseur.

Hoe voorkom je discussie over uren bij de afbouw?

Spreek vooraf af of de eindtijd vast is of dat de checklist bepaalt wanneer de dienst eindigt. Laat per ploeg het aanspreekpunt de gewerkte uren doorgeven voordat het team naar huis gaat. Sluit af met een korte overdracht en leg gebreken of schade direct vast. Dan zijn de uren achteraf te controleren en blijft de urenregistratie in lijn met de werkelijkheid.

Kan Backemp helpen bij het plannen van afbouwdiensten?

Backemp stuurt dienstverzoeken met project, datum en tijden via WhatsApp, vanuit het eigen bedrijfsnummer, met naam en logo van de locatie. Zo vraag je personeel gericht voor een afbouwdienst en zie je wie reageert. Klaproos B.V. bespaart met WhatsApp-planning 18 uur per week. Een demo van 30 minuten plan je via Calendly.