Eén dagoverzicht voor de floormanager op een eventlocatie

Waarom loopt de eventdag vast op losse informatie?

Op een eventlocatie komt informatie uit vier of vijf richtingen tegelijk. De verkoper legt afspraken met de gast vast in de reservering, de keuken werkt met een eigen menulijst, het personeel krijgt zijn rooster via een appgroep en de technische dienst ontvangt de opbouwwensen per mail. Elk van die stromen is op zichzelf in orde. Het probleem ontstaat op het moment dat er iets verandert. Een gast wil het diner een half uur eerder, de verkoper past de reservering aan, en pas na een uur weet de keuken het, terwijl de bar het nog niet heeft gehoord.

De floormanager zit precies op het snijvlak van al die stromen. Die persoon moet vlak voor en tijdens het event weten welke zaal wanneer bezet is, wie erin werkt, wat de gast heeft besteld en welke wijziging er sinds gisteren is doorgekomen. Zonder één plek waar dat samenkomt, wordt de floormanager een menselijke schakelcentrale die de hele dag telefoontjes beantwoordt in plaats van de vloer te sturen.

De schade zit zelden in één grote fout. Ze zit in kleine correcties die zich opstapelen: een zaal die te laat wordt vrijgegeven, een medewerker die nog het oude begintijdstip in zijn hoofd heeft, een leverancier die op de verkeerde deur wacht. Elke correctie kost een paar minuten aandacht van iemand die op dat moment iets anders zou moeten doen.

• ✓Reserveringen leven in het boekingssysteem, wijzigingen bereiken de vloer per telefoon
• ✓Het personeelsrooster staat in een appgroep of losse spreadsheet
• ✓Opbouwwensen van de gast staan in mails die alleen de verkoper heeft gelezen
• ✓De keuken werkt met een eigen lijst die niet automatisch meebeweegt
• ✓De floormanager krijgt wijzigingen pas te horen als ze al problemen veroorzaken

Wat hoort er op een dagoverzicht voor de floormanager?

Een goed dagoverzicht beantwoordt in één blik de vragen die een floormanager elk uur stelt. Welke zalen zijn vandaag bezet, van welk tijdstip tot welk tijdstip, en hoeveel tijd zit er tussen twee events in? Wie werkt in welke zaal, en wie is aangemeld maar nog niet gearriveerd? Wat moet er per event klaarstaan: opstelling, aantal gasten, dieetwensen, technische wensen? En wat is er sinds de vorige versie veranderd?

Het laatste punt is het belangrijkste en wordt het vaakst vergeten. Een overzicht dat alleen de actuele stand toont, laat de floormanager achter met de vraag of dit ook echt de laatste versie is. Een overzicht dat zichtbaar maakt wat er gewijzigd is, met een tijdstip erbij, geeft vertrouwen. Wie aan het begin van zijn dienst leest dat het diner in zaal twee sinds gisteren een half uur eerder begint, hoeft niet meer te bellen om dat te controleren.

Houd het overzicht bewust smal. Een dagoverzicht is geen draaiboek van veertig pagina's. Het draaiboek blijft bestaan voor het event zelf, maar het dagoverzicht toont alleen wat vandaag moet gebeuren en waar het van afwijkt. Alles wat de floormanager niet binnen een halve minuut kan vinden, hoort er niet op. Dat dwingt tot keuzes, en die keuzes zijn de waarde van het overzicht.

• ✓Zalen en tijdvakken per event, inclusief wisseltijd ertussen
• ✓Personeel per zaal, met aanwezig en nog onderweg
• ✓Opstelling, aantal gasten en bijzonderheden per event
• ✓Gemarkeerde wijzigingen sinds de vorige versie, met tijdstip
• ✓Contactpersoon van de gast en de verantwoordelijke per afdeling

Hoe koppel je zaalbezetting en personeel in één overzicht?

De meeste eventlocaties hebben de basis al ergens staan. Smart Event Manager, dat volgens de eigen website reserveringen, offertes, personeelsplanning en facturatie in één pakket bundelt, bevat de reserveringen en de gegevens per event. Het personeelsrooster staat vaak wel in hetzelfde systeem, maar de bevestiging van de medewerker zelf loopt daar buiten om, via een telefoontje of een bericht. Daardoor weet het overzicht wel wie er gepland staat, maar niet wie heeft bevestigd.

Hier voegt Backemp iets toe naast het bestaande systeem, zonder het te vervangen. De planning uit de koppeling gaat als bericht naar de medewerker via WhatsApp, vanaf het eigen bedrijfsnummer van de locatie, met de naam en het logo van de locatie erbij. De medewerker bevestigt met één antwoord en die bevestiging komt terug in het overzicht. Voor de floormanager betekent dat dat een rood vlak in het rooster niet meer betekent dat er iemand ontbreekt, maar dat er nog geen antwoord is, en dat is een ander soort probleem.

Bij Klaproos B.V., een klant van Backemp, scheelde het automatiseren van dit soort planningscommunicatie 18 uur per week. Dat is een AV-bedrijf en geen eventlocatie, maar het mechanisme is hetzelfde: wie de bevestigingsronde niet meer met de hand doet, houdt tijd over voor werk op de vloer. Voor een locatie met meerdere zalen op dezelfde dag telt dat extra zwaar, omdat elke handmatige ronde tegelijk loopt met de voorbereiding van het eerstvolgende event.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Hoe krijg je het overzicht bij de mensen op de vloer?

Een dagoverzicht dat op een kantoorcomputer in het achterkantoor staat, wordt niet gebruikt op het moment dat het nodig is. De floormanager staat in de zaal, de bedrijfsleider loopt door het pand en de medewerkers wisselen van plek. Het overzicht moet dus op de plekken zichtbaar zijn waar mensen langskomen, en op de telefoon die iedereen toch al bij zich heeft.

Voor de vaste plekken werkt een scherm bij de personeelsingang of in de bedrijfskeuken goed. Daar loopt iedereen aan het begin van zijn dienst langs, en een blik op het scherm vervangt de vraag aan de collega. Backemp levert daarvoor live dashboards en narrowcasting, gevoed vanuit dezelfde planning. Bij A'DAM Tower draaien 5 live dashboards, gekoppeld aan de operationele gegevens, zodat niemand de informatie apart hoeft over te typen.

Voor wijzigingen tijdens de dag is een scherm te passief. Een verschoven aanvangstijd moet actief bij de betrokken medewerkers terechtkomen, en daar past een bericht op de telefoon beter dan een scherm dat iemand toevallig ziet. Het onderscheid is eenvoudig: het scherm toont de stand van zaken, het bericht meldt de afwijking. Wie beide door elkaar gebruikt, krijgt óf een scherm vol meldingen óf berichten die niemand meer leest.

• ✓Scherm bij de personeelsingang voor de stand aan het begin van de dienst
• ✓Scherm in de keuken voor menu, aantallen en tijden per event
• ✓Bericht op de telefoon bij wijzigingen tijdens de dag
• ✓Eén verantwoordelijke die bepaalt wat een melding waard is
• ✓Dezelfde bron voor scherm en bericht, zodat ze nooit tegenspreken

Hoe begin je zonder de hele eventdag om te gooien?

Begin niet met het bouwen van het perfecte overzicht, maar met het opschrijven van de vragen die de floormanager de afgelopen maand het vaakst heeft gesteld of gekregen. Die lijst is de eigenlijke specificatie. Staat er vier keer 'wie werkt er vanavond in zaal drie' op, dan hoort personeel per zaal er in de eerste versie op. Staat er 'is de opstelling gewijzigd', dan hoort de wijzigingsmelding erbij.

Kies daarna één type event om mee te starten, bij voorkeur het type dat het vaakst voorkomt, zoals een zakelijke lunch of een bruiloft. Laat het overzicht twee weken naast het bestaande draaiboek meelopen en vraag de floormanager elke avond wat er ontbrak. Dat levert scherpere verbeteringen op dan welke vooraf bedachte lijst dan ook. Zo groeit het overzicht mee met wat er op de vloer echt nodig is.

Wijs bovendien één eigenaar aan voor de kwaliteit van de gegevens. Een overzicht is precies zo betrouwbaar als de invoer, en de verkoper die een wijziging niet in het systeem zet maar alleen aan een collega vertelt, maakt het hele overzicht onbetrouwbaar. Spreek daarom af dat een wijziging pas bestaat als hij in het systeem staat. Dat voelt in het begin streng, maar het is de enige afspraak waardoor de floormanager het overzicht daadwerkelijk gaat vertrouwen. Na een paar weken merkt de hele ploeg het verschil.

• ✓Inventariseer welke vragen de floormanager het vaakst stelt
• ✓Start met één eventtype in plaats van alle zalen tegelijk
• ✓Laat het overzicht twee weken naast het bestaande draaiboek draaien
• ✓Spreek af dat een wijziging pas telt als hij in het systeem staat
• ✓Evalueer elke avond kort met de floormanager

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Wat is een dagoverzicht voor een eventlocatie?

Een dagoverzicht toont op één plek wat er vandaag in het pand gebeurt: welke zalen bezet zijn, van welk tot welk tijdstip, welk personeel waar werkt, wat per event klaar moet staan en wat er sinds de vorige versie is gewijzigd. Het is geen volledig draaiboek, maar het uittreksel dat de floormanager en de afdelingen nodig hebben om de dag te sturen.

Werkt een dagoverzicht ook als we Smart Event Manager al gebruiken?

Ja. Smart Event Manager bevat de reserveringen en eventgegevens, en Backemp koppelt daaraan. De planning gaat als WhatsApp-bericht naar de medewerkers vanaf het bedrijfsnummer van de locatie, en hun bevestiging komt terug in het overzicht. Uw bestaande systeem blijft de bron, het overzicht en de berichten komen erbij zonder dat u iets vervangt.

Waar toon je het dagoverzicht het beste?

Op de plekken waar iedereen aan het begin van de dienst langskomt, zoals de personeelsingang en de bedrijfskeuken, en op de telefoon van de floormanager. Een scherm toont de stand van zaken. Wijzigingen tijdens de dag meld je actief per bericht, omdat een scherm alleen werkt als iemand er toevallig naar kijkt.

Hoe voorkom je dat het overzicht verouderde informatie toont?

Zorg voor één bron waaruit zowel scherm als berichten worden gevoed, en spreek af dat een wijziging pas bestaat als hij in het systeem staat. Wijs één eigenaar aan voor de kwaliteit van de gegevens. Zonder die afspraak vertelt de verkoper een wijziging aan een collega, en toont het overzicht de oude situatie.