Reservelijst invallers voor je eventlocatie: zo heb je altijd iemand

Waarom heeft een eventlocatie een reservelijst nodig?

Een eventlocatie draait op mensen die op een vast moment aanwezig zijn. Zodra er één ontbreekt, merkt de gast het: de rij bij de bar groeit, de bediening in de zaal loopt achter en de teamleider staat ineens zelf glazen te tappen in plaats van de avond te sturen. Het vervelende is dat uitval zelden aangekondigd wordt. Ziekmeldingen komen de ochtend zelf, soms een uur voor aanvang.

Veel locaties lossen dit op met losse oplossingen. De ene teamleider heeft een lijstje in zijn telefoon, de andere een groepsapp die al maanden niemand meer leest, en de planner kent twee mensen die vaak kunnen. Dat werkt zolang precies die persoon dienst heeft. Valt hij zelf uit, dan is de kennis weg.

Een reservelijst legt die kennis vast. Het is geen zwaar systeem en je hebt er geen speciale software voor nodig om te beginnen: het is een overzicht van mensen die je vooraf hebt gevraagd of je ze op korte termijn mag benaderen, met erbij wat ze kunnen en wanneer ze meestal beschikbaar zijn. Ahaslides adviseert in zijn gids voor evenementplanning om schriftelijke noodplannen klaar te hebben voor de drie meest waarschijnlijke knelpunten: uitval van AV, een speaker die niet komt opdagen en vertraging bij de catering. Uitval van personeel hoort in dat rijtje thuis, en het is de enige van de drie die je zelf kunt afdekken met een lijst die je vandaag al kunt maken.

• ✓Ziekmeldingen komen vaak op de dag zelf, soms vlak voor aanvang
• ✓Een lijstje in iemands telefoon verdwijnt als die persoon uitvalt
• ✓Een reservelijst legt vast wie je mag benaderen en waarvoor
• ✓Hij hoort bij je noodplan, naast storingen en leveranciers die te laat zijn

Wie hoort er op je reservelijst?

Begin bij de mensen die je al kent. Oproepkrachten die eerder een dienst hebben gedraaid, bijvoorbeeld in het afgelopen seizoen, weten waar de garderobe zit, hoe de kassa werkt en wie de zaalmanager is. Zij hoeven geen uitleg over de locatie, en dat scheelt je een kwartier uitleg op een moment dat je dat kwartier niet hebt. Ook collega's uit een andere zaal of afdeling van dezelfde locatie kunnen een goede aanvulling zijn, mits ze weten dat ze gevraagd kunnen worden.

Vraag ze actief of ze op de reservelijst willen staan. Dat is iets anders dan ze in een lijst zetten zonder dat ze het weten. Wie bewust ja zegt, neemt zijn telefoon eerder op en weet dat een verzoek op korte termijn bij de afspraak hoort. Leg ook vast wat ze aankunnen: alleen bar, alleen zaal, of ook garderobe en keuken. Een invaller die op de verkeerde plek wordt neergezet, kost je meer dan een lege plek.

Houd de lijst kort genoeg om te onderhouden. Tien tot vijftien namen met actuele gegevens zijn meer waard dan zestig namen waarvan de helft niet meer reageert. Splits ze desgewenst op in een eerste en een tweede lijn: mensen die vaak kunnen en mensen die alleen bij hoge nood kunnen. En laat nieuwe mensen binnenkomen via een korte proefdienst, zodat je ze ziet werken voordat je ze op een drukke avond inzet.

• ✓Begin met oproepkrachten die de locatie al kennen
• ✓Vraag toestemming om ze op korte termijn te benaderen
• ✓Noteer wat iemand aankan: bar, zaal, garderobe of keuken
• ✓Houd de lijst compact en werk hem na elk seizoen bij
• ✓Laat nieuwkomers eerst een proefdienst draaien

Hoe bereik je invallers snel zonder te bellen?

Bellen kost tijd en het levert vaak niets op. Je spreekt iemand die net in de trein zit, iemand die nu niet kan praten, en iemand die een voicemail heeft die je niet inspreekt. Op een ochtend met een gat in het rooster kun je dat je niet permitteren, want elk telefoontje dat mislukt is een kwartier verloren.

WhatsApp werkt beter, omdat mensen hun berichten daar toch al lezen en een korte vraag in tien seconden beantwoord is. Het bericht zelf moet alles bevatten wat iemand nodig heeft om te beslissen: de datum, de starttijd, de functie, de locatie en het uurtarief of de afspraak daarover. Eén vraag, één antwoord: kun je of kun je niet. Een bericht dat vijf vragen terugstelt, kost je een halfuur heen en weer.

Stuur het verzoek bij voorkeur naar meerdere mensen tegelijk, en leg vast dat wie het eerst ja zegt, de dienst krijgt. Dan hoef je niet te wachten op iemand die niet reageert. Zeg het de anderen direct af, zodat ze weten waar ze aan toe zijn en je ze de volgende keer weer kunt vragen. Backemp stuurt dienstaanvragen via WhatsApp vanuit het eigen bedrijfsnummer van de locatie, met logo en naam. De invaller ziet dus een verzoek van een bekende afzender in plaats van een onbekend nummer, en dat helpt bij het antwoord.

• ✓Bellen levert op drukke momenten vaak voicemail op
• ✓Zet datum, tijd, functie, locatie en tarief in één bericht
• ✓Stel één vraag die met ja of nee te beantwoorden is
• ✓Vraag meerdere mensen tegelijk, de eerste ja krijgt de dienst
• ✓Meld de anderen direct dat de dienst is vergeven

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Wat moet een invaller weten voordat de dienst begint?

Een invaller die om vier uur binnenloopt en niemand kent, heeft meer nodig dan een tijdstip. Zonder die informatie staat de teamleider in het uur voor aanvang uit te leggen in plaats van op te bouwen. Zorg dat de bevestiging al het praktische bevat: welke ingang, bij wie melden, welke kleding, waar eten en pauzeren.

De gids van zkipster over personeelsbriefings noemt hier een paar punten voor: spreek exact af waar en wanneer het personeel zich meldt, noem de ingang als een locatie er meerdere heeft, vraag mensen om 15 tot 30 minuten eerder te komen en geef een noodnummer voor wie vertraging heeft. Verzamel ook vooraf het mobiele nummer van iedereen die komt, en geef ze het nummer van de contactpersoon op locatie.

Maak daarvan een vast bericht dat je alleen nog hoeft in te vullen. Voeg een korte omschrijving toe van het evenement en de rol: een bruiloft met zittend diner vraagt iets anders van de bediening dan een netwerkborrel. Heeft de locatie een dagoverzicht voor de floormanager, deel dan het stuk dat voor de invaller relevant is. Zo staat degene die op de dag zelf binnenkomt binnen tien minuten op zijn plek en kan de teamleider zich op de gasten richten.

• ✓Noem de ingang en de contactpersoon bij aankomst
• ✓Vraag om 15 tot 30 minuten eerder aanwezig te zijn
• ✓Geef een noodnummer voor wie vertraging heeft
• ✓Vermeld kleding, pauzes en waar iemand kan eten
• ✓Beschrijf kort het evenement en de rol van de invaller

Hoe houd je de reservelijst actueel en in je planning?

Een lijst veroudert snel. Mensen verhuizen, vinden ander werk of hebben na een seizoen geen zin meer. Zonder onderhoud sta je op het moment dat je hem nodig hebt voor een lijst vol nummers die niet meer reageren. Plan daarom twee vaste momenten per jaar: vlak voor het drukke seizoen en erna. Dan loop je de namen na, haal je mensen eruit die niet meer reageren en voeg je nieuwe toe.

Leg per invaller vast hoe vaak hij is gevraagd, hoe vaak hij ja zei en of hij kwam opdagen. Dat patroon is eerlijker dan een onderbuikgevoel. Je ziet wie betrouwbaar is voor de moeilijke avonden en wie je beter voor rustige diensten kunt inzetten. Het geeft ook een handvat om iemand die nooit reageert eerlijk van de lijst af te halen.

Het gemak zit in een systeem waarin de reservelijst naast het rooster staat. Backemp koppelt met Smart Event Manager en laat de planner zien wie een dienst heeft bevestigd, zodat een gat in het rooster zichtbaar is voordat het een probleem wordt. Het scheelt vooral tijd op het heen en weer appen: bij Klaproos B.V. ging het om 18 uur per week die voorheen naar bellen, appen en handmatig bijwerken ging. Dat is een AV-bedrijf, maar het mechanisme is hetzelfde: minder losse berichten, meer overzicht. Die tijd kun je op een drukke zaterdag beter in de gasten steken dan in het zoeken naar een telefoonnummer.

• ✓Loop de lijst twee keer per jaar na, voor en na het seizoen
• ✓Noteer hoe vaak iemand is gevraagd en hoe vaak hij kwam
• ✓Haal namen eruit die niet meer reageren
• ✓Zet de reservelijst naast het rooster, niet in een apart bestand

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Hoeveel mensen moeten er op een reservelijst staan?

Houd de lijst kort genoeg om actueel te blijven. Voor een eventlocatie met een vaste kern werkt een lijst van tien tot vijftien mensen goed, verdeeld over een eerste en een tweede lijn. Belangrijker dan het aantal is dat iedereen weet dat hij op de lijst staat, dat je weet wat hij aankan en dat je de gegevens twee keer per jaar controleert.

Hoe benader je invallers op de dag zelf het snelst?

Stuur één kort WhatsApp-bericht naar meerdere mensen tegelijk, met datum, starttijd, functie, locatie en tarief. Stel één vraag die met ja of nee te beantwoorden is. Wie het eerst ja zegt, krijgt de dienst, en je laat de anderen direct weten dat hij is vergeven. Bellen kost op zo'n moment te veel tijd.

Wat zet je in de bevestiging aan een invaller?

Zet erin welke ingang hij gebruikt, bij wie hij zich meldt, hoe laat hij er moet zijn en welke kleding hij draagt. Zkipster adviseert om 15 tot 30 minuten eerder aanwezig te vragen en een noodnummer mee te geven. Voeg een korte omschrijving van het evenement en de rol toe, zodat hij weet wat er van hem verwacht wordt.

Kan Backemp invallers via WhatsApp benaderen?

Ja. Backemp stuurt dienstaanvragen via WhatsApp vanuit het eigen bedrijfsnummer van de eventlocatie, met logo en naam, en koppelt met Smart Event Manager. De planner ziet in de planning wie een dienst heeft bevestigd. Je vraagt dus niet meer los per telefoon of groepsapp wie kan, maar werkt vanuit één overzicht met je eigen reservelijst.