Artiesten is een preview-module
De artiestenmodule wordt per bedrijf aangezet. Zie je Artiesten nog niet in je menu? Dan staat de module nog niet open voor jouw account. Plan even een gesprek, dan zetten we het samen klaar.
Plan een gesprek over de artiestenmodule →Wat je nodig hebt
- ✓De artiestenmodule staat aan voor jouw bedrijf
- ✓Je hebt de rol Boeker of Artiest-beheerder
- ✓Er staat een publiek event met slots in de timetable
- ✓Optioneel: de press kit van de artiest staat klaar om te uploaden
Boekingsstatussen
Een boeking begint altijd op Concept. Verstuur de aanvraag, of bevestig direct als je het telefonisch hebt afgesproken.
Maak een artiest aan en voeg de press kit toe
Ga in het menu naar Artiesten en klik op Nieuwe artiest. Vul minimaal de naam in. Zodra je opslaat, vult Backemp het profiel automatisch aan met gegevens uit externe bronnen, zoals genre, land en links. Controleer en vul aan waar nodig. Op de artiestpagina vind je de sectie Press kit. Klik op Uploaden om de one-sheet, persfoto's en bio toe te voegen. Die bestanden gebruikt je marketingteam later.
Boek een slot via het boekersoverzicht
Open het Boekersoverzicht. Per publiek event zie je de open slots in de timetable. Klik op een leeg slot om de quick-book-modal te openen. Kies een bestaande artiest, of typ een nieuwe naam in het veld Nieuwe artiest. Backemp maakt die artiest dan direct aan en haalt de gegevens op de achtergrond op. Pas eventueel de start- en eindtijd aan en klik op Slot boeken. De boeking staat nu op Concept.
Stuur de aanvraag en bevestig de boeking
Open de boeking. Een nieuwe boeking staat op Concept en is nog niet zichtbaar voor de agent. Heb je het al telefonisch afgesproken? Gebruik Direct bevestigen en sla de aanvraag-stap over. Wil je het schriftelijk regelen? Klik op Versturen aan agent. Je ziet een voorbeeld van de e-mail met alle boekingsdetails, de technical en hospitality rider gaan mee. Na verzending staat de boeking op Aangevraagd. Bevestigt de agent? Klik op Markeer als bevestigd, leg het dealtype en de gage vast en de boeking gaat naar Bevestigd.
Vul de gestructureerde technische rider in
Open de bevestigde boeking en klik op Rider bewerken. De gestructureerde rider legt de technische eisen vast in vaste velden, zodat de locatie en jouw crew precies weten wat er nodig is. Heeft deze artiest eerder bij je gespeeld? Dan staat de rider voorgevuld vanuit de vorige boeking. Controleer en pas aan voor je opslaat.
Start advancing na de bevestiging
Heb je de advancing-module aanstaan? Dan starten de advancing-taken automatisch zodra de boeking op Bevestigd staat. Advancing is de voorbereiding rond de boeking: denk aan hotels, transfers en andere logistiek. Op de boeking zie je de voortgang, van nog niet gestart tot alles klaar, met een waarschuwing als een taak bijna vervalt of te laat is. Zo houd je per artiest overzicht op wat er voor de showdag nog geregeld moet worden.
De agent koppelen aan een CRM-contact
Bij de artiest kun je een bestaand CRM-contact als agent koppelen, in plaats van naam en e-mail los in te vullen. Dat contact is gedeeld tussen artiesten. Handig wanneer een agency meerdere acts vertegenwoordigt, of bij een agency-wissel: je past het op één plek aan.
Let op: bij een gekoppeld contact is het CRM leidend. De velden naam, e-mail en telefoon op de artiest zijn dan alleen ter info.
Rider en details gaan automatisch mee
Wanneer je een aanvraag of bevestiging naar de agent stuurt, neemt Backemp de boekingsdetails mee: event, sets, financieel en de technical en hospitality rider. Je hoeft niets apart in een los document te zetten. De begeleidende tekst van de e-mail beheer je centraal bij Bedrijf.
Terug naar het overzicht
Bekijk alle tutorials
Je weet nu hoe je artiesten boekt, van aanvraag tot bevestigde show. In de handleiding vind je de overige stappen rond projecten, planning en WhatsApp.
Naar de handleiding →