Diner-zaal in voorbereiding: diensten van Concept naar Planning
Home›Handleiding›Van Concept naar Planning
Tutorial 06 · ⏱ 5 minuten · Beginner

Van Concept naar Planning. Het moment dat Backemp in actie komt.

Vaste medewerkers worden meteen bevestigd, freelancers krijgen een uitnodiging via WhatsApp of e-mail, en de wachtrij gaat aan. In deze tutorial zie je precies wat er gebeurt en hoe je het controleert.

Begin met stap 01 ↓← Terug naar handleiding

Concept vs. Planning: wat verschilt

Concept
→Medewerkers staan ingedeeld, maar zijn nog niet bevestigd
→Er gaan nog geen uitnodigingen uit
→Geen wachtrij actief
→Veilig schuiven: alles blijft intern
Planning
→Vaste medewerkers: meteen bevestigd
→Freelancers: krijgen een uitnodiging (WhatsApp of e-mail)
→Wachtrij gaat aan bij overplanning
→Statuswijzigingen zijn zichtbaar voor medewerkers
01

Controleer of alle diensten volledig zijn

Voordat je het project naar Planning zet, check je of elke dienst het gewenste aantal medewerkers heeft, inclusief overplanning. Zodra je op Planning klikt, gaan de uitnodigingen meteen uit.

Let op: niet omkeerbaar

Eenmaal verstuurde uitnodigingen trek je niet meer terug. Je kunt het project wel terugzetten naar Concept, maar wat al verstuurd is, blijft staan.

Projectdetail met de diensten en hun invulstatus (groen = volledig, oranje/rood = deels)
Projectdetail met de diensten en hun invulstatus (groen = volledig, oranje/rood = deels)
02

Zet het project op Planning

Open de projectdetailpagina en klik rechtsboven op Naar planning. Backemp vraagt om bevestiging via het venster Doorzetten naar planning. Klik je op Start planning, dan krijgt iedereen in de diensten een uitnodiging met de vraag of ze de dienst oppakken.

Bevestigingsdialoog 'Doorzetten naar planning' met Start planning
Bevestigingsdialoog 'Doorzetten naar planning' met Start planning
03

Wat Backemp automatisch doet

Op het moment dat het project naar Planning gaat, handelt Backemp het volgende automatisch af:

Vaste medewerkersDirect bevestigd. Geen actie vereist. Medewerker ziet de dienst in zijn overzicht.
Freelancers (top-X)Ontvangen een uitnodiging via WhatsApp of e-mail. Zij bevestigen of wijzen zelf af.
Overplanning (wachtrij)Staan op de wachtrij. Zij ontvangen pas een uitnodiging als iemand voor hen afwijst.
04

Volg de bevestigingsstatus live

Open een dienst om de live status te zien. Per medewerker zie je:

  • BevestigdMedewerker heeft JA gestuurd of is automatisch bevestigd (vaste medewerker).
  • Uitnodiging verstuurdUitnodiging (WhatsApp of e-mail) verstuurd, nog geen antwoord ontvangen.
  • AfgewezenMedewerker heeft NEE gestuurd. Wachtlijst schuift automatisch door.
  • WachtlijstStaat klaar maar ontvangt nog geen uitnodiging.
Statussen per medewerker in de Planning-fase: bevestigd (groen), onbevestigd (oranje)
Statussen per medewerker in de Planning-fase: bevestigd (groen), onbevestigd (oranje)
05

Project afronden na het evenement

Na afloop van het evenement zet je het project op Afgerond. Het project blijft zichtbaar voor rapportage en historie, maar je kunt er geen nieuwe acties meer op doen. Gaat het event niet door? Zet de status dan op Geannuleerd. De diensten vervallen en je medewerkers zien dat terug in hun account.

← Tutorial 05: WhatsApp instellenTutorial 07: Agenda koppelen →