Eventteam werkt aan de projectplanning van een evenement in Backemp
Vast onderdeel · Projecten · Voor events en AV

Alles wat bij een klus hoort, aan één project. De rest van Backemp hangt eraan vast.

Projecten is de kern van Backemp. Een project draagt je planning, je programma, je materiaal, je transport, je uren, je bestanden en je cijfers, met de klant, de projectleider en de accountmanager erbij. Voor eventlocaties, AV-bedrijven en producenten die nu per klus in vier systemen tegelijk zitten.

Plan een demo →Bekijk alle modules
Projectbeheer zit in het platform zelf, je koopt het niet los bij. Draait in productie bij Empla, Klaproos en A'DAM Toren.Bekijk alle modules →

Voor wie per klus in vier systemen zit

Herkenbaar?

Planning, materiaal en transport staan in aparte lijsten die niemand gelijk houdt
Wie de leiding heeft op de vloer staat nergens vast, alleen in de groepsapp
Elk terugkerend event bouw je opnieuw op vanaf nul
De callsheet voor de dag zelf tik je met de hand over uit drie bestanden

Wat een project draagt

Van vier losse lijsten naar één project dat alles vasthoudt.

Alles hangt aan het project

Diensten, taken, materiaal, transport, uren, bestanden, notities en gastenlijsten zitten aan het project waar ze bij horen. Zet je een module aan, dan verschijnt die als sectie op de projectpagina.

Klant, projectleider en accountmanager

Leg vast voor welke organisatie je werkt, wie je belt als er iets is, wie de leiding heeft op de vloer en wie het klantcontact doet. Heeft de organisatie een vaste accountmanager, dan vult Backemp dat veld zelf in.

Vier statussen, met gevolgen

Een project loopt van concept naar planning naar afgerond, of het wordt geannuleerd. Annuleer je, dan gaan subprojecten en actieve dienstgroepen mee, zodat er geen mensen ingepland blijven staan voor een klus die niet doorgaat.

Meerdere ruimtes en subprojecten

Loopt je event door verschillende zalen, dan koppel je die elk met eigen begin- en eindtijd en een notitie. Een meerdaags of opgesplitst event zet je op als subproject, dat locatie en datums van de hoofdklus overneemt.

Programma van de dag

Bouw het draaiboek op met begin- en eindtijd, een omschrijving, de ruimte of het podium en eventueel de artiest. Backemp wijst je op gaten in het schema, en de line-up haal je als platte tekst op voor je grafisch materiaal.

Onepager als PDF

Download van elk project een onepager of callsheet: datum, locaties, contactpersonen en de running order van de dag op één pagina. Klaar om mee te sturen naar je crew.

Terugkerend event kopiëren

Kopieer een bestaand project met programma, techniek, materiaal, transport, diensten en subprojecten erbij. Je kiest de nieuwe datum en alle tijden schuiven mee, zodat je een vaste klus niet elk kwartaal opnieuw opbouwt.

Per sectie geregeld wie wat ziet

Financieel, uren, materiaal, diensten en gastenlijsten hebben elk hun eigen recht. Een booker ziet het programma, je crew ziet zijn diensten, en de cijfers blijven bij planning en finance.

Vragen over projectbeheer in Backemp

Wat je vooraf wilt weten.

Wat hoort er allemaal bij een project in Backemp?

›

Naam, type, datum en tijdvenster, de locatie of meerdere ruimtes, het aantal personen, de klant en de contactpersoon, de projectleider en de accountmanager, en een toelichting die je crew te zien krijgt. Daaromheen komen de secties van de modules die je aan hebt staan: diensten, taken, materiaal, transport, uren, bestanden, gastenlijsten en het financiële overzicht.

Is Projecten een module die ik apart moet aanzetten?

›

Nee. Projectbeheer en het programma per project zitten in Platform Base van €99 per maand en staan altijd aan. De modules die je erbij kiest, zoals Diensten, Materialen of Transport, verschijnen als extra secties op datzelfde project. Je kiest dus niet voor projecten, je kiest wat er aan een project mag hangen.

Kan ik een terugkerend event kopiëren in plaats van opnieuw opbouwen?

›

Ja. Je kopieert een bestaand project inclusief programma, techniekblokken, materiaal, transport, diensten en subprojecten, waarbij de tijden meeschuiven naar je nieuwe datum. Een echte sjablooneditor waarin je losse blauwdrukken beheert is er nog niet; die staat in de app als geplande module. In de praktijk is kopiëren van je vorige editie voor de meeste bedrijven precies wat ze nodig hebben.

Krijgt mijn team automatisch bericht als er iets aan een project verandert?

›

Nee. Backemp stuurt geen mail of melding bij een wijziging op het project zelf. Wat wel gebeurt: als je een project annuleert, worden de dienstgroepen eronder geannuleerd, en die annulering loopt wel door naar de mensen die erop stonden. Voor de rest is het project de plek waar iedereen kijkt, niet iets dat je achterna belt.

Kan ik mijn eigen projecttypes aanmaken?

›

Nee, de typen liggen vast: 18 stuks, van B2B en meeting tot publieksevenement, congres, bruiloft, catering en productie. Wat je wel zelf bepaalt is wat er per type standaard aan gaat, bijvoorbeeld dat een publieksevenement altijd een programma en een gastenlijst krijgt en een B2B-meeting niet.

Kan ik mijn projecten in een tijdlijn of Gantt-weergave zien?

›

Nee, dat zit er niet in. Je werkt met een projectoverzicht dat je filtert en sorteert op datum, status, locatie en zoekwoord, met de projecten per dag gegroepeerd. Daarnaast is er een maandkalender waarin je events naast feestdagen, schoolvakanties en de Amsterdamse congresagenda staan, zodat je ziet wanneer het druk wordt in de stad.

Kan mijn klant meekijken in zijn eigen project?

›

Dat kan met het klantportaal, dat je per klant aanzet. De klant krijgt één link waarmee hij zijn projecten inziet, zonder account en zonder wachtwoord, en hij kan er alleen lezen. Het portaal staat in de app als preview, dus er komt de komende tijd meer bij.

Wat kost projectbeheer?

›

Het zit in Platform Base van €99 per maand, inclusief drie power users en een onbeperkt aantal gratis accounts voor crew en freelancers. Modules zoals Diensten, Materialen of Transport reken je daar los bij op. Bedragen zijn exclusief btw en maandelijks opzegbaar. De volledige prijslijst staat op de prijzenpagina.

Zet je klus op één plek. Begin vandaag.

Plan een kort gesprek van 30 minuten. We bouwen samen een van jouw projecten op en laten zien wat er daarna vanzelf aan hangt.

Plan een demo →Bekijk alle modules →

Meer over Backemp

Alle modules →De volledige module-lijst, live, in dev en op de roadmapPrijzen →Base, modules en branchepakketten vanaf €99 per maandHandleiding: eerste project →Van projecttype en datum tot klant, accountmanager en subprojectenPrijs & Budget →Budget, kosten en marge per project, opgebouwd uit je eigen regels