Facturatie in Rentman: van project naar factuur zonder dubbel werk

Waarom kost facturatie bij een AV-bedrijf meer tijd dan nodig is?

Bij veel AV-bedrijven staat een project pas volledig op papier als het al draait: de offerte is verstuurd, het materiaal is ingepland, de crew is bevestigd. De factuur komt er achteraan, als apart werkje dat losstaat van alles wat er in de weken ervoor al is vastgelegd. Dat is de kern van het probleem. Facturatie is foutgevoelig zodra tarieven afhangen van gebruik, tijd, schade of transport, en dat is bij een verhuurproject vrijwel altijd het geval, aldus verhuursoftwarespecialist MCS Rental Software. Extra uren, een gehuurde bus, een beschadigd stuk materiaal: het zijn allemaal posten die apart moeten worden opgezocht als ze niet al bij het project stonden.

Facturatiespecialist Compenda noemt verkeerde bedragen, foutieve btw-berekeningen, dubbele facturen, onjuiste klantgegevens en facturen die te laat of helemaal niet worden verstuurd als de meest voorkomende fouten bij handmatige facturatie. Bij een AV-bedrijf met tien tot twintig projecten per maand is dat geen incident, dat is een vast terugkerend werkje voor iemand op kantoor, die elke fout er met terugwerkende kracht weer uit moet halen.

De tijd die daaraan opgaat is zelden zichtbaar als aparte kostenpost. Ze verdwijnt in even bijwerken, nog navragen bij de projectleider en later corrigeren, en stapelt zich per maand op tot een structurele vertraging tussen het afronden van een project en het daadwerkelijk binnenkomen van het geld.

Hoe stuur je een factuur direct vanuit een Rentman-project?

Rentman is gebouwd om die stap te verkorten. Vanuit het Financial-tabblad van een project voeg je direct een factuur toe, of je gaat naar de lijst Nog te factureren in de Financial-module en selecteert het project van daaruit. Alles wat al in het project staat, materiaal, arbeidsuren, transport en eventuele extra kosten zoals hotelovernachtingen of maaltijden, komt automatisch mee in de factuurregels, in plaats van dat iemand het opnieuw moet intypen.

Rentman biedt daarbij ruimte om een project in één keer te factureren of te splitsen over maximaal drie factuurmomenten, met de mogelijkheid om bedragen toe te voegen, af te trekken met een negatief bedrag, of al eerder gefactureerde bedragen te verrekenen met de resterende factuur. Voor een AV-bedrijf dat met een aanbetaling werkt, of een event in delen factureert bij boeking, bij levering en bij afronding, scheelt dat een aparte rekensom naast het project.

Het voordeel zit niet in een nieuwe functie die je moet leren, maar in het feit dat de factuur wordt opgebouwd uit gegevens die al ergens anders zijn vastgelegd. Een projectleider die tijdens de uitvoering een extra uur crew of een extra transportrit aan het project toevoegt, hoeft dat niet apart door te geven aan wie de factuur maakt: het staat er al, mits het op tijd in het project is bijgewerkt.

Wat lost een koppeling met je boekhouding wel en niet op?

Rentman synchroniseert facturen en inkooporders automatisch met boekhoudpakketten als Exact Online, QuickBooks en Xero. Markeer je een factuur in Exact Online als betaald, dan werkt Rentman de betaalstatus automatisch bij, zodat een projectleider niet apart hoeft na te vragen of een klant al heeft betaald. Voor bedrijven die met een externe boekhouder werken die in een ander pakket zit, bestaan daarnaast koppelingen tussen boekhoudsystemen onderling, zodat facturen niet dubbel hoeven te worden ingevoerd.

Die koppeling lost het overtypen op. Ze lost niet op of de gegevens die het project instromen, kloppen. Een koppeling synchroniseert precies wat er in het project staat, dus staat er een uur te weinig geregistreerd, of ontbreekt een transportkosten-post, dan synchroniseert de koppeling die fout net zo automatisch mee als een juiste factuur. De discussie verschuift daarmee van is de factuur correct overgetypt naar staat alles wat er is geleverd ook echt in het project. Zeker bij projecten met wisselende bezetting of een crew die op de dag zelf nog wordt bijgestuurd, is dat verschil groot: de factuur is technisch in orde, maar mist een post omdat niemand die op tijd heeft vastgelegd. Een boekhouder die alleen naar de koppeling kijkt, ziet dat probleem niet: voor hem klopt de synchronisatie, en de fout wordt pas zichtbaar zodra de klant een vraag stelt over een bedrag dat niet overeenkomt met wat er op locatie is geleverd.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Welke gegevens moeten kloppen voordat je kunt factureren?

Een factuur die in één keer klopt, staat of valt met vier soorten gegevens die op het moment van uitvoering al compleet in het project terecht moeten komen. Ontbreekt een van die vier, dan ontstaat achteraf een correctie, een creditfactuur of een klant die vraagt waarom een bedrag afwijkt van de offerte.

De eerste twee categorieën, uren en materiaal, vormen meestal de kern van het projectbudget en zijn ook de posten waarover een klant het snelst een vraag stelt als het bedrag afwijkt van de offerte. De laatste twee, transport en schade, zijn kleiner per project, maar juist degene die het vaakst worden vergeten omdat ze pas ontstaan tijdens de uitvoering zelf, niet bij het vooraf opstellen van de offerte. Een bus die op het laatste moment wordt bijgeboekt, of een kabel die bij de retourcontrole beschadigd blijkt, staat nergens vooraf gepland en moet dus apart worden vastgelegd op het moment dat het gebeurt.

Al deze gegevens ontstaan niet op kantoor, ze ontstaan op locatie, tijdens opbouw, uitvoering en afbraak. Hoe later ze het project bereiken, hoe groter de kans dat de factuur al is verstuurd voordat de laatste post is verwerkt. Software zoals Backemp legt dit soort momenten vast op het moment dat ze gebeuren, in plaats van dat ze achteraf uit het geheugen van een projectleider moeten worden gereconstrueerd.

• ✓Gewerkte uren per crewlid, inclusief overwerk en laat toegevoegde freelancers
• ✓Materiaal dat daadwerkelijk is meegegaan, inclusief eventuele subrenten bij een tekort
• ✓Transportkosten per rit, ook bij een extra bus die op de dag zelf nodig bleek
• ✓Schade of vermissing vanuit de retourcontrole, apart doorbelast aan de klant

Hoe zorg je dat facturatiegegevens op tijd en compleet zijn?

De meeste correcties achteraf ontstaan niet doordat Rentman iets verkeerd berekent, maar doordat de invoer op locatie via losse WhatsApp-berichten, telefoontjes en losse briefjes verloopt. Een projectleider die via een groepsapp probeert te achterhalen wie welke uren heeft gedraaid of welk materiaal is teruggekomen, geeft die informatie vaak pas dagen later door, als het project alweer bijna gefactureerd moet worden.

Backemp sluit aan op precies dat moment: berichten over diensten, bevestigingen en wijzigingen lopen via het eigen bedrijfsnummer van het AV-bedrijf, zichtbaar op een dashboard in plaats van verspreid over losse chats. Wat er op locatie verandert, een extra uur, een andere bus, een teruggekomen stuk materiaal met schade, komt zo dezelfde dag nog centraal binnen in plaats van weken later via een appje dat niemand meer kan herleiden.

Bij Klaproos B.V. daalde de tijd die wekelijks opging aan handmatige afstemming met 18 uur na de invoering van Backemp. Een deel van die winst zit in precies dit soort naverwerking: minder tijd kwijt aan navragen wat er nu eigenlijk op een project is gebeurd, en dus minder correcties op de factuur die er eigenlijk al had moeten liggen. Rentman blijft het systeem waarin de factuur wordt opgebouwd en verstuurd. Backemp zorgt dat de gegevens die daarin terechtkomen, kloppen op het moment dat ze worden vastgelegd, niet pas bij de eerstvolgende correctie.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Kun je in Rentman een factuur splitsen over meerdere momenten?

Ja. Je kunt een project in Rentman in één keer factureren of splitsen over maximaal drie factuurmomenten, bijvoorbeeld bij boeking, bij levering en bij afronding. Je kunt bedragen toevoegen, aftrekken met een negatief bedrag, of al eerder gefactureerde bedragen verrekenen met de resterende factuur, zodat een aanbetaling niet dubbel wordt doorberekend.

Synchroniseert Rentman facturen automatisch met Exact Online of andere boekhoudsoftware?

Ja. Facturen en inkooporders die in Rentman worden gemaakt, synchroniseren automatisch met boekhoudpakketten zoals Exact Online, QuickBooks en Xero. Markeer je een factuur in Exact Online als betaald, dan werkt Rentman de betaalstatus automatisch bij. De koppeling voorkomt dubbele invoer, maar synchroniseert alleen wat er al correct in het project staat; fouten in de projectgegevens zelf worden niet automatisch gecorrigeerd.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij handmatige facturatie?

Volgens facturatiespecialist Compenda zijn de meest voorkomende fouten verkeerde bedragen, foutieve btw-berekeningen, dubbele facturen, onjuiste klantgegevens en facturen die te laat of helemaal niet worden verstuurd. Bij een AV-bedrijf met meerdere projecten per week stapelen deze fouten zich op tot structureel extra werk voor wie de facturatie beheert, vooral wanneer projectgegevens pas laat of onvolledig worden doorgegeven.

Hoe voorkom je dat een factuur niet klopt door onvolledige projectdata?

Leg gewerkte uren, materiaalgebruik, transportkosten en schade vast op het moment dat ze ontstaan, niet achteraf uit het geheugen. Backemp helpt daarbij door bevestigingen en wijzigingen op locatie direct zichtbaar te maken op een dashboard, zodat een projectleider dezelfde dag nog weet wat er is gebeurd. Bij Klaproos B.V. scheelde dat wekelijks 18 uur aan handmatige afstemming, tijd die anders in correcties achteraf was gaan zitten.