Nieuwe freelancers inwerken bij je AV-bedrijf: de eerste klus

Waarom kost een nieuwe freelancer zonder inwerkplan meer dan hij oplevert?

Een freelancer die zonder voorbereiding op een klus verschijnt, kost de vaste crew vooral aandacht. Iemand moet uitleggen waar het materiaal staat, hoe jullie kisten worden gelabeld, wie de beslissingen neemt en hoe de dag eruitziet. Dat gebeurt dan tijdens de opbouw, op het moment dat iedereen het drukst is. De technisch leider is half bezig met zijn eigen werk en half met de nieuwkomer, en beide gaan er minder goed van.

Daar komt bij dat een nieuwe freelancer vaak voorzichtig is. Hij durft niet te vragen waar iets hoort, pakt het verkeerde materiaal of wacht af tot iemand hem een taak geeft. Dat leest op locatie als gebrek aan inzet, terwijl het gewoon gebrek aan informatie is. De beste technici in je netwerk hebben bovendien keuze genoeg: wie een rommelige eerste klus meemaakt, neemt de volgende aanvraag van een ander bedrijf aan.

Rentman schrijft in zijn gids over het plannen van freelance eventcrew dat goede voorbereiding vooraf een belangrijk onderdeel is van het behouden van freelancers, en dat een freelancer die goed geïnformeerd aan een klus begint, beter presteert. Voor een AV-bedrijf is de eerste klus daarmee geen proef voor de freelancer alleen. Het is ook een test van je eigen organisatie: kun je iemand die je niet kent in een uur laten begrijpen hoe jullie werken?

• ✓Zonder inwerken verschuift de uitleg naar de drukste momenten van de dag
• ✓Nieuwe freelancers vragen minder snel om hulp en doen daardoor vaker iets fout
• ✓Een rommelige eerste klus is voor de freelancer een reden om niet terug te komen
• ✓Het inwerkplan test ook of je eigen werkwijze uitlegbaar is

Wat moet een nieuwe freelancer weten voordat hij op de eerste klus komt?

De meeste vragen van nieuwe crewleden gaan over dezelfde dingen, en die kun je dus vooraf beantwoorden. Rentman noemt in zijn gids een duidelijke lijst met informatie die elke freelancer vooraf hoort te krijgen: rol en verantwoordelijkheden, aanvangs- en eindtijden, locatie met parkeer- en laadinformatie, het aanspreekpunt ter plaatse, draaiboek en plattegronden, het materiaal dat gebruikt wordt, bekende risico's en kleding, persoonlijke beschermingsmiddelen of vereiste certificaten.

Voor een eerste klus voeg je daar een paar dingen aan toe die een vaste collega vanzelf weet. Hoe gaan jullie om met pauzes en eten? Wie beslist als het draaiboek niet klopt? Wat doet de freelancer als hij ziet dat materiaal beschadigd is? En hoe meldt hij zich af als hij ziek wordt? Schrijf dat één keer op, in gewone taal, en stuur het mee met de eerste bevestiging.

Het belangrijkste is dat alles op één plek staat. Een freelancer die zijn informatie moet zoeken in drie mailtjes en een appgroep, begint de dag al met twijfel. Hang je de documenten direct aan de boeking, dan weet hij waar hij moet kijken, en kan je planner een vraag beantwoorden met een verwijzing in plaats van een uitleg. Wijzigt er iets, dan pas je het document aan en niet het bericht van gisteren. Zo werkt iedereen met dezelfde versie en voorkom je dat een nieuwkomer op de verkeerde laadtijd aankomt omdat hij een oud mailtje las.

• ✓Rol, aanvangs- en eindtijd en het aanspreekpunt op locatie
• ✓Laad-, parkeer- en toegangsinformatie van de locatie
• ✓Draaiboek, plattegrond en het materiaal waar hij mee werkt
• ✓Kleding, beschermingsmiddelen en benodigde certificaten
• ✓Hoe hij zich afmeldt of een wijziging doorgeeft

Hoe laat je een nieuwe freelancer meelopen zonder dat de klus eronder lijdt?

Het eenvoudigste en meest onderschatte middel is een vaste collega die de nieuwkomer die dag onder zijn hoede neemt. Geen leidinggevende rol, gewoon één naam waar de freelancer terecht kan. Zo weet de technisch leider wie de vragen opvangt en weet de nieuwkomer bij wie hij moet zijn. Kies voor die rol bij voorkeur iemand die rustig uitlegt, niet per se je beste technicus.

Geef een nieuwe freelancer bij de eerste klus ook een taak die duidelijk afgebakend is en weinig risico meeneemt. Laat hem bijvoorbeeld een complete set kabels klaarzetten of een deel van het geluid opbouwen waar een ervaren collega naast staat. Zo ziet hij hoe jullie werken en kun je zien hoe hij werkt, zonder dat een fout meteen de show raakt. Bouw het niveau daarna op, klus voor klus. Een freelancer die bij zijn derde klus al een eigen onderdeel zelfstandig draait, is voor je planner veel waardevoller dan iemand die na tien klussen nog elke stap moet laten controleren. Spreek ook af wat hij doet als hij vastloopt: eerst zijn aanspreekpunt, daarna de technisch leider, en de planner alleen bij zaken die de planning raken.

Plan na afloop vijf minuten voor een korte terugkoppeling. Wat ging goed, wat was onduidelijk, wat had hij eerder willen weten? Die antwoorden gebruik je om je inwerkdocument te verbeteren, en de freelancer merkt dat zijn mening telt. Dat laatste is voor veel zelfstandigen een reden om bij jouw bedrijf te blijven, omdat ze op een andere plek vaak niemand vragen wat er beter kon.

• ✓Eén vaste collega als aanspreekpunt, geen groepsverantwoordelijkheid
• ✓Een afgebakende eerste taak met weinig risico voor de show
• ✓Opbouw van het niveau per klus, niet alles in één keer
• ✓Vijf minuten terugkoppeling aan het eind van de dag

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Hoe leg je de gegevens van een nieuwe freelancer vast zodat de planner ze terugvindt?

Inwerken stopt niet bij de eerste klus. Zodra iemand terugkomt, moet je planner weten wat hij kan en wat er geregeld is. Rentman adviseert om bij nieuwe en seizoenskrachten alle benodigde documenten vanaf dag één in het profiel te bewaren en ze mee te nemen in het uren registreren, zodat achteraf minder heen en weer gemaild hoeft te worden. Een korte uitleg van de urenregistratie aan het begin bespaart later veel vragen.

Leg per freelancer vast welke rollen hij beheerst, welke certificaten hij heeft en wanneer die verlopen, en welke klussen goed gingen. Een rijbewijs voor de bus, een hoogwerkerbewijs of ervaring met een bepaalde mengtafel bepaalt of je hem volgende week kunt inzetten of niet. Staat dat alleen in het hoofd van je planner, dan ben je kwetsbaar zodra die op vakantie gaat.

Backemp werkt naast Rentman en laat je planning via WhatsApp lopen, vanuit het eigen bedrijfsnummer met jouw logo en naam. De freelancer ziet zijn aanvraag dus in een app die hij al dagelijks gebruikt, en je hoeft hem geen nieuwe tool te leren voor de eerste klus. Klaproos B.V. bespaart met deze manier van plannen 18 uur per week aan handmatig plan- en afstemwerk. Een deel van die tijd gaat daar naar het goed begeleiden van nieuwe crew in plaats van het najagen van reacties.

Hoe houd je een nieuwe freelancer na de eerste klus aan boord?

De eerste klus is gedaan, de freelancer is tevreden, en dan blijft het stil. Dat is het moment waarop veel bedrijven hun nieuwe crew kwijtraken. Een freelancer plant zijn weken zelf en kiest voor het bedrijf dat hem het eerst en het duidelijkst een nieuwe aanvraag stuurt. Stuur dus binnen een paar dagen een volgende aanvraag of een kort bedankberichtje met een indicatie van wat er aankomt.

Rentman beschrijft in een eigen artikel over het vinden en behouden van freelancers kleine bijeenkomsten in rustige maanden, zoals een lunch met uitleg over nieuw materiaal, als manier om je beste mensen betrokken te houden. Voor een AV-bedrijf werkt dat goed op een rustige dinsdag in het magazijn: nieuwe crew leert het materiaal kennen, de vaste crew leert de nieuwkomers kennen, en je planner ziet wie er graag meedoet.

Maak tot slot zichtbaar wat een nieuwe freelancer kan verwachten. Betaalt het bedrijf op tijd, is de informatie bij elke klus compleet, en weet hij ruim van tevoren wanneer hij nodig is? Dat zijn dezelfde punten die je in het inwerkplan hebt gezet, en ze bepalen samen of een nieuwkomer een vaste kracht wordt. Een bedrijf dat dit op orde heeft, bouwt per seizoen aan een crew die terugkomt, in plaats van elke zomer opnieuw te zoeken.

• ✓Stuur binnen enkele dagen na de eerste klus een nieuwe aanvraag
• ✓Organiseer in rustige maanden een lunch of uitleg over nieuw materiaal
• ✓Betaal op tijd en lever bij elke klus complete informatie
• ✓Geef freelancers ruim van tevoren zicht op de komende klussen

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Hoe lang duurt het om een nieuwe freelancer in te werken?

Voor de meeste AV-klussen is een uur voorbereiding vooraf voldoende: een bevestiging met alle praktische informatie, het draaiboek en de naam van zijn aanspreekpunt. De rest leert hij tijdens de eerste klus naast een vaste collega. Het echte inwerken loopt over drie of vier klussen, omdat hij dan jullie materiaal, labels en werkafspraken leert kennen. Een korte terugkoppeling na elke klus versnelt dat.

Wat zet je in een inwerkdocument voor AV-freelancers?

Zet erin wie je bent en hoe een klusdag verloopt, wie de beslissingen neemt, hoe materiaal is gelabeld en waar het staat, wat hij doet bij schade of een wijziging, en hoe hij zich afmeldt. Voeg de kleding- en veiligheidseisen toe en uitleg over urenregistratie. Houd het kort, in gewone taal, en werk het bij met de vragen die nieuwe crew werkelijk stelt.

Moet een nieuwe freelancer meteen met kostbaar materiaal werken?

Nee. Geef hem bij de eerste klus een afgebakende taak met weinig risico, bijvoorbeeld kabelsets klaarzetten of een deel van de opbouw doen naast een ervaren collega. Zo leer je hoe hij werkt zonder dat een fout de show raakt. Naarmate hij het materiaal en de afspraken kent, geef je hem meer verantwoordelijkheid en zwaardere rollen.

Hoe plan ik freelancers in zonder dat ze een nieuwe app nodig hebben?

Via WhatsApp. Backemp koppelt aan Rentman en stuurt aanvragen en bevestigingen vanuit het eigen bedrijfsnummer, met je logo en naam. De freelancer reageert in een app die hij al elke dag gebruikt, en je planner ziet in de planning direct wie bevestigd heeft. Voor je een demo wilt zien, kun je een afspraak inplannen via Calendly.