Planperiode in Rentman instellen: wanneer is materiaal echt vrij?

Wat is het verschil tussen planperiode en gebruiksperiode?

Volgens de Rentman-supportpagina's heeft elke materiaalgroep een planperiode en een gebruiksperiode. De planperiode is de tijd dat het materiaal niet in je magazijn aanwezig is. De gebruiksperiode is de tijd die je aan de klant factureert. Het zijn dus twee verschillende vragen: hoe lang ben ik het materiaal kwijt, en waarvoor betaalt de klant?

In de praktijk lopen die twee uiteen. Het materiaal moet worden gepakt, geladen en vervoerd voordat het evenement begint. Na afloop moet het worden afgebouwd, teruggereden, uitgepakt en gecontroleerd voordat het weer verhuurd kan worden. Dat zijn uren of dagen waarin de kist niet in het schap staat, maar waarvoor de klant niets betaalt. Wie die tijd niet in de planperiode zet, maakt het materiaal in het systeem eerder beschikbaar dan het in het echt is.

Rentman toont het verschil ook visueel. In de materiaaltijdlijn wordt het gestreepte deel van de balk getoond voor de planperiode en de effen kleur voor de gebruiksperiode. Een planner die de tijdlijn leest, ziet dus meteen hoeveel marge er rond een klus zit. Een balk zonder streepjes betekent dat er geen marge is gepland, en dat is bij een verre locatie of een grote lading zelden realistisch.

De factuur en de beschikbaarheid zijn daarmee losgekoppeld. Je kunt de gebruiksperiode op twee dagen laten staan voor de offerte, terwijl de planperiode vier dagen beslaat voor de logistiek. Dat is geen trucje, het is precies waarvoor Rentman het onderscheid heeft gemaakt.

• ✓Planperiode: de tijd dat het materiaal niet in je magazijn staat
• ✓Gebruiksperiode: de tijd die je aan de klant factureert
• ✓Gestreept in de tijdlijn is de planperiode, effen is de gebruiksperiode
• ✓Beide perioden kun je per materiaalgroep apart instellen

Waarom rekent Rentman beschikbaarheid uit op de planperiode?

Rentman berekent de beschikbaarheid van materiaal op basis van de planperiode. Een item dat voor een project is ingepland, is volgens de supportdocumentatie gedurende de hele toegewezen planperiode niet beschikbaar. Dat is de juiste keuze: het systeem kijkt naar wat er fysiek in je magazijn staat, niet naar wat je factureert.

De gevolgen zie je terug in elke offerte die je maakt. Staat de planperiode te krap, dan toont Rentman materiaal als beschikbaar dat in werkelijkheid nog in een truck ligt of op een locatie staat te wachten op afbouw. De verkoper belooft het aan een tweede klant, het systeem geeft geen waarschuwing, en het tekort ontdek je pas bij het pakken. Dan begint het gedoe: subhuur zoeken, een klant bellen, een alternatief aanbieden.

Staat de planperiode te ruim, dan gebeurt het omgekeerde. Het materiaal staat dagen geblokkeerd voor een project terwijl het al lang terug is. Je ziet tekorten in de tijdlijn die er niet zijn, en je weigert of verschuift een klus die prima had gekund. Dat is minder zichtbaar dan een dubbele boeking, maar het kost evenzeer omzet.

Bij een echt tekort markeert Rentman dat met een rode lijn in de beschikbaarheidstijdlijn. Bij twee projecten die om hetzelfde item concurreren, kun je het item voor één project reserveren. Tekorten kun je oplossen door materiaal in te huren. Al die functies werken alleen zo goed als de periodes eronder kloppen.

• ✓Een te krappe planperiode toont materiaal als vrij dat nog onderweg is
• ✓Een te ruime planperiode blokkeert materiaal dat al terug is
• ✓Tekorten markeert Rentman met een rode lijn in de tijdlijn
• ✓Bij concurrerende projecten kun je een item reserveren voor één project

Hoe bepaal je een realistische planperiode per type klus?

Een vaste regel voor alle klussen werkt niet, want een lokale conferentie vraagt iets anders dan een festival op drie uur rijden. Begin met het in kaart brengen van de losse stappen die tussen magazijn en evenement zitten. Hoe lang duurt het pakken, wanneer vertrekt de truck, hoe lang is de opbouw, en wanneer is het materiaal na afbouw weer gecontroleerd en terug op zijn plek?

Rentman geeft zelf het advies om de planperiode wat langer te maken dan de gebruiksperiode, zodat voorbereiding en afbouw gedekt zijn. Dat is een goede vuistregel, maar de invulling hangt van je eigen bedrijf af. Kijk daarom terug naar de laatste tien klussen en vergelijk per klus wanneer het materiaal echt het magazijn verliet en wanneer het weer beschikbaar was. Dat patroon is je eigen standaard.

Werk daarna met een paar vaste categorieën, bijvoorbeeld een klus in de regio, een meerdaagse klus buiten de regio en een klus met veel schadegevoelig materiaal dat na terugkomst eerst gekeurd wordt. Leg voor elke categorie vast hoeveel marge de planperiode vooraf en achteraf krijgt. Een nieuwe collega hoeft dan niet te raden en een verkoper hoeft niet bij de magazijnchef aan te kloppen voor elke offerte.

Een nieuwe materiaalgroep krijgt in Rentman standaard dezelfde perioden als het project. Je past dat handmatig aan, en dat is precies het moment waarop het misgaat als niemand de afspraak kent. Een korte checklist bij het aanmaken van een offerte voorkomt dat.

• ✓Zet de stappen tussen magazijn en evenement op een rij
• ✓Vergelijk de laatste klussen: wanneer was het materiaal echt weg en terug?
• ✓Maak vaste categorieën met een eigen marge voor en na de klus
• ✓Controleer bij elke nieuwe materiaalgroep of de perioden zijn aangepast

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Welke fouten zie je het vaakst bij het instellen van perioden?

De meest voorkomende fout is dat de planperiode gelijk blijft aan de gebruiksperiode, omdat dat de standaardinstelling is. Het project is gepland, de offerte is verstuurd en niemand heeft de perioden nog bekeken. Het resultaat is een beschikbaarheidsoverzicht dat er netjes uitziet maar niet klopt.

De tweede fout is dat er wel marge wordt toegevoegd, maar alleen aan de voorkant. Het materiaal moet vrijdag het magazijn uit, dus wordt de planperiode vroeger gezet. Na het evenement is het materiaal pas maandagavond terug, maar die dag staat nog niet in de planperiode. Een tweede project dat dinsdagochtend start, krijgt dezelfde apparatuur toegewezen zonder waarschuwing. Terugkomst, uitpakken en keuren horen bij de planperiode, net als het vertrek.

De derde fout is dat alle materiaal in één groep met dezelfde perioden staat. Het geluid gaat een dag eerder weg dan het licht, en de videowand komt een dag later terug omdat die eerst gereinigd moet worden. Met aparte materiaalgroepen heeft elke groep zijn eigen plan- en gebruiksperiode, en daar zit de winst. Je blokkeert het materiaal niet langer dan nodig en je dekt de echte logistiek.

Tot slot gaat het mis bij wijzigingen. Het evenement verschuift een dag, de gebruiksperiode wordt aangepast in de offerte, maar de planperiode van de materiaalgroepen blijft staan. Spreek af wie bij een verschuiving de perioden nalopen, anders klopt de tijdlijn precies op het moment dat je hem het hardst nodig hebt.

• ✓De planperiode blijft gelijk aan de gebruiksperiode door de standaardinstelling
• ✓Marge alleen vooraf, terwijl terugkomst en keuring ook tijd kosten
• ✓Alle materiaal in één groep, zonder eigen perioden per categorie
• ✓Een verschoven evenement waarbij de planperiode niet mee verschuift

Hoe houd je planning, magazijn en crew op dezelfde periodes?

De perioden in Rentman zijn alleen zo goed als de mensen die ze vullen en de mensen die ze lezen. De planner die de offerte maakt, de magazijnmedewerker die pakt en de crew die op locatie staat, werken allemaal met hetzelfde project. Zodra het magazijn weet dat de truck donderdag vertrekt, maar de crew pas vrijdag wordt gevraagd, loopt er ergens iets uit de pas.

Bij Rentman zelf geldt hetzelfde voor crew: de supportdocumentatie beschrijft hoe je functiegroepen aan een periode koppelt, zodat Rentman kan controleren welke crewleden en voertuigen in die periode vrij zijn. Het principe is gelijk aan dat van materiaal. Een periode die niet klopt met de werkelijkheid, geeft een beschikbaarheidscheck die niet klopt.

Het praktische probleem zit daarna in de communicatie. Een aangepaste planperiode of een verschoven laaddag moet de mensen bereiken die ermee moeten werken. Dat gaat vaak via telefoon en losse appjes, en dan mist iemand de wijziging. Backemp koppelt aan Rentman en stuurt crewaanvragen via WhatsApp, vanuit het eigen bedrijfsnummer met je logo en naam. De crew krijgt de aanvraag met de tijden daar waar ze toch al kijken, en de planner ziet in de planning wie heeft bevestigd. Verschuift een tijd daarna, dan geef je dat zelf door.

Voor AV-bedrijven die dit al gebruiken, zoals Klaproos B.V., levert dat 18 uur per week besparing op die voorheen naar bellen, appen en handmatig bijwerken ging. De tijd die vrijkomt, kun je besteden aan wat de planperiode al aangeeft: het goed voorbereiden van de klus zelf.

• ✓Laat planner, magazijn en crew met dezelfde projectperiodes werken
• ✓Koppel crewfuncties aan dezelfde periode als het materiaal
• ✓Verstuur wijzigingen via een kanaal dat de crew echt leest
• ✓Spreek af wie perioden naloopt als een evenement verschuift

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Wat is het verschil tussen planperiode en gebruiksperiode in Rentman?

De planperiode is de tijd dat materiaal niet in je magazijn aanwezig is, inclusief laden, transport, opbouw, afbouw en terugkomst. De gebruiksperiode is de tijd die je aan de klant factureert. Rentman rekent de beschikbaarheid uit op de planperiode, dus een te krappe planperiode toont materiaal als vrij terwijl het nog onderweg is.

Kan ik de planperiode per materiaalgroep apart instellen?

Ja. Een nieuwe materiaalgroep krijgt in Rentman standaard dezelfde perioden als het project, maar je kunt die handmatig aanpassen. Daarmee geef je geluid, licht en video elk hun eigen marge, bijvoorbeeld omdat een onderdeel eerder vertrekt of later terugkomt. Zo blokkeer je materiaal niet langer dan nodig en dek je de echte logistiek per categorie.

Hoe zie ik het verschil tussen plan- en gebruiksperiode in de tijdlijn?

In de materiaaltijdlijn van Rentman staat het gestreepte deel van de balk voor de planperiode en de effen kleur voor de gebruiksperiode. Een balk zonder gestreept deel betekent dat er geen marge rond de klus is gepland. Een rode lijn in de beschikbaarheidstijdlijn geeft een tekort aan, zodat je kunt reserveren of materiaal kunt inhuren.

Hoe krijgt mijn crew wijzigingen in tijden door als de planning verschuift?

Via een kanaal dat de crew toch al dagelijks gebruikt. Backemp koppelt aan Rentman en stuurt crewaanvragen via WhatsApp, vanuit je eigen bedrijfsnummer met je logo en naam. De planner ziet direct wie bevestigd heeft. Wil je dit in een demo zien, plan dan een afspraak in via Calendly.