Hotel, vlucht en vervoer geregeld. Reisschema zonder login.

Advancing is de operationele voorbereiding tussen een bevestigde boeking en het optreden: hotel boeken, reis en vervoer regelen, catering en parkeren afstemmen en het papierwerk rondkrijgen. Bij grotere organisaties is dat vaak een eigen afdeling, los van de bookers die de deal sluiten. In Backemp is het een module bij de boeking, met taken, einddatums, opmerkingen, bijlagen en een reisschema.

Voor festivals, theaters, poppodia en venues: iedereen die artiesten boekt en daarna de reis eromheen moet regelen. Festivals krijgen advancing standaard mee in hun moduleset, samen met artiesten, gastenlijsten, planning, transport en materialen. Werk je met een vaste programmering en losse producties door elkaar, dan zet je de module per organisatie aan of uit.

Je maakt vanuit de boeking een deellink aan en stuurt die naar de artiest of de agent. Wie de link heeft ziet het actuele reisschema, zonder in te loggen. Bij de link zie je hoe vaak het schema bekeken is en wanneer voor het laatst. Wil je hem dichtzetten, dan trek je de link in; wie hem daarna opent krijgt de melding dat het schema niet meer beschikbaar is. Er staat er altijd maar één tegelijk open. Liever een bestand? Hetzelfde schema kan als PDF, of als webpagina die je in een mail plakt.

De bevestigde settijden van de boeking, plus de gegevens die tijdens de voorbereiding zijn ingevuld, gegroepeerd per onderwerp: hotel, vlucht, vervoer op de grond, catering, parkeren en papierwerk. Wijzigingen in de tijden die nog niet met de agent zijn afgestemd blijven eruit, zodat het schema laat zien wat er echt is afgesproken. Taken die je op niet van toepassing hebt gezet, worden overgeslagen.

Elke taak kan een einddatum krijgen. Is die vandaag of morgen, dan kleurt de taak amber op het advancing-dashboard; is de datum voorbij, dan rood. Je kunt het overzicht op urgentie sorteren, zodat het rode werk bovenaan staat. Er gaat op dit moment geen dagelijkse herinneringsmail uit; wat te laat loopt, zie je in het overzicht.

Ja, daar is de module op gebouwd. Advancing heeft een eigen rol naast die van de booker. Wie die rol heeft, ziet de bevestigde boekingen, houdt de taken bij en maakt reisschema's, maar kan de boeking, de deal en de gage niet wijzigen. Let op: die twee rollen staan echt los van elkaar. Een booker krijgt de advancing-rol er niet vanzelf bij. Doet iemand bij jullie allebei, dan geef je hem allebei de rollen. De standaardlijst met taken richt een beheerder in.

De module zit in Backemp en je kunt hem aanzetten, maar hij staat er als preview: we bouwen er actief aan en er kan onderweg nog het een en ander veranderen. Wat er nog niet in zit, hoor je van ons voordat je tekent, niet erna. Het platform eromheen draait wel gewoon bij venues, waaronder A'DAM Toren. We zoeken festivals, theaters en venues die willen meesturen op hoe advancing verdergaat.

De module Advancing kost €29 per maand, bovenop Platform Base van €99 per maand, exclusief btw en maandelijks opzegbaar. De festivalselectie, met planning, locaties, uren, artiesten, advancing, gastenlijsten, transport en materialen samen, komt uit op €291 per maand. Dat is geen apart pakket en geen korting: het is Base plus de losse modules, en je zet ze vrij aan en uit. Pilot-partners die meebouwen spreken we een pilot-tarief mee af.

Nee. Advancing is een module die per organisatie aan of uit staat, en je kunt hem naast je bestaande afspraken laten lopen. Begin bij één boeking: laat de taken aanmaken, vul hotel en reis in, en deel het schema. Bevalt het, dan zet je je eigen standaardlijst op en gaat de rest mee.