Artiest-profiel met agent-koppeling
Per artiest: naam, foto, contact, social media, en de agent als echt contact in je CRM (niet als los tekstveld). Categorieën Band, DJ, Soloartiest, Komiek, Acteur, Spreker en Overig.
Onderdeel van het Backemp-platform: planning, uren, locaties, materialen, transport en rapportage.Bekijk alle modules →
Database voltooid · Boekingsscherm: eerste versie op test · Pilot-partners gezocht·Werkt naast Showbird, GigPlanner of welk ander platform dan ook
Voor wie programmeert i.p.v. eenmalig boekt
Herkenbaar?
Riders elke boeking opnieuw opzoeken: geen versie, geen aanpassing per optreden
Agent-relaties verspreid over e-mailmappen. Wie hoort bij welke band?
Dezelfde acts elke keer 'opnieuw' boeken alsof het de eerste keer is
Geen overzicht over boekingen in concept, aangevraagd of bevestigd in één blik
Hotel-, reis- en materiaalkosten raken kwijt in losse Excel-regels
Showbird vindt nieuwe acts; daarna leeft alle kennis weer in WhatsApp
Wat zit erin · 12 onderdelen
Eigen pool. Eigen kennis. Geen losse Excel.
Genre-systeem per categorie
Genres die kloppen bij de categorie: een dj-genre is anders dan een bandgenre. Bij komieken, acteurs en sprekers vraagt Backemp geen genre. Filterbaar in lijsten en zoekvragen.
Standaardtarief + valuta
Per artiest een standaardtarief in EUR (of andere valuta). Per boeking aan te passen voor specifieke afspraken.
Standaardrider, per boeking aan te passen
Standaard technische rider per artiest. Per boeking aan te vullen of te overschrijven als momentopname: latere wijzigingen aan de standaard raken oudere boekingen niet.
Boekingsstatus in één overzicht
Van concept naar aangevraagd, bevestigd, afgewezen of geannuleerd. Eén blik op alle boekingen van het kwartaal: hoeveel staan vast, hoeveel wachten, hoeveel zijn gevallen.
Soorten deals
All-in (alles inbegrepen) · Fee + hospitality (gage + verzorging) · Fee + travel (gage + reis) · Fee only (alleen gage) · Anders. Maakt het projectbudget transparant: geen verrassingen op de factuur.
Kosten bijhouden per boeking
Hotel, Travel (reis), Flight (vlucht), Catering en Equipment (materiaal): netjes vastgelegd per soort, met bedrag en valuta. Telt direct mee in het projectbudget.
Werken met meerdere podia
Per boeking het podium kiezen voor festivals of locaties met meerdere podia. De boeking weet bij welk podium hij hoort.
Rechten per medewerker
Je bepaalt per medewerker wat hij ziet en mag: alleen inzien, ook wijzigen, of boekingen maken en beheren. De programmeur mag boeken, een junior kijkt alleen mee.
Pers- en promomateriaal op het profiel
Pers- en promomateriaal per artiest uploaden, direct op het profiel. De omschrijving van de artiest is nu ook zichtbaar in het profieloverzicht: context in één blik, zonder door te klikken.
Snel een act aanmaken
Staat een act nog niet in je pool? Je maakt 'm direct aan tijdens het boeken, met bevestiging, zonder te stoppen of opnieuw te beginnen.
Maand-export van artiesten
Exporteer de artiesten van een maand via een snelkoppeling in de zijbalk van het dashboard. Een overzicht voor rapportage of overdracht, in één klik.
Programmeren
Het boekersdashboard, ingericht op de maand die je draait.
Het boekersoverzicht is de vaste werkplek voor programmering: je events per maand, met de slots die geboekt, open of urgent zijn. Daar kwam dit bij.
- Kolommen naast de bestaande weergaveJe bekijkt het dashboard ook in kolommen, als eigen weergave naast de weergave die er al was. Je kiest zelf welke indeling bij jouw manier van werken past.
- Voorbije dagen klap je dichtVoorbije dagen klap je per maand dicht. Je scherm gaat daarmee over het programma dat nog komt, niet over wat al geweest is.
- Maandlabel opent een maandkiezerKlik op de maand boven het overzicht en je kiest direct een andere maand. Geen geklik van maand naar maand om bij het najaar uit te komen.
- Van boeking direct naar projectStaat de boeking, dan maak je het bijbehorende project vanuit die boeking aan. Zonder tussendoor naar een ander scherm te schakelen.
Na de boeking
De boeking staat. Dan begint het regelen.
Advancing is de voorbereiding tussen een bevestigde boeking en de showdag. Je regelt het vanuit de boeking zelf.
- Hotel, reis en vervoerWat rond een optreden geregeld moet worden, hangt aan de boeking.
- Vluchtgegevens als echte veldenMaatschappij, vluchtnummer, luchthavens en tijden zijn eigen velden.
- Retourvlucht in dezelfde taakDe terugreis staat in dezelfde taak als de heenreis.
Advancing staat in de app op preview: je zet hem per klant aan en we bouwen er nog aan.
Alles over advancing →
Techniek
De rider op één plek, leesbaar voor wie hem nodig heeft.
De technische eisen komen niet meer uit een mailwisseling. Ze staan bij de artiest en zijn te lezen op het project.
- Eén rider, eigen bewerkschermDe rider staat op één plek, met een scherm om hem bij te werken.
- Leesbaar op de projectpaginaOp het project staat dezelfde rider in leesweergave: kanalen, monitormixen, licht, podium en backline.
- Zonder de financiële veldenGage en tarief blijven uit die leesweergave.
Aan de deur
Gastenlijsten, van uitnodiging tot binnen.
Uitnodigen, bevestigen en inchecken gebeurt in Backemp.
- Gastenlijst met rollen en rechtenEen lijst per project, met rollen en rechten erop.
- Deels inchecken aan de deurKomt een groep in delen binnen, dan check je in wat er staat.
- RSVP-uitnodigingen per e-mailGasten bevestigen of zeggen af, met het aantal personen.
Guestlist en RSVP staat in de app op preview: je zet de module per klant aan en we bouwen er nog aan.
Handleiding: gastenlijst aan de deur →Naast Showbird, niet in plaats van
Showbird vindt nieuwe acts. Backemp managet je eigen pool.
Showbird is een marktplaats met duizenden acts in Nederland en België; je vindt er snel iets voor een eenmalige boeking. Maar zodra dezelfde DJ vaste prik wordt op zaterdagavond, wil je niet elke keer opnieuw zoeken. Dan heb je een eigen database nodig die past op hoe jouw venue werkt.
De combinatie: Showbird voor nieuwe acts vinden, Backemp voor wat je daarna met die acts doet, over honderd boekingen heen.
Lees: Showbird + eigen database, zo combineer je beide →Praktische werkwijze
- 01Eigen database eerst: voor wat je al kent en eerder boekte
- 02Showbird voor uitbreiding: nieuwe acts, niche-categorieën
- 03Importeer Showbird-vondsten direct na boeking
- 04Vanaf tweede boeking: direct via je eigen database
- 05Periodiek nalopen: wie blijft in de pool, wie eruit
Roadmap · 6 fases
De Artiesten-suite groeit door. Pilot-partners eerst.
Database en de import van historische data staan. De volgende fasen bouwen het boeken uit naar volledige programmering. Pilot-partners krijgen voorrang en pilot-tarief.
Boekingsscherm · eerste versie op test
Nieuw scherm om te boeken. De eerste versie staat live op test: direct een artiest aanmaken tijdens het boeken; de rest is volop in ontwikkeling. Pilot-partners eerst.
Agenda-koppeling · volgende fase
Beschikbaarheid van artiesten live op een gedeelde agenda, voor programmeurs die over kwartalen plannen.
E-mailcommunicatie · gepland
Automatische bevestigingen naar artiest + agent. Standaardteksten per status (aanvraag versturen, bevestiging sturen).
Koppeling met showcijfers · gepland
Ticket- en bezoekcijfers per boeking. Welke shows verkochten goed en welke niet, terug naar de programmering.
Beschikbaarheid automatisch ophalen · verder vooruit
Optie die de agenda's van artiesten uitleest en de beschikbaarheid alvast invult.
Artiestenportaal · verder vooruit
Portaal waarin artiesten zelf alleen kunnen inzien: bekijk je eigen boekingen, riders en kostenoverzicht.
Pilot-partner worden voor het boekingsscherm?
Het boekingsscherm is volop in ontwikkeling. De eerste versie staat al op test. Pilot-partners betalen pilot-tarief en sturen mee op de invulling.
Vragen over de Artiesten-suite
Concurreren jullie met Showbird?
Nee. Showbird is een marktplaats: een zoekmachine voor nieuwe acts. De Artiesten-suite van Backemp is een tool voor venues: je beheert je eigen artiestenpool, riders, agents en financiën. Complementair: Showbird om nieuwe acts te vinden, Backemp voor wat je daarna met die acts doet, over honderd boekingen heen.
Hoe verschilt dit van agency-tools als GigPlanner, Artistu of BookYou?
Die zijn gebouwd voor artiestenbureaus die acts vertegenwoordigen: de tool helpt het bureau om aan venues te verkopen. Backemp is de tegenhanger: gebouwd voor venues die acts inkopen: de tool helpt de venue om zijn pool te managen. Andere optiek, andere structuur (geen marketing-pagina per artiest, wel rider + financiële historie per artiest).
Wat gebeurt er nadat een boeking bevestigd is?
Dan begint het regelen. Advancing is de voorbereiding tussen een bevestigde boeking en de showdag: hotel, reis en vervoer horen bij de boeking zelf, niet in een los document ernaast. De vlucht staat daarbij als echte velden op de taak, met maatschappij, vluchtnummer, luchthavens en tijden, en de retourvlucht hoort bij dezelfde taak als de heenreis. Advancing staat in de app op preview: je zet hem per klant aan en we bouwen er nog aan.
Waar staat de technische rider?
Op één plek, bij de artiest, met een eigen scherm om hem bij te werken. Op de projectpagina staat diezelfde rider in leesweergave: kanalen, monitormixen, licht, podium en backline. De financiële velden blijven uit die weergave, zodat techniek en operatie lezen wat ze nodig hebben zonder dat gage en tarief meekijken.
Wat als ik geen historische bookings-data heb?
Geen probleem. Begin met je eerste paar boekingen in het systeem: de database vult zichzelf in een paar weken. Heb je wel historische data in Excel of een ander systeem, dan importeer je die via een CSV-bestand, en dat mag je veilig opnieuw draaien zonder dubbele regels.
Kan ik de Artiesten-suite los aan- of uitzetten?
Ja. Elke venue heeft in Backemp zijn eigen afgeschermde omgeving, en de Artiesten-suite zet je daarin per venue aan of uit. Heb je 'm niet nodig (geen live-muziekprogramma), dan betaal je er ook niet voor.
Wat is de status van de Artiesten-suite?
De artiestendatabase en de import van historische data zijn klaar en in productie. Het profiel is recent uitgebreid met het uploaden van pers- en promomateriaal, een omschrijving in het profieloverzicht en een maand-export van artiesten. Het boekersoverzicht is de vaste werkplek voor programmering en kreeg er een kolomweergave, een maandkiezer en het dichtklappen van voorbije dagen bij. De eerste manier van boeken (direct een artiest aanmaken tijdens het boeken) staat live op onze testomgeving; het bredere boekingsscherm is nog volop in ontwikkeling. Advancing en de gastenlijst horen bij hetzelfde onderdeel en staan in de app op preview. Het Backemp-platform draait al bij meerdere venues, waaronder A'DAM Toren; voor het boekingsscherm zoeken we actief pilot-partners die mee willen sturen op de invulling.
Wat kost de Artiesten-suite?
Platform Base kost €99 per maand en daarop zet je de module Artiesten aan voor €29 extra. Voor pilot-partners van het nieuwe boeken (boekingsscherm, agenda, e-mail) geldt een apart pilot-tarief, dat spreken we per venue af. De volledige prijslijst staat op backemp.com/prijzen.
Klaar om je artiestenpool te structureren?
In 30 minuten kijken we samen naar jullie programmering en wat de Artiesten-suite voor jullie venue oplevert.