Crewbriefing op locatie, technici lopen het draaiboek van de dag door
Module · Evenementenorder & documenten · Preview

Het draaiboek komt er al uit. De evenementenorder ligt er in eerste versie.

Van elk project haal je vandaag een draaiboek als PDF op: de projectgegevens, het programma met tijden, de techniek die je hebt ingevuld en de contactpersonen, op één pagina. Daarnaast is er een eerste versie van de evenementenorder voor je klant, met je bedrijfsnaam en je eigen kleur erop. Het contract en het settlement-rapport na afloop zijn er nog niet. Die bouwen we met de bedrijven die meedoen.

Praat mee als pilot-partner →Bekijk alle modules
Eerlijk over de status: het draaiboek en de line-up draaien, van de evenementenorder ligt er een eerste versie, het contract en het settlement-rapport nog niet. Wat vandaag draait staat op de modulepagina.Bekijk alle modules →

Voor wie het draaiboek nog in Word bijhoudt

Herkenbaar?

Het draaiboek staat in Word, de planning in Backemp en de tijden in een app
Op de vloer werkt iemand met de versie van vorige week
Elke wijziging betekent opnieuw exporteren, opnieuw mailen, opnieuw uitprinten
Na afloop moet je uit vier bronnen bij elkaar zoeken wat het event heeft gekost

Wat er is en wat er komt

Het document van de dag staat er. Het papierwerk eromheen groeit mee.

Draaiboek per project als PDF (gebouwd)

Vanaf de projectpagina download je de onepager. Daarop staan de projectgegevens (status, datum, type, aantal personen, locaties en omschrijving), het draaiboek met de tijden, de techniekblokken die je hebt ingevuld en de contactpersonen. Heeft een project nog geen programma, dan staat dat er ook gewoon zo op.

Altijd de versie van nu (gebouwd)

Het document wordt op het moment van downloaden opgebouwd uit je project. Je onderhoudt dus geen tweede versie in Word. Wijzigingen die nog niet zijn bevestigd blijven eruit, zodat het document de afgesproken stand laat zien.

Line-up als platte tekst (gebouwd)

De line-up van een project of van een hele maand haal je als tekstbestand op, klaar om in je grafisch materiaal of je socialpost te plakken. Zonder overtikken.

Itinerary en deurlijst (preview)

Werk je met artiesten of gastenlijsten, dan rolt er per boeking een itinerary-PDF uit en per gastenlijst een deurlijst op papier. Beide modules staan in de app op preview: je zet ze zelf aan.

Evenementenorder (eerste versie)

Naast het interne draaiboek is er nu een evenementenorder voor je klant, met je bedrijfsnaam en je huisstijlkleur erop. Die vult de klant en contactpersoon, het evenement (type, aantal gasten, start, eind en locatie) en het programma met tijden automatisch uit je project. De blokken voor catering, techniek, leveranciers, personeel, prijzen, betaling en annulering komen er als lege kopjes op, zodat het vel compleet is om zelf in te vullen. Het contract vanuit hetzelfde project komt daarna.

Settlement na afloop (nog niet gebouwd)

Het plan is een afrekening per event: wat is er begroot, wat is er werkelijk geworden, wat gaat er naar wie. Dat bouwen we bovenop de cijfers die er al zijn, maar het document zelf is er nog niet.

Vragen over draaiboeken en evenementenorders

Wat je vooraf wilt weten.

Kan ik vandaag een draaiboek uit Backemp halen?

›

Ja. Vanaf de projectpagina download je de onepager als PDF. In de app heet dat document letterlijk de onepager of het draaiboek. Het wordt op dat moment opgebouwd uit je project, dus je krijgt de stand van nu.

Wat staat er op dat draaiboek?

›

Vier onderdelen. De projectgegevens: status, datum, type, aantal personen, locaties en omschrijving. Het draaiboek zelf: het programma op volgorde van tijd. De techniek: de blokken voor techniek, audio, licht, video en SFX die je hebt ingevuld. En de contacten: de opdrachtgever en de contactpersoon op locatie.

Kan ik het draaiboek in mijn eigen huisstijl opmaken?

›

Het draaiboek heeft één vaste opmaak en is bedoeld voor je eigen team. De evenementenorder, die je wél aan je klant geeft, neemt je bedrijfsnaam en je huisstijlkleur over. Een eigen logo of een eigen sjabloon zit er nog niet in, en dat is precies waar we pilot-partners voor zoeken.

Maakt Backemp al een evenementenorder of een contract?

›

Een evenementenorder wel, in eerste versie: klant, evenement en programma worden gevuld uit je project, de rest van de blokken komt er als lege kopjes op. Een contract nog niet. We zetten dat hier zo duidelijk neer omdat je anders aan tafel komt met een verwachting die de software nog niet waarmaakt.

Krijg ik een settlement-rapport na afloop van een event?

›

Nog niet als document. Wat er wel is, zijn de cijfers eronder: omzet per periode en per project, bezetting en marge, gerekend over je eigen projecten, diensten en uren. Die rapportages staan in de app op preview en je zet ze zelf aan.

Wat houdt het in om pilot-partner te worden?

›

Je legt je eigen evenementenorder en je settlement naast de onze, je bepaalt mee welke velden erop horen en in welke volgorde, en je krijgt voorrang zodra het er is. Wij bouwen dan tegen jouw echte papierwerk aan in plaats van tegen een aanname.

Kost het draaiboek een aparte module?

›

Nee. Het draaiboek hoort bij de projectkern, dus het zit in Platform Base van €99 per maand, inclusief drie power users. Voor de evenementenorder en het settlement is er nog geen prijs, want die zijn er nog niet. Bedragen zijn exclusief btw en maandelijks opzegbaar.

Bepaal mee hoe je evenementenorder eruitziet.

We zoeken bedrijven die hun eigen evenementenorder en settlement met ons doorlopen. De eerste versie ligt er; jouw papierwerk bepaalt welke velden er nog bij horen.

Praat mee als pilot-partner →Bekijk alle modules →

Meer over Backemp