Crewbriefing op locatie, technici lopen het draaiboek van de dag door
Module · Evenementenorder & settlement · Deels gebouwd

Het draaiboek komt er al uit. De evenementenorder bouwen we nu.

Van elk project haal je vandaag een draaiboek als PDF op: de projectgegevens, het programma met tijden, de techniek die je hebt ingevuld en de contactpersonen, op één pagina. Wat er nog niet is, is de papierwinkel eromheen: de evenementenorder voor je klant, het contract en het settlement-rapport na afloop. Die staan op de roadmap en we bouwen ze met de bedrijven die meedoen.

Praat mee als pilot-partner →Bekijk alle modules
Eerlijk over de status: het draaiboek en de line-up zijn gebouwd, de evenementenorder en het settlement-rapport nog niet. Wat vandaag draait staat op de modulepagina.Bekijk alle modules →

Voor wie het draaiboek nog in Word bijhoudt

Herkenbaar?

Het draaiboek staat in Word, de planning in Backemp en de tijden in een app
Op de vloer werkt iemand met de versie van vorige week
Elke wijziging betekent opnieuw exporteren, opnieuw mailen, opnieuw uitprinten
Na afloop moet je uit vier bronnen bij elkaar zoeken wat het event heeft gekost

Wat er is en wat er komt

Het document van de dag staat er. Het papierwerk eromheen bouwen we.

Draaiboek per project als PDF (gebouwd)

Vanaf de projectpagina download je de onepager. Daarop staan de projectgegevens (status, datum, type, aantal personen, locaties en omschrijving), het draaiboek met de tijden, de techniekblokken die je hebt ingevuld en de contactpersonen. Heeft een project nog geen programma, dan staat dat er ook gewoon zo op.

Altijd de versie van nu (gebouwd)

Het document wordt op het moment van downloaden opgebouwd uit je project. Je onderhoudt dus geen tweede versie in Word. Wijzigingen die nog niet zijn bevestigd blijven eruit, zodat het document de afgesproken stand laat zien.

Line-up als platte tekst (gebouwd)

De line-up van een project of van een hele maand haal je als tekstbestand op, klaar om in je grafisch materiaal of je socialpost te plakken. Zonder overtikken.

Itinerary en deurlijst (preview)

Werk je met artiesten of gastenlijsten, dan rolt er per boeking een itinerary-PDF uit en per gastenlijst een deurlijst op papier. Beide modules staan in de app op preview: je zet ze zelf aan.

Evenementenorder en contract (op de roadmap)

Het plan is een evenementenorder en een contract die je vanuit hetzelfde project genereert, in je eigen sjabloon en je eigen huisstijl. Dat bestaat vandaag nog niet: er is één vaste opmaak en die is voor intern gebruik.

Settlement na afloop (op de roadmap)

Het plan is een afrekening per event: wat is er begroot, wat is er werkelijk geworden, wat gaat er naar wie. Dat bouwen we bovenop de cijfers die er al zijn, maar het document zelf is er nog niet.

Vragen over draaiboeken en evenementenorders

Wat je vooraf wilt weten.

Kan ik vandaag een draaiboek uit Backemp halen?

Ja. Vanaf de projectpagina download je de onepager als PDF. In de app heet dat document letterlijk de onepager of het draaiboek. Het wordt op dat moment opgebouwd uit je project, dus je krijgt de stand van nu.

Wat staat er op dat draaiboek?

Vier onderdelen. De projectgegevens: status, datum, type, aantal personen, locaties en omschrijving. Het draaiboek zelf: het programma op volgorde van tijd. De techniek: de blokken voor techniek, audio, licht, video en SFX die je hebt ingevuld. En de contacten: de opdrachtgever en de contactpersoon op locatie.

Kan ik het draaiboek in mijn eigen huisstijl opmaken?

Nee, nog niet. Er is vandaag één vaste opmaak en die is bedoeld voor je eigen team, niet voor je klant. Documenten uit je eigen sjabloon staan op de roadmap, en dat is precies waar we pilot-partners voor zoeken.

Maakt Backemp al een evenementenorder of een contract?

Nee. Die zijn niet gebouwd. We zetten dat hier zo duidelijk neer omdat je anders aan tafel komt met een verwachting die de software nog niet waarmaakt. Wat er wel is, is het draaiboek per project en de line-up als tekstbestand.

Krijg ik een settlement-rapport na afloop van een event?

Nog niet als document. Wat er wel is, zijn de cijfers eronder: omzet per periode en per project, bezetting en marge, gerekend over je eigen projecten, diensten en uren. Die rapportages staan in de app op preview en je zet ze zelf aan.

Wat houdt het in om pilot-partner te worden?

Je legt je eigen evenementenorder en je settlement naast de onze, je bepaalt mee welke velden erop horen en in welke volgorde, en je krijgt voorrang zodra het er is. Wij bouwen dan tegen jouw echte papierwerk aan in plaats van tegen een aanname.

Kost het draaiboek een aparte module?

Nee. Het draaiboek hoort bij de projectkern, dus het zit in Platform Base van €99 per maand, inclusief drie power users. Voor de evenementenorder en het settlement is er nog geen prijs, want die zijn er nog niet. Bedragen zijn exclusief btw en maandelijks opzegbaar.

Bepaal mee hoe je evenementenorder eruitziet.

We zoeken bedrijven die hun eigen evenementenorder en settlement met ons doorlopen, zodat wat we bouwen aansluit op het papierwerk dat je nu al maakt.

Praat mee als pilot-partner →Bekijk alle modules →

Meer over Backemp