KPI-dashboard AV-bedrijf: de vijf cijfers voor elke week

Welke vijf cijfers moet een AV-bedrijf elke week bekijken?

Een dashboard wordt pas bruikbaar als je het kunt lezen in de tijd die een koffie kost. Daarom werkt een korte lijst beter dan veertig tegels. Voor een AV-verhuurder met eigen crew en eigen materiaal zijn vijf vragen genoeg om de week te sturen: hoeveel van het materiaal staat verhuurd, hoeveel diensten voor de komende weken zijn nog niet bevestigd, welke projecten starten in de komende weken zonder volledige bezetting, hoeveel transportritten staan er per dag en waar overlappen die, en hoeveel uur gaat er op aan werk dat een systeem ook had kunnen doen.

Het zijn bewust cijfers die je vooruit laten kijken. Een omzetrapportage vertelt wat er is gebeurd en komt te laat om nog iets aan te passen. Een lijst met onbevestigde diensten voor volgende week laat je op dinsdag nog iemand bellen. Daar zit het verschil tussen rapporteren en sturen.

Het is ook verstandig om elk cijfer één eigenaar te geven. De planner kijkt naar de bezetting van crew, de magazijnchef naar het materiaal, de transportplanner naar de ritten. De eigenaar van het bedrijf kijkt naar alle vijf, maar grijpt alleen in als een cijfer buiten zijn grens valt. Zo blijft het dashboard een hulpmiddel en wordt het geen extra vergaderpunt.

• ✓Materiaalbezetting: hoeveel van je materiaal staat de komende weken verhuurd
• ✓Onbevestigde diensten: welke crewdiensten wachten nog op een antwoord
• ✓Projecten met een gat in de bezetting vlak voor de start
• ✓Transport: ritten per dag en overlap tussen chauffeurs en voertuigen
• ✓Handmatige uren: tijd die naar overtypen en nabellen gaat

Hoe meet je de bezettingsgraad van je materiaal?

Voor verhuurbedrijven is tijdsbezetting de gangbare maat. TARGIT, een leverancier van analysesoftware, beschrijft in een artikel over kengetallen voor de verhuurbranche time utilization als dagen verhuurd gedeeld door dagen beschikbaar. Die rekensom is eenvoudig genoeg om zonder specialist uit te voeren, en dat is precies de kracht ervan. Je kunt hem per product, per categorie of voor het hele magazijn nemen.

TARGIT adviseert daarbij om een melding in te stellen zodra de bezetting onder een zelf gekozen percentage zakt, zodat je ziet welk materiaal te weinig oplevert. Het getal bepaal je zelf, want een lichtset die in het festivalseizoen uitverkocht is, mag in januari best stilstaan. Kijk daarom niet naar één weekcijfer, maar naar het verloop over meerdere periodes en naar de producten die steeds onderaan staan.

Een kanttekening hoort erbij. Dagen beschikbaar is niet altijd de volledige kalender. Staat een set in onderhoud of wacht hij op een keuring, dan telt hij niet mee als beschikbaar, of je rekent een te lage bezetting uit voor materiaal dat niet kon worden verhuurd. Leg dus vast wat je meetelt voordat je de eerste grafiek bouwt. Dat voorkomt de discussie waarbij twee collega's twee verschillende percentages noemen voor hetzelfde product.

• ✓Bezetting is dagen verhuurd gedeeld door dagen beschikbaar (TARGIT)
• ✓Stel een eigen drempel in en bekijk het verloop, niet één week
• ✓Tel materiaal in onderhoud of keuring niet mee als beschikbaar
• ✓Leg de berekening vast zodat iedereen hetzelfde getal ziet

Hoe zie je onbevestigde diensten voordat het een probleem wordt?

Bij crewplanning is het gevaarlijkste cijfer het aantal diensten dat nog open staat terwijl de klus dichterbij komt. Een freelancer die niet reageert, geeft geen signaal. De dienst blijft gewoon op Onbevestigd staan, en dat valt pas op als iemand de planning doorloopt. Op een drukke week gebeurt dat te laat.

Plan je één dienst in voor een freelancer met een telefoonnummer, dan stuurt Backemp een WhatsApp-bericht vanuit het eigen WhatsApp Business-nummer van je bedrijf, met project, datum, begin- en eindtijd en twee knoppen: Ja, ik kan wel en Nee, ik kan niet. Eén tik zet de dienst op Bevestigd of Geweigerd. Er is geen wachttijd of automatische doorschuiving: wie niet reageert, laat de dienst op Onbevestigd staan. Juist daarom is een telling van die open diensten, gesorteerd op startdatum, zo waardevol.

Lees het cijfer dus in twee delen: hoeveel diensten staan open, en hoeveel daarvan starten binnen een week. Het eerste getal is ruis, het tweede vraagt om actie. Een planner die dinsdag ziet dat drie diensten voor zaterdag nog open staan, belt iemand en zoekt een invaller, met nog genoeg tijd om dat rustig te doen. Een week later is hetzelfde probleem een noodgreep.

• ✓Tel open diensten apart voor de komende zeven dagen
• ✓Sorteer op startdatum, niet op project
• ✓Een geweigerde dienst vraagt direct om een vervanger
• ✓Zonder reactie blijft de dienst op Onbevestigd staan, dus kijk er zelf naar

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Wat zet je op een scherm in het magazijn of op kantoor?

Niet alle cijfers horen op hetzelfde scherm. Wat de magazijnploeg nodig heeft, is dagelijks en praktisch: welke projecten vandaag uitgaan, welke trucks wanneer komen en wat nog klaar moet. De eigenaar wil trends zien, de planner wil gaten zien. Dat zijn drie verschillende schermen met dezelfde bron eronder.

Backemp koppelt aan Rentman en zet planning op live dashboards. Bij A'DAM Tower draaien vijf live dashboards. Een goed uitgangspunt voor elk AV-bedrijf: laat elke groep alleen zien wat bij zijn werk hoort. Een magazijnscherm met omzetcijfers wordt genegeerd, en een kantoorscherm met laadlijsten ook.

Klaproos B.V. bespaart 18 uur per week aan handmatig plan- en afstemwerk, tijd die eerst verdween in overtypen en navragen. Dat is ook het vijfde cijfer uit de lijst: tel een paar weken bij waar je planners hun uren aan kwijt zijn, en je weet wat een scherm dat de vragen vooraf beantwoordt, per week oplevert.

• ✓Magazijn: wat gaat vandaag uit en wat komt terug
• ✓Planner: open diensten en projecten met een bezettingsgat
• ✓Eigenaar: bezetting over meerdere weken en het verloop
• ✓Eén bron onder alle schermen, zodat de cijfers kloppen

Hoe voorkom je dat het dashboard een bron van discussie wordt?

Dashboards mislukken zelden door techniek. Ze mislukken doordat twee mensen hetzelfde woord anders gebruiken. TARGIT en Infor, twee leveranciers van analysesoftware voor de verhuurbranche, geven het begrip rental rate zelfs een andere betekenis: TARGIT deelt de verhuuromzet door het aantal contracten, Infor gebruikt het voor de procentuele verandering van tarieven per periode. Als twee grote partijen het al niet eens zijn, geldt dat zeker voor twee collega's in een AV-bedrijf.

Leg daarom per cijfer vier dingen vast: de definitie, de bron, de eigenaar en de grens waarop iemand moet handelen. Een A4 met vijf regels is genoeg. Bespreek de cijfers in een vast moment van tien minuten, bijvoorbeeld maandagochtend, en schrap een cijfer dat drie keer achter elkaar geen beslissing opleverde.

Begin klein. Neem de vijf cijfers uit dit artikel, laat ze een maand lopen en kijk welke daadwerkelijk iets veranderden aan je planning. Pas dan voeg je iets toe. Een dashboard dat elke week één keer leidt tot een telefoontje of een andere keuze, is meer waard dan een scherm dat vol staat met grafieken waar niemand naar kijkt.

• ✓Leg per cijfer definitie, bron, eigenaar en grenswaarde vast
• ✓Houd een vast moment van tien minuten per week
• ✓Schrap cijfers die niets veranderen aan je beslissingen
• ✓Voeg pas iets toe na een maand proefdraaien

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Welke KPI's zijn het belangrijkst voor een AV-verhuurbedrijf?

Begin met vijf: de bezetting van je materiaal, het aantal onbevestigde diensten voor de komende week, projecten met een gat in de crewbezetting, transport per dag en de uren die je planners aan handwerk kwijt zijn. Het zijn cijfers die vooruit kijken, zodat je nog kunt ingrijpen. Omzet en marge blijven belangrijk, maar die vertellen wat er al gebeurd is.

Hoe bereken je de bezettingsgraad van AV-materiaal?

TARGIT beschrijft time utilization als dagen verhuurd gedeeld door dagen beschikbaar. Leg zelf vast wat je als beschikbaar telt: materiaal in onderhoud of keuring hoort daar niet bij. Bekijk het resultaat per product of categorie en over meerdere periodes, want een seizoenspiek geeft een ander beeld dan een rustige maand.

Hoe zie ik welke freelancers een dienst nog niet bevestigd hebben?

Een dienst die niemand heeft beantwoord, blijft op Onbevestigd staan in Backemp. Er is geen automatische doorschuiving, dus de planner moet zelf kijken. Maak een lijst van open diensten, gesorteerd op startdatum, en kijk vooral naar de diensten die binnen een week beginnen. Die vragen om een telefoontje of een invaller.

Hoeveel tijd kost het opzetten van een dashboard voor mijn AV-bedrijf?

Begin met het vastleggen van de definities en wie welk cijfer beheert, en bouw daarna pas het scherm. Backemp koppelt aan Rentman en zet de planning op live dashboards, zodat je niet zelf gegevens hoeft over te typen. Wil je zien hoe dat eruitziet, plan dan een demo via Calendly.