Rentman optie of bevestigd: zo houd je materiaal vast

Wat is het verschil tussen een optie en een bevestigd project in Rentman?

In Rentman heeft elk project een status die aangeeft in welke fase het zit. Volgens het helpcentrum van Rentman loopt dat van aanvraag en concept via optie en bevestigd tot en met voorbereid en op locatie, en is geannuleerd een status die je zelf kiest. De status doet meer dan een label plakken: hij bepaalt of materiaal voor het project vanzelf wordt gereserveerd.

De regel uit het helpcentrum is helder. Staat een project op optie (in de Engelstalige help heet dat Pending), dan reserveert Rentman het materiaal niet automatisch. Zet je het project op bevestigd, dan reserveert Rentman automatisch het materiaal dat beschikbaar is. Je kunt die reserveringen daarna nog aanpassen.

Voor een planner heeft dat een gevolg dat je makkelijk over het hoofd ziet. Een optie voelt voor de klant als een toezegging, voor het systeem is het nog niets. Een collega die voor een ander project materiaal zoekt, ziet die set dus gewoon als vrij, tenzij iemand hem handmatig heeft vastgezet. Wie opties alleen in zijn hoofd of in de mailbox bijhoudt, belooft dezelfde set aan meerdere klanten zonder dat iemand dat in de planning ziet.

Het verschil tussen optie en bevestigd is daarmee vooral een afspraak over wie wat zeker weet. Dat leg je liever vast dan dat je erop vertrouwt dat iedereen het onthoudt.

• ✓Een optie reserveert in Rentman geen materiaal, een bevestiging doet dat wel
• ✓De status van het project stuurt de automatische reservering aan
• ✓Een set die alleen mondeling is toegezegd, staat voor collega's gewoon vrij
• ✓Na bevestigen kun je de gemaakte reserveringen nog aanpassen

Wanneer reserveer je materiaal handmatig bij een optie?

Rentman laat je ook bij een optie materiaal reserveren, maar dan met de hand. Het helpcentrum beschrijft dat je in het tabblad Materiaal van het project op de knop om materiaal te reserveren klikt. Je kunt ook de materiaaltijdlijn openen, het project dubbelklikken en het aantal aanpassen.

Dat handmatig vasthouden is niet voor elke optie nodig, anders is elke vage aanvraag een blokkade voor je voorraad. Een bruikbare vuistregel is dat je reserveert als twee dingen tegelijk waar zijn: de klant heeft de datum echt vastgehouden en het materiaal is schaars. Een standaard microfoonset waar je ruim voldoende van hebt, hoef je niet vast te zetten. Een speciale ledwand of de enige grote mengtafel wel.

Bedenk ook wat je met een reservering doet als de optie vervalt. Een handmatige reservering blijft staan tot iemand hem opruimt. Als niemand daar eigenaar van is, bouw je langzaam een voorraad op die op papier bezet is en in werkelijkheid vrij in het magazijn staat. Dat is het spiegelbeeld van de dubbele boeking, en voor een klant die om die set vraagt net zo vervelend: je zegt nee tegen een klus die je prima had kunnen doen.

Koppel een reservering dus aan een vervaldatum die je zelf afspreekt met de klant, en maak iemand verantwoordelijk voor het opruimen daarvan.

Wat gebeurt er als twee projecten hetzelfde materiaal willen?

Zodra twee projecten dezelfde set nodig hebben en er is er maar één, ontstaat een tekort. Rentman geeft in het helpcentrum aan dat reserveringen bepalen wie voorrang krijgt: door materiaal te reserveren geef je project A voorrang boven project B als ze allebei een tekort hebben aan hetzelfde item.

Daar zit de echte kracht van de reserveringen, en ook het risico. Wie als eerste handmatig reserveert, houdt de set. Als dat een optie is die nog nergens op rust, kan een project dat al bevestigd is, ineens met een tekort zitten. Het omgekeerde gebeurt net zo goed: een klant die vandaag bevestigt, vindt zijn materiaal gereserveerd voor een optie van een collega.

Daarom helpt een vaste volgorde van afwegen. Een bevestigd project gaat voor een optie. Tussen twee opties telt de datum waarop de klant ze heeft laten vastzetten, en bij gelijke stand beslist de planner met de verkoper erbij. Dat is geen ingewikkeld protocol, het is een zin in je werkafspraken die niemand ter plekke hoeft te verzinnen.

Bij een tekort heb je meestal ook een uitweg nodig. Het helpt als je op dat moment al weet of je kunt bijhuren bij een vaste partner of een alternatief model kunt voorstellen. Een tekort dat je op maandag ziet, is een telefoontje. Hetzelfde tekort op vrijdagmiddag in het magazijn is een crisis.

• ✓Reserveren geeft het ene project voorrang boven het andere bij een tekort
• ✓Een bevestigd project gaat voor een optie, tenzij je anders afspreekt
• ✓Tussen twee opties telt wie de datum het eerst liet vastzetten
• ✓Weet vooraf of je kunt bijhuren voordat het tekort acuut wordt

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Hoe voorkom je dat crew vastzit aan een optie die niet doorgaat?

Materiaal kun je terugzetten in het magazijn, crew niet. Een freelancer die je voor zaterdag hebt gevraagd, houdt die dag vrij en zegt andere klussen af. Gaat de optie niet door en hoor je het te laat, dan heb je iemand een dag inkomsten laten missen. Dat onthoudt een goede technicus.

De eenvoudigste regel is dat je crew pas uitnodigt als de datum zeker genoeg is. Voor een optie bel je hooguit een of twee sleutelfiguren die je echt nodig hebt, met de duidelijke boodschap dat het nog een optie is. De rest wacht tot de klant bevestigt.

In Backemp ziet dat er zo uit. Zodra een planner iemand inplant en er een telefoonnummer bekend is, krijgt die persoon een WhatsApp met project, datum, begin- en eindtijd en twee knoppen: Ja, ik kan wel en Nee, ik kan niet. Eén tik zet de dienst op Bevestigd of Geweigerd. Reageert iemand niet, dan blijft de dienst op Onbevestigd staan, en er gaat geen herinnering uit. Dat betekent dat je de planactie bewust moet timen: een uitnodiging voor een klus die nog een optie is, wekt bij de freelancer de indruk dat het vaststaat.

Plan dus eerst de zekerheid en dan pas de vraag aan de crew. Staat de klus nog op optie, bel dan zelf de vaste krachten en zet de dienst in Rentman pas door wanneer de bevestiging er is.

Hoe maak je opties zichtbaar voor het hele team?

Het probleem met opties is zelden de techniek, het is dat de kennis bij één persoon zit. De verkoper weet dat de klant tot vrijdag heeft, de planner weet dat de set is vastgezet en het magazijn ziet er niets van. Drie mensen, drie halve beelden.

Begin met één plek waar de optie staat: in het project zelf, met een vermelding van wie de optie heeft gegeven, tot wanneer hij geldt en of er materiaal handmatig voor is gereserveerd. Een kort wekelijks moment waarin planner en verkoper de lopende opties langslopen, kost een kwartier en voorkomt de meeste verrassingen. Opties die dan nog open staan, krijgen een duwtje richting de klant of gaan weer terug naar vrij.

Backemp haalt projecten en diensten elk uur uit Rentman op, zodat de planning waarmee je crew en transport regelt dezelfde projecten bevat als Rentman zelf. Je werkt dus niet in twee verschillende werkelijkheden. Wat je in Rentman bijhoudt over status en reserveringen, blijft het vertrekpunt. Klaproos B.V. bespaart met Backemp 18 uur per week aan handmatig plan- en afstemwerk, tijd die in de drukke weken liever opgaat aan opvolging bij klanten dan aan uitzoeken wat er nu eigenlijk is toegezegd.

De winst zit uiteindelijk in een gewoonte: een optie is pas klaar als hij een einddatum heeft en een eigenaar die hem opruimt.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Reserveert Rentman materiaal automatisch bij een optie?

Nee. Volgens het helpcentrum van Rentman reserveert het systeem materiaal niet automatisch zolang een project op optie staat. Zodra je het project bevestigt, reserveert Rentman het beschikbare materiaal wel automatisch. Wil je bij een optie al materiaal vasthouden, dan reserveer je dat zelf in het tabblad Materiaal van het project of vanuit de materiaaltijdlijn.

Hoe geef ik het ene project voorrang op het andere in Rentman?

Via reserveringen. Het helpcentrum van Rentman beschrijft dat je met het reserveren van materiaal project A voorrang geeft boven project B als ze allebei een tekort hebben aan hetzelfde item. Spreek intern af welk project voorgaat, bijvoorbeeld bevestigd boven optie, zodat de planner dat niet per keer hoeft te beslissen.

Wanneer nodig ik crew uit voor een klus die nog een optie is?

Liever nog niet. Een uitnodiging voelt voor een freelancer als een vaste klus en hij houdt de dag vrij. Bel bij een optie hooguit de sleutelfiguren en zeg erbij dat het nog niet vaststaat. De uitnodiging voor de rest van de crew plan je zodra de klant bevestigt en de dienst vaststaat.

Helpt Backemp bij het bijhouden van opties en bevestigingen?

Backemp werkt naast Rentman en haalt projecten en diensten elk uur op, zodat je planning en Rentman dezelfde projecten tonen. Opties en reserveringen beheer je in Rentman zelf. Backemp regelt daarnaast het inplannen van crew met een dienstverzoek via WhatsApp vanuit je eigen bedrijfsnummer. Klaproos B.V. bespaart zo 18 uur per week aan plan- en afstemwerk.