Rentman te duur? Wat AV-bedrijven missen — en hoe je het oplost

Waarom is Rentman zo populair in de AV-sector?

Rentman is gebouwd voor verhuur- en productiebedrijven in de evenementenbranche. Het systeem beheert offertes, facturen, projecten, magazijnvoorraden en planning in één omgeving. Voor AV-bedrijven die groeien en structuur nodig hebben, is Rentman een logische keuze. Het systeem groeit mee, integreert met boekhoudpakketten en heeft een actieve community in Nederland en België. Maar Rentman werkt met een modulaire prijsopbouw. Het basistarief dekt de kern — projectbeheer, offerten, facturen. Wil je personeelsplanning? Extra module. Wil je rapportages? Extra module. Wil je meer gebruikers toevoegen? Extra kosten per seat. Voor een klein team valt het nog mee. Maar zodra een AV-bedrijf groeit en meer functionaliteit nodig heeft, loopt de maandelijkse rekening snel op. Toch horen we bij Backemp steeds vaker hetzelfde geluid: 'We betalen al voor meerdere Rentman-modules, maar wat we het hardst nodig hebben — realtime overzicht, WhatsApp-planning, automatische rapportage — dat zit er nog steeds niet in.' En voor die functies betalen ze dan een derde partij, bovenop wat Rentman al kost.

Welke Rentman-modules maken het duur — en wat leveren ze niet?

Rentman biedt voor vrijwel elke functie een aparte module. Op papier logisch — je betaalt alleen wat je gebruikt. In de praktijk betekent het dat AV-bedrijven module na module toevoegen naarmate ze groeien, en de rekening elke keer oploopt. Maar ook met meerdere modules actief blijven drie functies structureel ontbreken:

• ✓Realtime dashboards — Rentman toont data, maar geen live overzichten voor de vloer of het management. Wie wil weten wat er vandaag de deur uitgaat, exporteert naar Excel. Er is geen module die dit oplost.
• ✓WhatsApp-personeelsplanning — freelancers en oproepkrachten inplannen gaat via bellen, appen of externe tools. Rentman biedt ook in de personeelsmodule geen geautomatiseerde WhatsApp-uitvraag of -bevestiging.
• ✓Automatische rapportage op annuleringen en redenen — dit bijhouden kost handmatig werk, ongeacht welke modules actief zijn. Aan het einde van het kwartaal is het een klus van uren.

Hoeveel tijd gaat er verloren aan wat Rentman niet doet?

Bij Klaproos B.V., een AV-bedrijf dat Rentman gebruikt, analyseerden we hoeveel tijd wekelijks opging aan taken die Rentman niet automatiseert. De uitkomst: 18 uur per week. Dat zijn personeelsberichten die handmatig verstuurd worden, lijsten die bijgehouden worden in spreadsheets en rapportages die samengesteld worden uit losse exports. 18 uur per week is meer dan twee volledige werkdagen. Voor een team van vijf mensen betekent dat dat bijna een kwart van de werktijd opgaat aan coördinatie in plaats van uitvoering. En dat terwijl Rentman al draait — het systeem staat er, de data zit erin, maar de vertaalslag naar bruikbaar overzicht ontbreekt.

Hoe vult Backemp de ontbrekende laag naast Rentman?

Backemp koppelt direct aan Rentman via de API. Zodra de verbinding is gelegd, trekt Backemp automatisch alle relevante projectdata op — statussen, planningen, apparatuur, medewerkers. Die data wordt realtime vertaald naar drie concrete oplossingen: Ten eerste live dashboards: op een scherm in het magazijn, de werkplaats of op kantoor verschijnt precies wat er die dag en die week gepland staat. Geen Excel, geen Rentman openen, geen vragen aan de planner. Ten tweede WhatsApp-planning: Backemp stuurt automatisch berichten naar medewerkers en freelancers vanuit het eigen bedrijfsnummer — met het logo en de naam van het bedrijf. Bevestigingen komen terug, afzeggingen worden automatisch opgevolgd via een wachtlijst. Jullie team doet niets. Ten derde automatische rapportage: annuleringen, redenen, kosten en bezetting worden automatisch bijgehouden en zijn op elk moment op te vragen. Geen handmatige exports meer.

Is Backemp een alternatief voor Rentman?

Nee — en dat is een bewuste keuze. Backemp vervangt Rentman niet. Het systeem is gebouwd als aanvulling: Rentman beheert de projecten, apparatuur en administratie. Backemp zorgt voor het overzicht, de communicatie en de rapportage die Rentman niet automatisch levert. Dit betekent dat AV-bedrijven die al in Rentman geïnvesteerd hebben niet opnieuw hoeven te beginnen. De investering in Rentman blijft staan — Backemp maakt die investering productiever. Minder handmatig werk, meer uit hetzelfde systeem, zonder extra complexiteit voor het team.

Wanneer is Backemp de juiste aanvulling op Rentman?

Backemp is het meest waardevol voor AV-bedrijven die aan minimaal één van de volgende situaties herkennen:

• ✓Het team spendeert wekelijks meer dan vijf uur aan het versturen van planningsberichten, het bijhouden van lijsten of het samenstellen van rapportages.
• ✓Medewerkers en freelancers worden ingepland via losse appjes of telefoontjes — er is geen centrale opvolging.
• ✓Het management heeft geen realtime overzicht van wat er vandaag de deur uitgaat zonder Rentman te openen.
• ✓Annuleringen en redenen worden niet structureel bijgehouden, waardoor patronen onzichtbaar blijven.
• ✓Er zijn meerdere locaties of magazijnen en overzicht houden kost onevenredig veel tijd.