Leveranciersuitvragen. Van auto-concept tot communicatielog.

Waar komt de automatische concept-uitvraag vandaan?

Zodra een verkoop via SEM binnenkomt waarvoor je een externe leverancier nodig hebt, maakt Backemp automatisch een concept-uitvraag aan. Je hoeft dus niet zelf vanaf nul te beginnen: de gegevens uit de verkoop (project, datum, locatie en de gevraagde items) staan er al in. De uitvraag blijft in concept staan totdat jij hem controleert en verstuurt, zodat er nooit per ongeluk iets de deur uitgaat.

Je vindt de concept-uitvraag terug bij het project én in het overzicht van open uitvragen (zie stap 03). Werk je nog niet met SEM? Kijk dan eerst bij Van Concept naar Planning voor de context rond concepten en de SEM-koppeling.

Hoe controleer en verstuur je de uitvraag?

Open de concept-uitvraag en loop de inhoud na voordat je hem verstuurt. Let vooral op:

• →De juiste leverancier is geselecteerd.
• →De gevraagde items, aantallen en periode kloppen.
• →Datum en locatie van het project zijn correct.
• →De deadline waarop je een reactie nodig hebt, staat goed.

Klopt alles? Dan verstuur je de uitvraag naar de leverancier. Die ontvangt het verzoek en kan reageren; zijn antwoord komt terug in het communicatielog (stap 04) en de uitvraag verschuift van concept naar een openstaande, verstuurde uitvraag.

Hoe houd je open uitvragen in de gaten?

Alle uitvragen komen samen in het overzicht van uitvragen, dat je opent via Leveranciers. Het overzicht begint meteen bij de uitvragen waar nog iets mee moet: het statusfilter staat bij binnenkomst aan op Concept, Verzenden, Verzonden en Fout. Uitvragen die al bevestigd, geannuleerd of afgewezen zijn, blijven zo uit je zicht tot je ze zelf aanvinkt. Boven de lijst staan drie filters, en de deadlinekolom kun je sorteren:

Staan er meerdere uitvragen klaar die nog de deur uit moeten? Dan hoef je ze niet één voor één te openen. Selecteer vanuit het overzicht de openstaande uitvragen die je wilt versturen en verstuur ze in één keer. Handig na een drukke verkoopdag, wanneer Backemp een reeks concept-uitvragen heeft klaargezet: je loopt ze na, vinkt aan wat kan, en verstuurt de hele set in één actie in plaats van elke uitvraag apart.

Waar lees je de communicatie met de leverancier terug?

Elke uitvraag heeft een communicatielog: een tijdlijn van de heen-en-weer-berichten met de leverancier. Je ziet wanneer de uitvraag is verstuurd, wat de leverancier heeft geantwoord en welke afspraken zijn gemaakt. Zo hoef je niet in je mailbox te zoeken en weet iedereen in je team wat de stand van zaken is.

Het log staat bij de uitvraag zelf, dus je opent het rechtstreeks vanuit het overzicht of vanuit het project. Handig als er later een vraag komt over wat er precies is afgesproken.

Valt een leverancier automatisch af (bijvoorbeeld omdat de uitvraag al door een ander is ingevuld), dan krijgt die leverancier daar nu automatisch berichtvan. Je hoeft dus zelf geen los “niet meer nodig”-mailtje meer te sturen; Backemp laat het de leverancier netjes weten, en je ziet dat terug in het communicatielog.

Ziet de leverancier waar het om gaat? De artikelfoto gaat mee

Heb je in je materialencatalogus een foto bij een artikel gezet, dan gaat die foto mee in de mail die de leverancier krijgt. Naast de artikelnaam staat een kleine miniatuur, boven de datum en het aantal. De leverancier hoeft dus niet te gokken welke speaker of welk statief je bedoelt.

Sinds kort vermeldt de uitvraagmail ook de titel, locatie en tijd van het event. Zo ziet de leverancier meteen om welk evenement het gaat, waar het plaatsvindt en wanneer, zonder dat jij die gegevens er zelf bij hoeft te typen.

Twee dingen om te weten. De foto zit in de mail, niet in het uitvraagscherm in de app: daar zie je de materialen als lijst. En hij verschijnt alleen als het artikel een foto heeft. Heeft het er geen, dan staat de artikelnaam er gewoon zonder plaatje, zonder leeg vak. Wil je dit gebruiken? Zet dan eerst de foto's bij je artikelen, dat leggen we uit in Materialen toevoegen.