Wat is een leveranciersuitvraag?
Een leveranciersuitvraag is een verzoek dat je naar een externe partij stuurt om materiaal of mankracht voor een project te leveren of te bevestigen. Verkoop je via SEM iets wat je niet zelf op voorraad hebt, dan maakt Backemp de uitvraag alvast als concept klaar. Jij controleert en verstuurt. Alle uitvragen komen samen in één overzicht, met de communicatie per leverancier op één plek.
Waar komt de automatische concept-uitvraag vandaan?
Zodra een verkoop via SEM binnenkomt waarvoor je een externe leverancier nodig hebt, maakt Backemp automatisch een concept-uitvraag aan. Je hoeft dus niet zelf vanaf nul te beginnen: de gegevens uit de verkoop (project, datum, locatie en de gevraagde items) staan er al in. De uitvraag blijft in concept staan totdat jij hem controleert en verstuurt, zodat er nooit per ongeluk iets de deur uitgaat.
Je vindt de concept-uitvraag terug bij het project én in het overzicht van open uitvragen (zie stap 03). Werk je nog niet met SEM? Kijk dan eerst bij Van Concept naar Planning voor de context rond concepten en de SEM-koppeling.
Hoe controleer en verstuur je de uitvraag?
Open de concept-uitvraag en loop de inhoud na voordat je hem verstuurt. Let vooral op:
- →De juiste leverancier is geselecteerd.
- →De gevraagde items, aantallen en periode kloppen.
- →Datum en locatie van het project zijn correct.
- →De deadline waarop je een reactie nodig hebt, staat goed.
Klopt alles? Dan verstuur je de uitvraag naar de leverancier. Die ontvangt het verzoek en kan reageren; zijn antwoord komt terug in het communicatielog (stap 04) en de uitvraag verschuift van concept naar een openstaande, verstuurde uitvraag.
Hoe houd je open uitvragen in de gaten?
Alle uitvragen die nog een reactie of opvolging nodig hebben, staan bij elkaar in het overzicht van open uitvragen. Zo zie je in één oogopslag waar nog actie op moet. Twee filters helpen je prioriteren:
Waar lees je de communicatie met de leverancier terug?
Elke uitvraag heeft een communicatielog: een tijdlijn van de heen-en-weer-berichten met de leverancier. Je ziet wanneer de uitvraag is verstuurd, wat de leverancier heeft geantwoord en welke afspraken zijn gemaakt. Zo hoef je niet in je mailbox te zoeken en weet iedereen in je team wat de stand van zaken is.
Het log staat bij de uitvraag zelf, dus je opent het rechtstreeks vanuit het overzicht of vanuit het project. Handig als er later een vraag komt over wat er precies is afgesproken.
Liever begeleid? Gebruik de ingebouwde walkthrough
De eerste keer dat je het leveranciers-overzicht opent, start Backemp een ingebouwde walkthrough. Die wijst je stap voor stap de weg door de flow: van de concept-uitvraag en het versturen tot de filters en het communicatielog. Ideaal om nieuwe collega's snel op weg te helpen.
De walkthrough sla je over wanneer je wilt en je kunt hem later opnieuw starten vanuit het leveranciers-overzicht. Zo heb je de uitleg altijd binnen handbereik, precies op de plek waar je werkt.
Uitvragen zonder losse mailtjes. Alles op één plek.
Wil je zien hoe leveranciersuitvragen in jouw planningsritme passen? We laten het je zien aan de hand van je eigen projecten.