Certificaten en rijbewijzen van je AV-crew bijhouden zonder gedoe

Welke certificaten en rijbewijzen zijn eigenlijk verplicht voor AV-crew?

Een AV-crew draait op een mix van papieren die zelden bij dezelfde persoon horen. De chauffeur die de bus naar het festival rijdt heeft code 95 nodig op zijn rijbewijs, de vakbekwaamheidscode voor beroepschauffeurs die volgens brancheorganisatie evofenedex vijf jaar geldig is en wordt verlengd met vijfendertig uur nascholing. De magazijnmedewerker die pallets met licht- en geluidsapparatuur verplaatst werkt met een heftruck of reachtruck, en de Arbowet verplicht de werkgever dan niet letterlijk tot een certificaat, maar wel om aan te tonen dat die medewerker bekwaam en zorgvuldig geïnstrueerd is, zoals opleider BACE beschrijft. Een heftruckcertificaat is in de praktijk de manier waarop je dat bewijst.

Daarnaast is er VCA. Volgens de VCA-organisatie zelf is dat certificaat niet overal wettelijk verplicht, maar in de praktijk stellen opdrachtgevers en locaties het regelmatig als harde voorwaarde voordat een technicus het terrein op mag. En dan is er nog maatwerk per rol: een rigger die hijswerk doet, een technicus die op hoogte werkt, een operator die met apparatuur werkt die om een eigen instructiebewijs vraagt.

Geen van deze papieren zit in hetzelfde systeem. Ze horen bij de persoon, niet bij het project, en dat is precies waarom ze zo makkelijk uit het zicht raken zodra een AV-bedrijf met een wisselende pool van freelancers werkt in plaats van een vaste kern personeel.

• ✓Code 95: verplicht voor beroepschauffeurs, 5 jaar geldig, 35 uur nascholing voor verlenging (bron: evofenedex)
• ✓Heftruckcertificaat: geen wettelijke naam-plicht, wel een wettelijke plicht om bekwaamheid aan te tonen (bron: BACE)
• ✓VCA: geen brede wettelijke plicht, wel vaak een harde toegangseis van opdrachtgevers en locaties (bron: VCA.nl)
• ✓Rolgebonden certificaten: rigging, werken op hoogte, instructie voor specifieke apparatuur

Wat kost het een AV-bedrijf als zo'n certificaat is verlopen?

De directe schade van een verlopen certificaat is vaak concreet meetbaar. Rijdt een chauffeur met een verlopen code 95, dan staat daar volgens rijopleider Rijschool Dekker een boete van 900 euro op, mag hij niet verder rijden, en dekt de verzekering schade bij een ongeval niet omdat het rijbewijs voor beroepsvervoer op dat moment ongeldig is. Evofenedex wijst er bovendien op dat niet alleen de chauffeur, maar ook de werkgever een boete kan krijgen, omdat de wet de verplichting om een geldige code 95 te checken nadrukkelijk bij de werkgever legt.

Bij een heftruckcertificaat werkt het net zo, alleen ligt de rekening daar pas op tafel bij een incident. Gebeurt er iets met een heftruck of reachtruck in het magazijn en kan het bedrijf niet aantonen dat de bestuurder bekwaam en geïnstrueerd was, dan is dat een probleem richting zowel de Arbeidsinspectie als de verzekeraar, ongeacht wie feitelijk schuld had aan het ongeval.

Bij VCA is de schade minder een boete en meer een gemiste dag: een locatie of opdrachtgever die bij de poort om een geldig VCA-certificaat vraagt en een technicus zonder geldig papier niet binnenlaat, terwijl de crewbus al onderweg is. Dat is geen theoretisch risico, het is precies het soort moment waarop een AV-bedrijf de dag verliest die het probeerde te leveren.

Waarom is dit bij freelancers lastiger te bewaken dan bij vast personeel?

Bij vast personeel ligt certificaatbeheer meestal bij één HR-verantwoordelijke die vervaldatums in een spreadsheet of HR-systeem bijhoudt. Bij een flexibele pool van freelancers, en dat is in de AV-sector de meerderheid van de mensen die op een gemiddelde dienst staan, ontbreekt die ene verantwoordelijke. De freelancer beheert zijn eigen certificaten, verspreid over mailtjes van opleidingsinstituten, een foto van een pasje in zijn telefoon, of gewoon zijn geheugen.

Dat wordt pas een probleem op het moment dat een planner iemand inboekt voor een dienst die een specifiek certificaat vereist, zonder dat ergens wordt gecheckt of dat certificaat nog geldig is. Niemand doet dat met opzet: de planner kent het rooster, niet de vervaldatum van ieders code 95. De freelancer zelf weet vaak niet meer precies wanneer zijn nascholing verloopt, want vijf jaar is een lange periode om spontaan te onthouden.

Mensen zijn hier zelden slordig. Wat ontbreekt is een vast punt waar de eis van het project en de geldigheid van het certificaat elkaar tegenkomen voordat iemand wordt ingepland. Bij een vaste kern van tien man is dat nog in iemands hoofd te houden. Bij een pool van vijftig freelancers die over meerdere AV-bedrijven verspreid werken, is dat een kwestie van structuur, niet van opletten.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Wat doet Rentman wel en niet aan certificatenbeheer?

Rentman biedt met de Crew Documents-functie een centrale plek om documenten van crewleden op te slaan, gegroepeerd in categorieën, waaronder een categorie voor opleidings- en kwalificatiecertificaten, zo beschrijft het eigen Support Center van Rentman. Dat is een reële verbetering ten opzichte van losse mailtjes: certificaten staan bij het crewlid, niet verspreid over een postvak.

Wat die functie niet doet, is vooraf waarschuwen. Rentman bewaart wat je zelf uploadt, maar controleert niet automatisch of het certificaat dat bij een crewlid hoort nog geldig is op het moment dat diezelfde persoon voor een dienst wordt ingepland die dat certificaat vereist. Die koppeling, tussen projectvereiste en documentgeldigheid, moet een planner er nu zelf bij bedenken, en dat gebeurt in de praktijk pas als iemand het zich toevallig herinnert.

Dat is geen tekortkoming van Rentman, het is een andere laag dan waar het systeem voor gebouwd is. Rentman is sterk in projecten, materiaal en boekingen. Het bewaken van vervaldatums die los van een project lopen, vijf jaar voor code 95, vaak korter voor veiligheidscertificaten, is een ander soort proces, en dat proces verdient een eigen controlemoment in plaats van te leunen op het geheugen van de planner.

Hoe zorg je dat een verlopen certificaat nooit meer op locatie opvalt?

De oplossing zit niet in nog een los overzicht ernaast, maar in drie stappen die op elkaar aansluiten. Eerst leg je per crewlid vast welke certificaten hij of zij heeft en wanneer die verlopen, in Rentman via de Crew Documents of in een centraal register ernaast. Vervolgens koppel je aan elke projectrol die dat vereist, chauffeur, heftruckbediener, rigger, welk certificaat daarbij hoort, zodat een dienst niet alleen een naam nodig heeft maar ook een geldig papier.

De derde stap is de waarschuwing zelf, en die moet komen voordat iemand wordt ingepland, niet nadat het al is misgegaan. Backemp leest crewgegevens uit Rentman via de officiële API en stuurt een herinnering via WhatsApp, vanuit het eigen bedrijfsnummer van het AV-bedrijf, zodra een certificaat van een crewlid binnen een ingestelde termijn verloopt. De planner ziet in het dashboard direct wie met een verlopen of bijna verlopen certificaat op de rol staat, voordat de bus vertrekt, niet op de ochtend van de dienst zelf.

Bij Klaproos B.V., een AV-bedrijf dat Backemp naast Rentman gebruikt, scheelde het automatiseren van dit soort terugkerende controles en herinneringen achttien uur werk per week. Een deel van die tijd ging eerder op aan precies dit soort administratie: zelf onthouden wie welk certificaat had en wanneer dat verliep. Een systeem dat dat bewaakt is geen extra laag bovenop de planning, het vervangt het handmatige onthouden dat er nu al is, alleen dan onzichtbaar.

• ✓Leg per crewlid vast welke certificaten hij heeft en wanneer ze verlopen
• ✓Koppel per projectrol (chauffeur, heftruckbediener, rigger) het vereiste certificaat
• ✓Stel een automatische WhatsApp-herinnering in vóór de vervaldatum
• ✓Check certificaatgeldigheid vóór het inplannen, niet nadat iemand al onderweg is

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Is een VCA-certificaat verplicht voor AV-technici?

Niet in algemene zin wettelijk verplicht: volgens de VCA-organisatie zelf geldt geen brede wettelijke plicht. In de praktijk stellen opdrachtgevers en locaties het echter regelmatig als harde toegangseis. Zonder geldig VCA-certificaat kan een technicus dan simpelweg niet naar binnen, ook al staat de crewbus al voor de deur. Voor AV-bedrijven die op wisselende locaties werken is dat reden genoeg om VCA net zo serieus te bewaken als een rijbewijs.

Wat kost het als een chauffeur met een verlopen code 95 wordt gecontroleerd?

Volgens rijopleider Rijschool Dekker staat op rijden met een verlopen code 95 een boete van 900 euro, mag de chauffeur niet verder rijden, en dekt de verzekering schade niet omdat het rijbewijs voor beroepsvervoer dan ongeldig is. Brancheorganisatie evofenedex wijst erop dat ook de werkgever een boete kan krijgen, omdat de wet de controle op een geldige code 95 nadrukkelijk bij de werkgever legt.

Is een heftruckcertificaat wettelijk verplicht in een AV-magazijn?

Niet letterlijk bij naam, maar de Arbowet verplicht de werkgever wel om aan te tonen dat een medewerker die met een heftruck of reachtruck werkt bekwaam en zorgvuldig geïnstrueerd is, zoals opleider BACE beschrijft. Een heftruckcertificaat is in de praktijk de standaardmanier om dat te bewijzen, richting zowel de Arbeidsinspectie als de verzekeraar na een incident.

Houdt Rentman automatisch bij wanneer een certificaat van een crewlid verloopt?

Rentman biedt met Crew Documents een centrale plek om certificaten per crewlid op te slaan, maar controleert niet automatisch of een certificaat nog geldig is op het moment dat iemand voor een dienst wordt ingepland. Die koppeling tussen projectrol en certificaatgeldigheid moet een planner er nu zelf bij houden, of automatiseren met een laag zoals Backemp ernaast.