Laadvolgorde AV-truck: laden in de volgorde van de opbouw

Waarom bepaalt de laadvolgorde hoe snel de opbouw start?

Een truck wordt in omgekeerde volgorde van de opbouw geladen. Wat op locatie als eerste nodig is, moet als laatste de laadbak in en dus als eerste eruit komen. Dat klinkt vanzelfsprekend, toch gaat het in de drukte van een magazijn vaak anders. Er wordt geladen in de volgorde waarin het materiaal uit het schap komt, of in de volgorde waarin de paklijst is afgedrukt, en niet in de volgorde waarin de crew het straks nodig heeft.

Het effect zie je pas op locatie. Een crew die moet wachten tot de juiste kisten bereikbaar zijn, heeft betaalde uren en een vaste laadtijd bij de locatie die niet meegroeit. Op een locatie met een beperkt laadvenster is een slechte laadvolgorde ook een planningsprobleem voor de klant, omdat de truck langer op de laadplek staat dan was afgesproken. Daar komt bij dat een crew die op locatie kisten moet herschikken, dat meestal haastig en zonder plan doet, met een groter risico op schade aan flightcases en apparatuur.

De laadvolgorde is daarmee geen magazijnklusje, maar een schakel tussen het magazijn, de transportplanner en de projectleider op locatie. De vraag waar het om draait is steeds dezelfde: wat moet er als eerste uit de truck, en weet degene die laadt dat ook?

• ✓Wat bij de opbouw als eerste nodig is, laad je als laatste in
• ✓Een slechte volgorde kost betaalde crewuren op locatie
• ✓Herschikken op locatie vergroot het risico op schade aan kisten en apparatuur
• ✓Bij een krap laadvenster verlengt een onhandige lading de staantijd van de truck

Hoe bepaal je de laadvolgorde per project?

Begin bij de opbouwvolgorde van het project, niet bij de inhoud van het magazijn. De projectleider of technisch leider weet wat de crew eerst doet: vloer en constructie, daarna stroom en kabelwerk, dan audio, licht en beeld, en als laatste de details en de reserve-onderdelen. Die volgorde draai je om en je hebt de laadvolgorde. Voor een project met twee leveringsadressen of een tussenstop geldt hetzelfde per adres: wat bij de eerste stop uitgeladen wordt, staat het dichtst bij de deur.

Vakmedium PLSN, dat in het artikel Packing a Truck praktijkregels voor het laden van productiematerieel beschrijft, onderscheidt twee situaties. Op tour is de laadvolgorde tegelijk de uitlaadvolgorde van de volgende locatie. Gaat de truck terug naar de shop, dan zijn gewicht en ruimte de twee dingen die tellen: kisten die niet in het standaard stapelpatroon passen laad je als laatste, om de gaten op te vullen. Voor een AV-verhuurder zijn beide situaties dagelijkse praktijk, vaak op dezelfde dag: heen is de opbouwvolgorde leidend, terug telt vooral gewicht en ruimte.

Leg de uitkomst vast in het project, zodat de laadvolgorde niet in het hoofd van één ervaren magazijnmedewerker blijft zitten. Een eenvoudige indeling in laadgroepen, bijvoorbeeld constructie, stroom en kabels, audio, licht, beeld en reserve, is al genoeg om de crew op locatie te laten weten waar ze moeten beginnen. Een nieuwe collega kan dan dezelfde lading samenstellen als iemand die al jaren meegaat.

Wie bepaalt wat de truck in gaat, en wie raakt de kisten aan?

Bij laden zonder regie gaat het mis zodra twee of drie mensen tegelijk kisten naar de truck rijden. Iedereen laadt wat het dichtstbij staat, en de volgorde ontstaat toevallig. PLSN adviseert daarom een duidelijke taakverdeling: degene die de lading aanstuurt, raakt zelf het materiaal niet aan, maar bepaalt wat er in welke volgorde naar de dock gaat. De rest van de crew verplaatst pas een kist als de aansturende persoon dat zegt, en een goede suggestie van een collega wordt gewoon meegenomen.

Dat vraagt om een afspraak vooraf, en om informatie die voor die persoon beschikbaar is. De laadleider heeft een paklijst nodig waarop de laadgroepen zichtbaar zijn, een overzicht van wat al klaarstaat en een plek in het magazijn waar de kisten per laadgroep staan opgesteld. Zet je de kisten vooraf in rijen volgens de laadvolgorde bij de dock, dan wordt laden bijna mechanisch: de eerste rij is de laatste groep die de truck in moet, en zo werk je terug naar de deur.

Voor een kleine ploeg betekent dit vooral discipline. Voor een bedrijf met meerdere trucks per dag betekent het dat de laadleider op het moment dat de chauffeur aankomt al weet welke truck waar staat en wat er nog moet gebeuren. Dat laatste is informatie die in een planning hoort te staan en niet op een geprint blad dat al verouderd is op het moment dat het van de printer komt.

• ✓Eén laadleider stuurt aan en raakt zelf het materiaal niet aan
• ✓De crew verplaatst pas een kist na een aanwijzing van de laadleider
• ✓Kisten staan vooraf in rijen per laadgroep bij de dock
• ✓De laadleider werkt met een paklijst waarop de laadgroepen zichtbaar zijn

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Wat doe je met wijzigingen op de laatste dag?

Elk AV-bedrijf kent het scenario: de avond voor vertrek komt er een extra monitor bij, valt een lichtset af of wordt de opbouw een uur eerder gestart. Een laadvolgorde die op papier klopt, is dan niet meer correct, en een papieren paklijst weet daar niets van. Rentman beschrijft in zijn webinarsamenvatting over magazijnbeheer dat papieren paklijsten verouderd zijn zodra er iets verandert, en dat digitale paklijsten op een tablet of via scannen direct bijwerken. Voor de laadvolgorde is dat precies wat telt: de lijst waar de laadleider mee werkt, moet kloppen met het project van dat moment.

Voor de laadvolgorde betekent dit dat wijzigingen in het project direct zichtbaar moeten zijn voor wie laadt. Wordt er materiaal toegevoegd, dan moet duidelijk zijn in welke laadgroep het valt en of er nog plek is in de truck. Valt er iets af, dan hoort de laadleider dat voordat de kist al is ingeladen. Een korte afspraak helpt: wijzigingen na een vast tijdstip lopen altijd via de laadleider, niet via een telefoontje naar een willekeurige collega in het magazijn.

Hier ligt ook de plek waar een koppeling met Rentman verschil maakt. Backemp werkt naast Rentman en houdt transport en magazijn in dezelfde flow, zodat een wijziging in het project doorloopt naar de planning van chauffeur en laadploeg, zonder dat iemand de aanpassing nogmaals handmatig hoeft door te geven. Klaproos B.V. bespaart met die aanpak 18 uur per week aan handmatig plan- en afstemwerk, tijd die in drukke weken liever naar het controleren van de lading gaat dan naar het najagen van de laatste wijziging.

Hoe zorg je dat de crew op locatie de volgorde ook herkent?

Een goede laadvolgorde in het magazijn heeft weinig waarde als de crew op locatie niet weet wat ze ziet. Daarom hoort er bij elke lading een korte uitlaadinstructie voor de technisch leider. Wat zit er in de truck, in welke volgorde komt het eruit, en welke kisten moeten bij aankomst direct naar welk deel van de locatie? Voor een eerste keer op een nieuwe locatie is dat extra belangrijk, omdat de crew daar de looproutes nog niet kent.

PLSN raadt aan om materiaal zo ver mogelijk vooraf te labelen en voor te bereiden, bijvoorbeeld door armaturen te voorzien van de plek en de instellingen waar ze naartoe gaan, en kabels in bakken en vooraf samengestelde sets mee te nemen. Dat past bij wat Rentman noemt over vooraf ingepakte flightcases en standaardsets: complete sets in één kist voorkomen dat er onderdelen ontbreken en versnellen het inpakken. Een set die als geheel in één laadgroep past, maakt de laadvolgorde bovendien eenvoudiger, omdat er minder losse kisten te plaatsen zijn.

Bespreek na afloop kort wat er niet klopte. Stond er een kist te ver achterin, was een laadgroep te groot, kreeg de chauffeur te laat te horen welke locatie het eerst was? Die opmerkingen leveren de beste verbeteringen op en kosten maar een paar minuten. Verwerk ze in de standaardindeling voor het volgende project van hetzelfde type, dan hoeft een volgende laadleider niet opnieuw te ontdekken wat al bekend is.

• ✓Geef de technisch leider een uitlaadinstructie met de volgorde en de bestemming per kist
• ✓Label en bereid materiaal vooraf voor, bijvoorbeeld kabels in bakken en vaste sets in één case
• ✓Bespreek na afloop wat er in de laadvolgorde niet klopte
• ✓Verwerk de lessen in de standaardindeling voor vergelijkbare projecten

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Wat is de beste laadvolgorde voor een AV-truck?

Laad in omgekeerde volgorde van de opbouw. Wat de crew op locatie als eerste nodig heeft, gaat als laatste de truck in, zodat het bij aankomst direct bereikbaar is. Bij de rit terug naar het magazijn tellen gewicht en ruimte, en vul je vreemd gevormde kisten als laatste in de gaten. Leg de laadvolgorde vast per laadgroep, zodat iedere collega dezelfde lading kan samenstellen.

Wie moet de laadvolgorde van een AV-truck bepalen?

De laadvolgorde komt uit de opbouwvolgorde, dus de technisch leider of projectleider levert de input. Op de dock bepaalt één laadleider wat er in welke volgorde de truck in gaat. Die persoon raakt het materiaal zelf niet aan en stuurt de rest van de crew aan. Zo ontstaat de volgorde door een plan en niet door wat toevallig het dichtstbij staat.

Hoe ga je om met wijzigingen vlak voor het laden?

Spreek een vast moment af waarna alle wijzigingen via de laadleider lopen. Een papieren paklijst is dan al verouderd, zoals Rentman schrijft. Werk met een digitale lijst die direct meebeweegt. Controleer bij elke toevoeging in welke laadgroep het materiaal valt en of er nog ruimte in de truck is, voordat de kist de dock op gaat.

Kan Backemp helpen bij de transportplanning van AV-projecten?

Deels. Backemp haalt projecten en diensten elk uur uit Rentman op en je legt het transport per project vast in Backemp: voertuig, chauffeur en tijdvenster. Een gewijzigde laadtijd geef je zelf door aan chauffeurs en laadploeg, want Backemp stuurt die niet automatisch door. Dienstverzoeken en bevestigingen gaan wel via WhatsApp vanuit het eigen bedrijfsnummer, logo en naam van je AV-bedrijf. Klaproos B.V. bespaart zo 18 uur per week aan handmatig plan- en afstemwerk.