Rentman materiaalsets instellen: sneller plannen zonder herhaalwerk

Waarom kost het samenstellen van materiaallijsten in Rentman zoveel tijd?

Een gemiddeld AV-project begint in Rentman met een lege projectpagina die item voor item wordt gevuld: microfoons, statieven, kabels, dimmers, rigging-onderdelen. Voor een vaste combinatie zoals een complete podiumset of een standaard vergaderzaal-pakket wordt diezelfde lijst project na project opnieuw opgebouwd. Dat kost niet alleen tijd, het is ook foutgevoelig: een vergeten kabel, een verkeerd aantal microfoons of een dimmer die niet aansluit op de rest van de set valt vaak pas op locatie op, als bijsturen het duurst is.

Rentman signaleert dit probleem zelf in de eigen productdocumentatie: bij het plannen van materiaal komen dezelfde soorten apparatuur regelmatig in vergelijkbare groepen terecht, en het steeds opnieuw aanmaken van die groepen is nodeloos herhaalwerk, aldus Rentman in de product-update over standaard materiaalgroepen. Voor een AV-bedrijf met tien tot vijftien terugkerende projecttypes per maand betekent dit tien tot vijftien keer dezelfde handmatige exercitie, uitgevoerd door een planner die waarschijnlijk ook nog de crew moet inplannen en de klant te woord moet staan.

Het probleem is niet dat Rentman tekortschiet in materiaalregistratie, het systeem is daar juist sterk in. Het probleem zit in hoe planners de tool gebruiken: los, item voor item, zonder gebruik te maken van de combinatiefuncties die er al zijn. Wie die functies wel inzet, verplaatst het samenstellen van een set van een terugkerende taak naar een eenmalige instelling.

Wat zijn materiaalsets (equipment combinations) in Rentman?

Rentman noemt dit zelf equipment combinations, in de praktijk materiaalsets: een vaste groepering van items die samen worden geboekt, gepland en op de paklijst gezet. Volgens de Rentman Support Center-documentatie over Equipment Combinations bestaan er twee varianten. Een virtuele combinatie houdt items administratief bij elkaar, maar staat toe dat ze in de praktijk los worden ingezet, handig voor een set die meestal, maar niet altijd, samen de deur uitgaat. Een fysieke combinatie is strenger: de items zijn altijd samen, worden als een blok geboekt en kunnen niet los van elkaar worden gepland.

Voor een AV-bedrijf vertaalt dit zich naar concrete keuzes. Een DJ-set met mixer, speakers en kabels die vrijwel nooit los wordt verhuurd, leent zich voor een fysieke combinatie: boek je de set, dan is alles gereserveerd en kan niemand per ongeluk een onderdeel dubbel inplannen op een ander project. Een lichtset waarvan de losse spots soms ook individueel worden ingezet bij een kleiner project, past beter bij een virtuele combinatie: de groep blijft herkenbaar, maar onderdelen blijven ook los beschikbaar.

Het effect op de offerte is direct merkbaar. In plaats van twintig losse regels met audio-items, verschijnt er een regel podiumset compleet, met de losse items er automatisch onder. Dat maakt een offerte niet alleen sneller op te stellen, maar ook makkelijker te lezen voor de klant, en dat scheelt vragen achteraf over wat er precies in een aanbieding zit.

• ✓Fysieke combinatie: items altijd samen geboekt, geen los plannen mogelijk
• ✓Virtuele combinatie: items groeperen, maar wel los inzetbaar
• ✓Fysiek voor sets die vrijwel nooit los verhuurd worden, zoals een complete DJ-set
• ✓Virtueel voor materiaal dat soms ook los wordt ingezet, zoals losse lichtspots
• ✓Een correcte keuze voorkomt dubbele boekingen van losse onderdelen

Hoe richt je standaard materiaalgroepen in voor terugkerend gebruik?

Naast combinaties kent Rentman ook default equipment groups: vaste groepsnamen die je aan een item koppelt, bijvoorbeeld Audio, Licht of Rigging. Bij het aanmaken van een nieuw project kun je ervoor kiezen alle items automatisch aan hun standaardgroep toe te wijzen. Bestaat die groep nog niet in het project, dan maakt Rentman hem zelf aan en vult hem direct met de bijbehorende items, aldus Rentman in de product-update over standaard materiaalgroepen.

Voor de inrichting is de volgorde belangrijk. Begin bij het materiaaloverzicht, niet bij een los project: loop de volledige inventaris door en ken elk item een standaardgroep toe voordat je een nieuw project start. Dat voorkomt dat je alsnog per project handmatig moet indelen, precies het werk dat de functie zou moeten wegnemen. Voor bedrijven die materiaal net hebben ingeladen via een bulkimport is dit meteen te combineren: geimporteerde items kunnen in enkele klikken per groep worden ingedeeld in plaats van los.

De praktische winst zit op twee plekken tegelijk. Ten eerste de offerte en planning zelf, die er direct gestructureerd uitziet zodra een project wordt aangemaakt. Ten tweede de communicatie naar de crew: een planner die een project opent en meteen Audio, Licht en Rigging als nette blokken ziet, kan sneller beoordelen of er iets ontbreekt dan wanneer diezelfde dertig items ongesorteerd onder elkaar staan. Voor AV-bedrijven met veel terugkerende projecttypes, van vaste theatershows tot standaard bedrijfsevenementen, is dit een van de weinige Rentman-instellingen die eenmalig werk kost en daarna structureel tijd teruggeeft.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Wat levert de combinatie van materiaalsets en WhatsApp-planning op voor de crew?

Materiaalsets in Rentman lossen het planningsprobleem op, maar de crew op locatie werkt zelden rechtstreeks in Rentman. Zij lezen een paklijst, meestal doorgestuurd via een groepsapp of losse berichten, met het risico dat een laatste wijziging niet op tijd doorkomt. Backemp koppelt aan Rentman en stuurt de samengestelde materiaalset, inclusief eventuele laatste wijzigingen, automatisch door als WhatsApp-bericht vanuit het eigen bedrijfsnummer, met logo en naam van het bedrijf zelf in plaats van een onbekend nummer.

Een concreet scenario maakt het verschil zichtbaar. Een set wordt de avond voor een project nog aangepast omdat een gehuurd onderdeel defect blijkt en wordt vervangen door een ander model uit voorraad. Zonder koppeling ontdekt de crew dat pas op locatie, als het verkeerde onderdeel al is ingeladen op basis van een oudere paklijst die nog via een groepsapp rondging. Met de koppeling verandert het WhatsApp-bericht automatisch mee zodra de set in Rentman wordt bijgewerkt, en ziet de crew dezelfde wijziging die de planner net heeft doorgevoerd.

Een correct samengestelde set in Rentman is alleen waardevol als die informatie ook zonder ruis bij de persoon komt die de bus inlaadt. Bij Klaproos B.V. leverde het combineren van materiaalplanning, personeelsplanning en WhatsApp-communicatie in een systeem 18 uur per week op aan tijdsbesparing, tijd die eerder ging naar het handmatig doorbellen en dubbel bijhouden van wijzigingen. Dat cijfer komt niet uit materiaalsets alleen, maar illustreert wel wat er gebeurt zodra planning, materiaal en communicatie niet langer drie losse stappen zijn.

• ✓Een bronbestand: de materiaalset in Rentman blijft de waarheid, WhatsApp toont alleen een actuele kopie
• ✓Directe herkenning: berichten komen van het eigen bedrijfsnummer met logo, niet van een privenummer van een planner
• ✓Minder heen-en-weer: crew stelt vragen in dezelfde thread in plaats van losse appjes naar wie toevallig bereikbaar is
• ✓Automatische update bij wijziging: verandert de set nog een dag van tevoren, dan verandert het bericht mee

Hoe voorkom je fouten bij het samenstellen van materiaalsets?

Een materiaalset is pas betrouwbaar als hij wordt onderhouden. Het grootste risico is niet het opzetten van de set, maar het laten verslonzen ervan: een item raakt defect, wordt vervangen door een ander model, of gaat na een keuring apart liggen, en de set in Rentman wordt niet bijgewerkt. Wie dan blind op de set vertrouwt, staat op locatie met een gat in de uitrusting.

Een paar praktische gewoontes houden sets betrouwbaar. Wijs een vaste persoon, vaak de magazijnbeheerder, aan die wijzigingen aan een set mag doorvoeren, zodat niet iedereen naar eigen inzicht items toevoegt of verwijdert. Controleer sets na onderhoud of keuring expliciet: komt een item terug van reparatie, check dan of het weer op de juiste plek in de set staat voordat het volgende project wordt gepland. Bouw een vaste controle in vlak voor vertrek, een korte check van de set tegen de paklijst op de dag zelf, los van wat er ooit is ingesteld.

Beperk fysieke combinaties tot items die daadwerkelijk altijd samen worden ingezet. Een set te strak vastzetten die in de praktijk toch vaak wordt opengebroken, levert alleen extra handelingen op om items er weer uit te halen. Virtuele combinaties zijn hier vaak de veiligere keuze: ze houden overzicht zonder de planning op slot te zetten. Materiaalsets zijn geen eenmalig project, ze zijn onderdeel van hetzelfde ritme als materiaalonderhoud en voorraadcontrole, en verdienen dezelfde terugkerende aandacht.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Wat is het verschil tussen een virtuele en fysieke materiaalcombinatie in Rentman?

Bij een virtuele combinatie blijven items administratief gegroepeerd, maar kunnen ze ook los worden ingepland als dat nodig is. Bij een fysieke combinatie worden items altijd samen geboekt en kan niemand ze los van elkaar plannen. Rentman noemt een fysieke combinatie geschikt voor sets die vrijwel nooit los worden verhuurd, en een virtuele combinatie voor materiaal dat soms wel los wordt ingezet, zoals losse spots uit een grotere lichtset.

Kun je materiaalsets automatisch laten toevoegen bij een nieuw project?

Ja, via default equipment groups in Rentman. Je koppelt vooraf een standaardgroep aan elk item, bijvoorbeeld Audio of Licht. Bij het aanmaken van een nieuw project kies je ervoor alle items automatisch aan hun standaardgroep toe te wijzen. Bestaat de groep nog niet in dat project, dan maakt Rentman hem zelf aan en vult hem direct met de bijbehorende items, zonder dat je dit handmatig hoeft in te delen.

Komt een materiaalset ook terecht op de paklijst die de crew ontvangt?

Ja, als de koppeling met WhatsApp-planning actief is. Backemp stuurt de samengestelde materiaalset uit Rentman, inclusief laatste wijzigingen, als bericht vanuit het eigen bedrijfsnummer van het AV-bedrijf naar de crew. Zo werkt iedereen op locatie met dezelfde actuele set als in Rentman, in plaats van met een verouderde lijst die eerder is doorgestuurd via een losse app of e-mail.

Is het instellen van materiaalsets alleen nuttig voor grote AV-bedrijven?

Nee. Juist kleinere teams met weinig planners profiteren, omdat een persoon vaak zowel materiaal, crew als klantcontact regelt. Elke keer dat een set niet handmatig hoeft te worden samengesteld, blijft er tijd over voor werk dat wel aandacht vraagt. Ook bij een beperkt aantal terugkerende projecttypes, zoals een vaste vergaderzaal-opstelling of een standaard DJ-set, levert het eenmalig instellen van een materiaalset structureel tijd op.