Meerdere vestigingen in je AV-bedrijf: materiaal op de juiste plek

Waarom raakt materiaal zoek tussen vestigingen?

Zodra een AV-bedrijf van één naar meerdere vestigingen groeit, verandert het probleem van karakter. Op één locatie loopt een magazijnmedewerker naar het schap en ziet in twee seconden of een item er staat. Met een tweede of derde vestiging bestaat dat schap niet meer als fysieke waarheid: het materiaal kan op locatie A staan, onderweg zijn naar locatie B, of net zijn opgehaald door een freelancer die het rechtstreeks naar de klant brengt. Iedereen die ernaar vraagt, krijgt een ander antwoord, afhankelijk van wie er toevallig langsloopt.

Het probleem zit niet in onwil. Het zit in het moment waarop de fysieke verplaatsing en de administratieve registratie uit elkaar lopen. Een monteur die 's ochtends vroeg een kar materiaal in de bus zet om naar de andere vestiging te rijden, registreert dat zelden meteen. Hij doet het aan het einde van de dag, of de volgende ochtend, als hij er weer aan denkt. Tot dat moment weet niemand op de andere locatie zeker of het materiaal al onderweg is, al is aangekomen, of nog steeds op de eerste locatie in het rek staat.

Voor een enkel project is dat te overzien met een telefoontje. Zodra meerdere projecten tegelijk materiaal nodig hebben dat over vestigingen verspreid ligt, wordt dat telefoontje een dagelijkse serie telefoontjes, en die schalen niet mee met de groei van het bedrijf.

Wat regelt Rentman al goed voor meerdere magazijnen?

Rentman heeft dit probleem serieus genomen. De multi-warehouse functionaliteit maakt onderscheid tussen voorraadlocaties en laat zien welk stuk materiaal bij welke vestiging hoort (bron: rentman.io). Voor AV-bedrijven met meerdere magazijnen levert dat een aantal concrete verbeteringen op, van losse voorraadlocaties per magazijn tot automatische signalering bij een mismatch tussen materiaal en project.

Dat laatste punt is precies waar veel foutmeldingen vandaan komen die AV-bedrijven nu nog handmatig oplossen: iemand pakt het verkeerde exemplaar, of scant iets dat administratief nog op de andere locatie staat. Bij het scannen controleert Rentman of de voorraadlocatie van het gescande materiaal overeenkomt met de voorraadlocatie van het project, en markeert een afwijking direct (bron: rentman.io). Zo signaleert het systeem dat automatisch, in plaats van dat een klant er pas achter komt op de dag van levering.

• ✓Voorraadlocaties zijn los aan te maken per magazijn, zonder limiet op het aantal (bron: rentman.io)
• ✓Beschikbaarheid, reparaties en verloren materiaal zijn per locatie zichtbaar in één overzicht (bron: rentman.io)
• ✓Materiaal is te boeken en te retourneren vanaf meerdere locaties naar hetzelfde evenement (bron: rentman.io)
• ✓Tekorten op een locatie zijn op te lossen met interne inhuur vanaf een andere vestiging (bron: rentman.io)
• ✓Een mismatch tussen gescand materiaal en de voorraadlocatie van het project wordt direct gemarkeerd (bron: rentman.io)

Waar loopt het nog mis, ondanks goede software?

Rentman toont correct wat er in het systeem staat. Het probleem is dat die informatie alleen klopt als iedereen op tijd registreert wat er fysiek gebeurt, en dat is precies de stap die op de vloer het makkelijkst wordt overgeslagen. Een monteur die haast heeft omdat de bus al klaarstaat, opent niet eerst een systeem om een verplaatsing te loggen. Hij rijdt, en registreert achteraf, als hij er nog aan denkt.

Tussen het moment van fysiek verplaatsen en het moment van administratief bijwerken zit dus een gat, en in dat gat werkt iedereen op aannames. De planner op vestiging B gaat ervan uit dat de subwoofer onderweg is, omdat dat gisteren zo was afgesproken. De magazijnmedewerker op vestiging A gaat ervan uit dat iemand anders het al heeft meegenomen. Beiden hebben gelijk in hun eigen aanname, en toch klopt het totaalbeeld niet.

Dit is geen tekortkoming van Rentman. Het is het verschil tussen een systeem dat voorraad correct bijhoudt zodra iemand het invoert, en een laag die ervoor zorgt dat die invoer ook daadwerkelijk op het juiste moment gebeurt, zonder dat een planner er continu achteraan hoeft te bellen. Die laag ontbreekt bij de meeste AV-bedrijven, en daar ontstaat de vertraging die uiteindelijk bij de klant terechtkomt als een gemiste levertijd.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Hoe zorg je dat elke vestiging hetzelfde overzicht ziet?

De oplossing zit niet in nog een systeem naast Rentman, maar in het dichten van het gat tussen fysieke actie en registratie. Backemp koppelt aan Rentman en stuurt de verplaatsing van materiaal als bericht naar de betrokken crew via WhatsApp, vanuit het eigen bedrijfsnummer van het AV-bedrijf. Een monteur die een kar materiaal inlaadt voor vestiging B krijgt automatisch een bevestigingsvraag, en die bevestiging landt direct terug in het overzicht dat beide vestigingen zien. Niemand hoeft een aparte app te openen, en niemand hoeft te bellen om te controleren of iets al onderweg is.

Naast de WhatsApp-bevestiging draait op elke vestiging een live dashboard dat laat zien wat er die dag binnenkomt, weggaat en nog moet worden opgehaald. Bij Klaproos B.V., een AV-bedrijf dat met Rentman werkt, leverde het samenbrengen van dit soort bewegingen in één scherm 18 uur per week op die eerder in losse Excel-lijsten en telefoontjes verdween. Dat cijfer gaat over het wegvallen van handmatige controle in het algemeen, en diezelfde winst treedt op zodra een tweede of derde vestiging het aantal handmatige controlemomenten verder opstapelt.

Het resultaat is dat een planner op vestiging A en een planner op vestiging B naar exact dezelfde stand van zaken kijken, in plaats van naar hun eigen aanname over wat de ander waarschijnlijk heeft gedaan.

• ✓Wat er vandaag binnenkomt op deze vestiging
• ✓Wat er vandaag naar een andere vestiging of locatie vertrekt
• ✓Welke items nog opgehaald moeten worden bij een klant of locatie
• ✓Welke bevestigingen vanuit de crew nog openstaan

Wat kost het als materiaal op de verkeerde locatie blijft staan?

Materiaal dat op de verkeerde locatie staat, kost zelden geld dat rechtstreeks op een factuur verschijnt. Het kost tijd van een planner die alsnog moet uitzoeken waar iets is, het kost een noodoplossing als er op de dag zelf blijkt dat het benodigde stuk nog een uur rijden verderop staat, en in het ergste geval kost het een order die niet doorgaat omdat niemand op tijd kon garanderen dat het materiaal aanwezig zou zijn.

Voor AV-bedrijven met meerdere vestigingen is dat risico structureel, niet incidenteel. Elke vestiging die erbij komt, vermenigvuldigt het aantal punten waarop materiaal fysiek kan bewegen zonder dat de registratie daarin meebeweegt. Een bedrijf met één magazijn heeft één plek waar de waarheid zit. Een bedrijf met drie vestigingen heeft drie plekken die allemaal gelijktijdig moeten kloppen, en een planningsfout op één daarvan raakt meteen de andere twee.

De kosten die hieruit voortkomen, zijn meestal onzichtbaar in de boekhouding. Ze zitten in de extra rit die een chauffeur moet maken omdat het materiaal niet klaarstond, in de huurset die op het laatste moment extern moet worden ingehuurd omdat de eigen voorraad ergens stond, en in de tijd die een planner kwijt is aan het najagen van informatie die eigenlijk al bekend had moeten zijn. Die tijd is precies waar automatisering van de registratie het verschil maakt: niet door het werk over te nemen, maar door de status van materiaal net zo snel bij te werken als het materiaal zelf beweegt.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Kan Rentman materiaal bijhouden op meerdere vestigingen?

Ja. Rentman biedt een functie voor meerdere voorraadlocaties waarmee AV-bedrijven beschikbaarheid, reparaties en voorraadtellingen per magazijn beheren, materiaal boeken en retourneren vanaf verschillende locaties, en tekorten oplossen met interne inhuur tussen vestigingen (bron: rentman.io). Het systeem markeert een mismatch als het scannen niet overeenkomt met de voorraadlocatie van het project. Dat maakt de administratieve kant van meerdere magazijnen goed op orde, mits iedereen op tijd registreert wat er fysiek gebeurt.

Waarom raakt materiaal alsnog kwijt als Rentman de voorraad al bijhoudt?

Rentman toont wat er geregistreerd is, niet automatisch wat er fysiek gebeurt. Tussen het moment dat een monteur materiaal inlaadt en het moment dat hij dat in het systeem verwerkt, zit vaak een uur of een hele werkdag. In die tussentijd werkt iedereen op aannames. Een koppeling die de bevestiging direct via WhatsApp naar de crew stuurt, sluit dat gat, zodat de registratie net zo snel meebeweegt als het materiaal zelf.

Wat is het verschil tussen een voorraadlocatie in Rentman en een dashboard van Backemp?

Een voorraadlocatie in Rentman is de administratieve plek waar materiaal hoort te staan. Een Backemp-dashboard toont per vestiging wat er die dag binnenkomt, vertrekt of nog opgehaald moet worden, gevoed door bevestigingen die de crew via WhatsApp doorgeeft. Rentman is de bron van de voorraadwaarheid, Backemp zorgt dat die waarheid op tijd wordt bijgewerkt en voor iedere vestiging zichtbaar is zonder dat een planner er telefonisch achteraan hoeft.

Is dit alleen relevant voor AV-bedrijven met meerdere vestigingen?

Nee. Ook een AV-bedrijf met één magazijn verplaatst materiaal voortdurend, tussen het magazijn, de bus en de locatie van de klant. Hetzelfde gat tussen fysieke actie en registratie ontstaat daar net zo goed, alleen op kleinere schaal. Zodra een bedrijf groeit naar een tweede vestiging, wordt exact hetzelfde probleem zichtbaarder en duurder, omdat het aantal plekken waar materiaal kan afwijken van de administratie toeneemt.