Materiaallocatie in je AV-magazijn: waarom QR-codes werken

Wat kost het je als materiaal niet vindbaar is in het magazijn?

In veel AV-magazijnen zit de kennis over waar iets ligt in de hoofden van een paar ervaren medewerkers, niet in een systeem. Zolang die mensen aanwezig zijn, werkt dat prima. Op het moment dat een freelancer of een nieuwe collega alleen moet inpakken voor een klus, valt die kennis weg en begint het zoeken: eerst in de vaste kast, dan in de krat van vorige week, uiteindelijk bij een collega die misschien weet waar het ligt. Elke minuut die daaraan opgaat, is een minuut die niet aan de klus zelf wordt besteed.

Het probleem wordt groter naarmate het bedrijf groeit. Een klein magazijn overzie je op gevoel, een magazijn met meerdere rekken, een buitenopslag en een paar servicebusjes niet meer. Rentman noemt in de eigen uitleg over voorraadbeheer dat verhuurbedrijven met meerdere opslaglocaties er goed aan doen om ook een servicebus als volwaardige locatie te behandelen, juist omdat materiaal daar net zo makkelijk zoekraakt als in een vast rek. Zonder een locatiestructuur die dat vastlegt, verschuift het probleem alleen maar mee met de groei.

De andere kant van dezelfde medaille is onnodige aanschaf. Kun je een item niet snel vinden, dan is de kans reëel dat iemand aanneemt dat het kwijt is en een vervangend exemplaar bestelt of huurt bij een collega-verhuurbedrijf, terwijl het gewoon in het magazijn ligt, alleen niet op de plek waar het hoort. Dat kost geld op een manier die nergens als aparte kostenpost in de boekhouding terugkomt, het verdwijnt in de marge van het project.

• ✓Kennis over materiaallocatie zit vaak alleen bij ervaren medewerkers
• ✓Zoektijd loopt op zodra freelancers of nieuwe collega's zelfstandig inpakken
• ✓Servicebusjes en buitenopslag vragen om dezelfde locatiediscipline als het magazijn
• ✓Niet-vindbaar materiaal leidt tot onnodige aanschaf of huur bij derden

Hoe richt je locatiebeheer met QR-codes praktisch in?

Rentman biedt de mogelijkheid om aan elk item of elke locatie een QR-code te koppelen, waarna die code met de Rentman-app op een smartphone gescand wordt om te zien waar een stuk materiaal hoort en waar het nu daadwerkelijk staat. In de eigen blog over het opzetten van QR-codes en barcodes geeft Rentman een aantal concrete richtlijnen die het verschil maken tussen een systeem dat blijft hangen en een systeem dat na twee maanden weer verwatert.

De eerste richtlijn gaat over formaat: print codes nooit kleiner dan 7 bij 7 millimeter, anders wordt scannen met een telefooncamera onbetrouwbaar. De tweede gaat over leesbaarheid onder slijtage: een QR-code met een kort aantal tekens en een hoog foutcorrectieniveau blijft volgens Rentman nog goed scanbaar als de code voor 30 procent beschadigd is, wat in een magazijn met stof, vet en scherpe randen geen overbodige luxe is. Voor bedrijven die veel volume scannen, noemt Rentman de Zebra TC21 en TC26 als aanbevolen handscanners, voor de meeste AV-bedrijven volstaat de smartphone-app in de eerste fase ruimschoots.

De volgorde waarin je dit invoert, bepaalt of het beklijft. Begin niet met het volledige magazijn in één weekend, maar met één categorie, bijvoorbeeld kabels of kleine audio-accessoires, omdat dat de categorie is waar spullen het snelst zoekraken. Rentman laat QR-codes exporteren als PDF, die je met een eigen labelprinter afdrukt. Zodra die ene categorie werkt en de crew het scannen als gewoonte heeft opgepikt, breid je uit naar rekken, karren en uiteindelijk de servicebusjes.

• ✓Codes nooit kleiner dan 7 bij 7 millimeter printen (Rentman)
• ✓Een kort, hoog-gecodeerd QR-blijft leesbaar bij 30 procent schade (Rentman)
• ✓Zebra TC21/TC26 voor hoog volume, smartphone-app volstaat om te starten (Rentman)
• ✓Begin bij één categorie zoals kabels, breid daarna uit naar rekken en servicebusjes

Wat laat onderzoek zien over de grens tussen QR-codes en RFID?

QR-codes en barcodes lossen het grootste deel van het locatieprobleem op tegen lage kosten, maar ze hebben een plafond: iemand moet fysiek scannen. Voor een AV-bedrijf dat élk los item automatisch wil volgen zonder handmatig scannen, is RFID de volgende stap, en daar bestaat onafhankelijk onderzoek over dat de omvang van de winst laat zien.

Het RFID Research Center van de University of Arkansas voerde een dertien weken durende praktijkproef uit bij twee vestigingen van warenhuisketen Bloomingdale's, één met RFID en één als controlegroep. De uitkomst: de voorraadnauwkeurigheid verbeterde met meer dan 27 procent ten opzichte van de bestaande telmethode, onderbevoorrading daalde met 21 procent en overbevoorrading met 6 procent. Nog opvallender was het tempo van tellen: waar 10.000 artikelen met barcodes 53 uur kostten om te tellen, deed RFID hetzelfde aantal in 2 uur, een versnelling van 96 procent.

Die cijfers komen uit de retailwereld, niet uit de AV-verhuur, en RFID-tags zijn duurder per item dan een geprinte QR-code, dus een directe vertaling naar elk AV-magazijn is niet vanzelfsprekend. Wat het onderzoek wel laat zien, is het plafond waar automatisering naartoe kan bewegen zodra scanning niet langer een handeling is die iemand bewust moet uitvoeren. Voor de meeste AV-bedrijven is dat een investering voor over een paar jaar, niet voor nu, maar het is goed om te weten dat een QR-systeem een tussenstap is, geen eindstation.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Hoe voorkom je dat locatiebeheer een los lijstje in Rentman blijft?

Locaties vastleggen in Rentman is de helft van het werk. De andere helft is dat de crew op de vloer, vaak freelancers die maar af en toe binnen komen, die informatie ook daadwerkelijk gebruikt op het moment dat het telt: bij het inpakken voor een klus en bij het terugzetten na afloop. Een systeem dat alleen in de kantoortool leeft en niet op de vloer wordt geraadpleegd, levert in de praktijk weinig op.

Backemp is hier een aanvulling op Rentman, geen vervanging. Rentman blijft de plek waar projecten, materiaallijsten en locaties worden beheerd, Backemp zorgt dat die informatie de crew via WhatsApp bereikt vanuit het eigen bedrijfsnummer: een paklijst met locaties bij de start van een dienst, een bevestiging zodra iemand klaar is met inpakken, een melding als iets ontbreekt op de plek waar het hoort te liggen. Dat voorkomt dat een technicus de magazijnbeheerder moet bellen met de vraag waar iets ligt, en het voorkomt dat de magazijnbeheerder dat telefoontje moet beantwoorden tussen tien andere taken door.

Die verschuiving van losse telefoontjes en groepsapp-berichten naar een vastgelegd, herleidbaar proces levert meetbare tijd op. Bij Klaproos B.V., een AV-bedrijf dat via Backemp zijn personeelscommunicatie laat lopen, daalde de wekelijkse tijd aan planning en afstemming met 18 uur. Een deel van die winst zit in personeelsplanning, maar dezelfde logica, structuur in plaats van losse berichten, gaat net zo goed op voor vragen over waar materiaal ligt.

Hoe voer je locatiebeheer in zonder je drukste weken te verstoren?

De grootste valkuil bij het invoeren van locatiebeheer is dat het in één keer overal tegelijk wordt aangepakt, midden in een seizoen waarin de agenda al vol staat. Dat levert een halfafgemaakt systeem op waarin niemand nog weet welke rekken al gelabeld zijn en welke niet, en de crew valt terug op de oude gewoonte van vragen en zoeken.

Kies in plaats daarvan een rustige week, buiten het hoogseizoen, voor de eerste stap. Label één categorie volledig, test de codes een paar dagen in de praktijk op leesbaarheid en slijtage, en vraag de crew expliciet om terugkoppeling over wat wel en niet werkt met de camera van hun eigen telefoon. Los je dat op voordat je verder uitbreidt, dan voorkom je dat een half magazijn straks opnieuw gelabeld moet worden omdat de eerste keuze van formaat of labelmateriaal niet standhield.

Zodra die eerste categorie soepel loopt, breid je uit per zone in plaats van in één keer het hele magazijn: eerst de vaste rekken, dan de mobiele karren, dan de servicebusjes. Koppel bij elke uitbreiding de aankondiging aan de crew direct aan de praktijk van dat moment, bijvoorbeeld bij de briefing voor een project waar die zone voor het eerst wordt gebruikt. Zo wordt het scannen onderdeel van een werkritme dat al bestaat, in plaats van een aparte instructie die los van het werk wordt gecommuniceerd en daardoor sneller wegzakt.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Wat is het verschil tussen QR-codes en RFID voor materiaalbeheer?

Een QR-code moet je bewust scannen met een telefoon of handscanner, RFID herkent tags automatisch zonder rechtstreeks zicht op het item. Onderzoek van de University of Arkansas laat zien dat RFID de voorraadnauwkeurigheid met meer dan 27 procent kan verbeteren en tellen tot 96 procent sneller maakt, maar RFID-tags zijn duurder per item. Voor de meeste AV-bedrijven is een QR-systeem de logische eerste stap.

Moeten we barcodes of QR-codes gebruiken in ons AV-magazijn?

Rentman ondersteunt beide, maar QR-codes zijn compacter te printen en daardoor geschikter voor kleine items zoals microfoons. Print codes niet kleiner dan 7 bij 7 millimeter voor betrouwbaar scannen met een smartphone, en kies bij voorkeur een code met een hoog foutcorrectieniveau, die blijft volgens Rentman leesbaar bij 30 procent slijtage aan het label.

Vervangt locatiebeheer in Rentman de fysieke voorraadtelling?

Nee. Locatiebeheer laat zien waar een item hoort te staan en waar het volgens de laatste scan is, een periodieke voorraadtelling blijft nodig om te controleren of de werkelijkheid nog klopt met de administratie. Locatiebeheer maakt die telling wel sneller, omdat je gericht per zone kunt tellen in plaats van het hele magazijn in willekeurige volgorde na te lopen.

Hoe helpt Backemp bij magazijnbeheer als Rentman al locaties bijhoudt?

Backemp vervangt Rentman niet, het zorgt dat de informatie uit Rentman de crew op de vloer bereikt via WhatsApp vanuit het eigen bedrijfsnummer: paklijsten met locaties, bevestigingen bij het inpakken en meldingen bij ontbrekend materiaal. Zo hoeft niemand de magazijnbeheerder te bellen om te vragen waar iets ligt.