Rentman voorraadtelling: zo houd je je AV-inventaris betrouwbaar

Waarom klopt je Rentman-inventaris na verloop van tijd niet meer?

Rentman is accuraat op het moment dat je het inricht. Dat verandert zodra de operatie begint. Een item gaat mee op een project en wordt in de weken erna niet afgevinkt als teruggekeerd. Een set kabels gaat naar reparatie maar blijft in het systeem op beschikbaar staan. Een collega-bedrijf stuurt een subrental terug, maar de ontvangst wordt pas de week erna ingevoerd, als iemand er nog aan denkt. Elke individuele afwijking is klein. Samen produceren ze een kloof tussen systeem en werkelijkheid die maand na maand groter wordt.

Die kloof heeft een concrete prijs. Een magazijnbeheerder die het systeem niet vertrouwt, loopt met een clipboard langs de stellingen voordat hij een materiaaltoewijzing bevestigt. Een planner die niet zeker weet of een item echt beschikbaar is, neemt de veiligste marge aan en laat ruimte onbenut. Bij een nieuwe reservering voor een project twee weken later ontdek je pas dat het item er niet meer is. Vroeger dan je denkt bepaalt de kwaliteit van je inventarisadministratie direct hoeveel werk je kunt aannemen en met welke marge je dat doet.

Een periodieke voorraadtelling, waarbij je de fysieke werkelijkheid vergelijkt met wat er in Rentman staat, is daarvoor het meest directe middel. Niet als audit-oefening, maar als onderhoud: zoals trucks onderhoud nodig hebben, heeft je inventarisadministratie een reguliere reset.

Wat is een voorraadtelling en hoe verschilt het van dagelijks scannen?

Het dagelijkse scanproces in Rentman, items registreren bij uitgifte en bij retour, houdt de projectstatus actueel. Als je het consequent gebruikt, weet je op elk moment bij welk project een item is en wanneer het terugverwacht wordt. Rentman biedt daarvoor materiaaltracking op basis van QR-codes, RFID of barcodes: via de Rentman-app op een telefoon of tablet scan je elk item, en het systeem houdt de status bij in vier stappen, ingepakt, verzonden, op locatie en geretourneerd.

Een voorraadtelling is fundamenteel anders. Het staat los van lopende projecten en kijkt naar de totale voorraad: je telt wat er fysiek aanwezig is en vergelijkt dat met wat Rentman als aanwezig registreert. Rentman beschrijft in zijn eigen voorraadtellingsgids dat je met een periodieke telling inzicht krijgt in hoeveel je in de loop van de tijd bent kwijtgeraakt, en in hoe accuraat je database werkelijk is.

De twee processen zijn complementair, niet uitwisselbaar. Dagelijkse scanning houdt de operationele status bij. Periodieke tellingen controleren of de basisregistratie nog klopt. Een AV-bedrijf dat alleen dagelijks scant maar nooit telt, bouwt over maanden kleine fouten op die op een dag een probleem worden. Een bedrijf dat telt maar niet structureel scant, heeft kwartaaldata maar geen dagoverzicht. Beide zijn nodig, op hun eigen moment.

Hoe voer je een voorraadtelling uit in Rentman?

Het principe is rechtlijnig: je telt je fysieke voorraad en vergelijkt die met de Rentman-database. Rentman ondersteunt twee methodes. Je kunt handmatig tellen en het resultaat invoeren, dat werkt voor kleine voorraden of categorieën die je visueel kunt overzien. Voor grotere voorraden is de scanmethode efficiënter: met een telefoon of tablet scan je elk item via QR-code, RFID of barcode. Gescande items worden direct als aanwezig gemarkeerd. Items die na de telling niet gescand zijn, vallen op als afwijking.

Het voordeel van scannen is dat discrepanties eruit vallen op het moment van tellen, niet pas achteraf als iemand een uitgedraaide lijst doorneemt. Scan je een item dat het systeem als 'op locatie' registreert maar dat fysiek in het rek hangt, dan signaleert Rentman dat direct als een afwijking. Dat zijn precies de gevallen die je zoekt: items waarvan de status in het systeem niet overeenkomt met de werkelijkheid.

Een praktische aanpak voor AV-bedrijven is om de telling per categorie te organiseren in plaats van alles in één ronde:

• ✓Geserialiseerde items als eerste: beamers, mixers en camera's met een individueel serienummer hebben de hoogste waarde en de grootste kans op kostbare fouten
• ✓Kabelsets en klein accessoires als aparte categorie: hoge aantallen, lastig individueel te tellen, maar samen een aanzienlijk deel van de voorraad
• ✓Subrental-items apart controleren: zijn items die geleend waren terug en correct als geretourneerd in het systeem verwerkt?
• ✓Materiaal in reparatie afzonderlijk noteren: staat het in Rentman als niet-beschikbaar, of wordt het onterecht als beschikbare voorraad meegeteld?
• ✓Items op meerdere locaties apart afhandelen als je meer dan één magazijn of depotlocatie hebt

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael — concreet, geen verkooppraat.

Wat doe je met de afwijkingen die een telling blootlegt?

Elke voorraadtelling brengt afwijkingen aan het licht. Soms zijn die klein en verklaarbaar: een item dat inkomend gepland staat maar er al is, een retour die nog niet verwerkt is. Soms zijn ze groter: een item dat als beschikbaar staat maar dat niemand meer heeft gezien. Hoe je met die afwijkingen omgaat, bepaalt of de telling iets oplevert of alleen maar een momentopname is.

De eerste stap is onderscheid maken tussen verklaarbare en onverklaarbare gevallen. Verklaarbare afwijkingen, een item in transit of een subrental die nog niet gecheckt is, los je op door de correcte status in Rentman bij te werken. Onverklaarbare afwijkingen verdienen een apart spoor: zoek het item via de projecthistorie in Rentman. Waar was het voor het laats geboekt? Bij welk project is het voor het laats meegegaan? Rentman's projecthistorie per item geeft die informatie terug, mits het item consequent op projecten is geboekt. Items die verdwijnen in bedrijven zonder structureel scanproces, zijn achteraf niet meer te traceren.

Voor de langere termijn loont het om de uitkomst van elke telling te documenteren. Niet als formele audit, maar als signaal: welke categorieën laten steeds de meeste afwijkingen zien? Dat zijn de plekken waar het dagelijkse scanproces niet betrouwbaar werkt en waar aanscherping van de werkwijze de meeste winst oplevert. Via het Backemp-dashboard zie je bovendien tussen tellingen door welke items na het geplande retourmoment nog niet zijn ingecheckt, zodat dagelijkse discrepanties zichtbaar worden zonder te wachten op de volgende ronde.

Wanneer is Backemp een aanvulling op je Rentman-voorraadtelling?

Rentman biedt alle functionaliteit die je nodig hebt voor een correcte voorraadtelling. Wat Rentman niet levert, is proactieve signalering op het moment dat discrepanties dreigen te ontstaan. Tegen de tijd dat een telling aantoont dat er drie items missen, zijn die al maanden weg. Backemp werkt eerder in het proces: op basis van de projectdata in Rentman signaleert het automatisch wanneer een item dat uitgegaan is na het verwachte retourmoment niet is ingecheckt.

Die signalering gaat via WhatsApp naar de verantwoordelijke persoon, of dat nu de magazijnbeheerder, de projectleider of de chauffeur is, vanuit het bedrijfsnummer van het AV-bedrijf. Geen mailtje dat twee dagen later wordt gelezen, maar een bericht op het moment dat het relevant is. De planner ziet in het dashboard welke items bij welke projecten nog niet zijn teruggescand en kan direct bijsturen. Zo wordt een retourprobleem zichtbaar op de dag zelf, niet pas bij de volgende kwartaalstelling.

Bij Klaproos B.V. daalde de wekelijkse tijd aan handmatige afstemming, inclusief het nabellen over ontbrekend of niet-teruggekeerd materiaal, met 18 uur na invoering van Backemp. Een deel van die besparing zit precies hier: niet in de telling zelf, maar in de structurele verkleining van het gat tussen wat het systeem zegt en wat er in het magazijn staat.

• ✓Automatische signalering als een item na het geplande retourmoment niet is ingecheckt in Rentman
• ✓WhatsApp-bericht naar de verantwoordelijke vanuit het bedrijfsnummer, op het moment dat het relevant is
• ✓Dashboard per project: welke items zijn terug, welke staan nog als 'op locatie' geregistreerd
• ✓Proactieve afwijkingssignalering verkleint het aantal verrassingen bij de volgende periodieke telling

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Hoe vaak moet een AV-bedrijf een voorraadtelling doen in Rentman?

Er is geen vaste norm voor hoe vaak je telt. Na een druk seizoensblok, voor of na de zomermaanden of rondom de jaarwisseling, is een telling het meest waardevol omdat dan de meeste beweging heeft plaatsgevonden. Bedrijven die dagelijks scannen bij uitgifte en retour hebben minder tellingen nodig om hun inventaris actueel te houden dan bedrijven die dagelijkse scanning nog niet structureel hebben ingevoerd.

Wat doe je in Rentman als je bij een telling meer items telt dan het systeem aangeeft?

Dat wijst op een item dat in Rentman als 'op locatie' of 'bij subrental-partner' staat maar fysiek al terug is zonder dat de retour is verwerkt. Stap één is het terugvinden van de openstaande projectstatus in Rentman en die correct afsluiten. Stap twee is begrijpen hoe het item ongeregistreerd is teruggekomen, zodat het patroon zich niet herhaalt bij het volgende project.

Kan ik in Rentman een voorraadtelling doen per categorie of locatie?

Ja. Rentman ondersteunt het filteren van je inventaris per categorie, locatie en projectstatus, zodat je een telling kunt uitvoeren op precies het deel van je voorraad dat je wilt controleren. Voor bedrijven met meerdere depots is dat een praktische aanpak: per locatie een aparte telling in plaats van alles tegelijk, zodat het werk spreidt over de dag of over meerdere medewerkers.

Hoe helpt Backemp bij het voorkomen van inventarisdiscrepanties?

Backemp leest de projectdata uit Rentman via de officiële API en signaleert automatisch wanneer een item na het geplande retourmoment niet is ingecheckt. Die signalering gaat via WhatsApp naar de verantwoordelijke, vanuit het bedrijfsnummer van het AV-bedrijf. Zo worden retourproblemen op de dag zelf zichtbaar in plaats van pas bij de volgende voorraadtelling. Rentman beheert de inventarisdata, Backemp zorgt dat de dagelijkse operatie die data actueel houdt.