Transport combineren bij meerdere AV-projecten op één dag

Waarom wordt transport lastiger zodra een AV-bedrijf meerdere projecten tegelijk draait?

Bij één project per dag is transport simpel: één bus, één rit, één chauffeur die weet wat hij moet laden en waar hij naartoe moet. Zodra een AV-bedrijf groeit en meerdere projecten op dezelfde dag draait, verandert dat beeld volledig. Er is nog steeds een beperkt aantal bussen en chauffeurs, maar er zijn nu meerdere projecten die er allemaal op hetzelfde moment aanspraak op maken.

Wie zich hierop niet voorbereidt, plant per project los, zonder te kijken naar wat er die dag verder gebeurt. Twee projectleiders reserveren onafhankelijk van elkaar dezelfde bus voor dezelfde ochtend, of er wordt een tweede voertuig gehuurd terwijl de eerste bus na de vroege rit alweer vrij stond. Voor AV-verhuurbedrijven is dit een bekend patroon: veel bedrijven combineren daarom bewust bestellingen om transport kosteneffectief te houden. Rental Supplier, een AV-verhuurbedrijf met vestigingen in Amsterdam en Breda, meldt op de eigen website expliciet dat bestellingen worden gecombineerd om zo scherper te kunnen prijzen (bron: rental-supplier.nl). Dat combineren gebeurt in de praktijk echter vaak nog handmatig, op het gevoel van een planner die toevallig weet welke twee projecten dezelfde kant op gaan.

Zodra het aantal gelijktijdige projecten toeneemt, is dat gevoel niet meer genoeg. Een planner die vijf projecten tegelijk in zijn hoofd moet houden, mist het moment waarop twee ritten eigenlijk gecombineerd hadden kunnen worden, of ziet te laat dat een bus dubbel is ingepland. Dat is geen kwestie van onzorgvuldigheid, het is een rekenprobleem dat groter wordt naarmate het bedrijf groeit.

Wat gaat er mis als transport niet centraal wordt gepland?

Transport dat per project apart wordt geregeld, loopt in de praktijk op een aantal vaste manieren vast. Het eerste probleem is dubbele boeking: twee projectleiders plannen dezelfde bus voor dezelfde ochtend, en dat wordt pas zichtbaar op het moment dat een van beiden de sleutel wil pakken. Het tweede probleem is de lege rit: een bus rijdt terug van project A zonder lading, terwijl project B een halfuur later dezelfde route nodig heeft en er alsnog een tweede voertuig wordt ingezet. Elke kilometer die zo dubbel wordt gereden kost geld: Techni-Sound rekent bijvoorbeeld €0,26 per kilometer voor een bestelbus (bron: techni-sound.nl), en dat tarief loopt op zodra een rit onnodig een tweede keer wordt gereden.

Het derde probleem zit in de communicatie naar de chauffeur. Een chauffeur die 's ochtends vertrekt met een vaste laadlijst, weet niet automatisch dat er 's middags een wijziging is doorgevoerd in een van de projecten die hij bedient. Het vierde probleem is verantwoordelijkheid: als materiaal niet op tijd op de juiste locatie staat, is achteraf niet altijd duidelijk of dat kwam door de planning, de lading, of de chauffeur zelf.

• ✓Dubbele boeking: twee projecten claimen dezelfde bus voor hetzelfde tijdslot
• ✓Lege ritten: een voertuig rijdt terug zonder lading terwijl een ander project het kort daarna nodig heeft
• ✓Wijzigingen bereiken de chauffeur niet automatisch tijdens de rit
• ✓Onduidelijke verantwoordelijkheid als materiaal te laat of op de verkeerde locatie staat

Wat regelt Rentman al goed voor transport over meerdere projecten?

Rentman heeft dit probleem niet genegeerd. De Crew planner module geeft een overzicht van alle crew- en transportfuncties van al je projecten in één scherm, in plaats van dat een planner per project apart moet inloggen om te zien wie en wat er is ingepland (bron: rentman.io). Rentman noemt deze module expliciet geschikt voor bedrijven die veel tijd kwijt zijn aan het plannen van crew en transport, meerdere projecten of diensten tegelijk draaien, en regelmatig crew of voertuigen tussen projecten verplaatsen (bron: support.rentman.io).

De module laat een planner een periode selecteren, een project openvouwen, en direct met een paar klikken zien welke voertuigen en crewleden op dat moment beschikbaar zijn, om ze vervolgens toe te wijzen aan een functie (bron: support.rentman.io). Dat is een directe verbetering ten opzichte van het los bijhouden van beschikbaarheid per project: een planner ziet in één overzicht of een bus die net vrijkomt bij project A, aansluitend kan worden ingezet bij project B.

Voor de basisplanning van transportfuncties, het koppelen van voertuigen aan een project en het zien van beschikbaarheid is Rentman dus een sterk fundament. De vraag die overblijft, is wat er gebeurt op de dag zelf, wanneer die planning in de praktijk moet standhouden.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Waar loopt de planning op de dag zelf nog vast?

Een overzicht in Rentman vertelt een planner precies welke bus wanneer bij welk project hoort. Het vertelt een chauffeur onderweg niet automatisch of die planning nog klopt. Een project loopt uit, een tweede project heeft ineens een extra lading nodig, of een klant vraagt om een eerdere levering: dat soort wijzigingen ontstaan op de dag zelf, vaak sneller dan een planner ze kan doorbellen naar iedereen die ervan afhangt.

In de praktijk grijpen AV-bedrijven op dat moment terug naar wat het snelst werkt: een telefoontje naar de chauffeur, of een bericht in de WhatsApp-groep van het team. Dat werkt voor één wijziging op één dag. Het wordt onbeheersbaar zodra een chauffeur tussen twee of drie projecten schakelt en van elk project apart een update moet krijgen, terwijl de planning in Rentman ondertussen niet wordt bijgewerkt omdat niemand daar op dat moment tijd voor heeft.

Backemp lost dit niet op door wijzigingen automatisch naar de chauffeur te sturen, dat doet de app niet. Wat Backemp wel biedt is één plek waar het transport staat: per project het voertuig, de chauffeur en het tijdvenster, naast de planning. Verandert er iets, dan pas je het daar aan en ziet het hele team de nieuwe stand. Het doorgeven aan de chauffeur blijft een telefoontje of een bericht van de planner, maar dan met één bron om naar te verwijzen in plaats van een losse chatgroep.

• ✓Een wijziging in het project pas je aan in de transportplanning: voertuig, chauffeur en tijdvenster
• ✓Doorgeven aan de chauffeur blijft een bericht of telefoontje van de planner, Backemp stuurt het niet automatisch
• ✓Het hele team ziet dezelfde transportplanning in plaats van een losse chatgroep
• ✓Geen aparte app of portaal nodig voor de chauffeur onderweg

Wat levert gecombineerd transport op voor een AV-bedrijf?

De winst van gecombineerd transport zit deels in geld: elke rit die niet dubbel hoeft te worden gereden, is een rit die niet tegen €0,26 per kilometer (bron: techni-sound.nl) wordt afgerekend of tegen de eigen brandstofkosten van een bestelbus. Bij een AV-bedrijf dat wekelijks tien of meer projecten draait, telt dat op.

De grotere winst zit in tijd en rust bij de planner. Bij Klaproos B.V., een AV-bedrijf dat met Rentman werkt, daalde de tijd die wekelijks opging aan handmatige afstemming met 18 uur na de invoering van Backemp. Een deel van die winst zit in transport: niet meer handmatig nagaan welke bus waar staat, maar in één overzicht zien welk voertuig en welke chauffeur aan welk project hangen.

Backemp vervangt Rentman niet. Rentman blijft de plek waar projecten, materiaal en de basisplanning staan. Backemp voegt de laag toe waarin je het transport per project vastlegt, zodat een wijziging op de dag zelf niet alleen bij de planner in zijn hoofd bestaat, maar ook in het overzicht dat het hele team kan zien. Voor een AV-bedrijf dat meerdere projecten tegelijk draait, is dat het verschil tussen transport dat toevallig goed gaat en transport dat gewoon klopt.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Hoe voorkom je dat twee AV-projecten dezelfde bus claimen?

Door transportfuncties niet los per project te plannen, maar in één overzicht te zien welke voertuigen op welk moment al zijn ingepland. Rentman's Crew planner module toont crew- en transportfuncties van alle projecten tegelijk, zodat een planner een dubbele boeking ziet vóórdat die een probleem wordt op de dag zelf, in plaats van pas wanneer twee chauffeurs voor dezelfde bus staan.

Werkt Backemp naast Rentman of vervangt het de transportplanning?

Backemp vervangt Rentman niet. Rentman blijft de plek waar projecten, materiaal, crew en transportfuncties staan gepland. Backemp voegt de transportlaag toe waarin je per project het voertuig, de chauffeur en het tijdvenster vastlegt. Een gewijzigde laadtijd of een extra rit pas je daar aan; het doorgeven aan de chauffeur doe je zelf, want Backemp stuurt transportwijzigingen niet automatisch als bericht.

Kan een chauffeur onderweg zien dat de planning is gewijzigd?

Niet automatisch. Backemp stuurt een gewijzigd transport niet als bericht naar de chauffeur. Je legt de wijziging vast in de transportplanning, waar het hele team die ziet, en geeft die zelf door aan de chauffeur.

Bespaart het combineren van transport echt tijd voor een AV-bedrijf?

Bij Klaproos B.V., een AV-bedrijf dat met Rentman werkt, daalde de tijd die wekelijks opging aan handmatige afstemming met 18 uur na de invoering van Backemp. Transport is daar een vast onderdeel van: minder telefoontjes over welke bus waar staat, en minder tijd kwijt aan het rechtbreien van een wijziging die niet iedereen had gezien.