Wat betekent extern invullen?
Op een dienst staat hoeveel mensen je nodig hebt. Soms vul je die plekken niet allemaal zelf: een onderaannemer, een cateraar of een uitzendbureau levert een deel van de bezetting. Die mensen staan niet in jouw systeem en hoef je er ook niet in te zetten.
Met extern invullen leg je vast hoeveel van die plekken door een externe partij worden gedekt, en van wie. Backemp rekent die plekken mee als ingevuld, zodat je dienst niet eeuwig als half bezet in je overzicht blijft staan.
Wat je nodig hebt
- ✓Je bent ingelogd als Admin of Planner
- ✓De dienst bestaat al en heeft een aantal benodigde mensen
- ✓Je weet hoeveel plekken de externe partij invult
Open de dienst
Ga naar Diensten en klik de dienst aan die je deels uitbesteedt. Je kunt ook via Projecten gaan, het project openen en daar het tabblad Diensten kiezen. Bovenaan de dienst zie je hoeveel mensen er nodig zijn, bijvoorbeeld 3x Allround technicus, en wat de status is.
Klik op Extern invullen
Scrol naar het blok Beschikbare medewerkers. Rechtsboven in dat blok staat de knop Extern invullen. Die knop zit dus niet bij de al geplande mensen, maar bij de lijst waar je normaal iemand uit kiest.
Kies het aantal en noteer de partij
In het venster Dienst extern invullen kies je bij Totaal extern ingevuld hoeveel van de plekken de externe partij voor zijn rekening neemt. Let op het woord totaal: je vult in hoeveel plekken er in totaal extern staan, het telt niet op bij een eerdere keuze. Bij Naam externe partij vul je optioneel in wie het doet, bijvoorbeeld de onderaannemer of het uitzendbureau. Klik daarna op Opslaan.
Zie het terug in de planning
Terug op de dienst staat onder de status hoeveel plekken er extern zijn ingevuld. De externe plekken tellen mee in de teller Geplande medewerkers, dus die staat weer op het echte aantal. In de lijst met geplande mensen komt er een regel bij met het aantal en de naam van de externe partij. Zo zie jij, en ziet je collega, in één oogopslag dat deze dienst rond is zonder dat er nog namen bij hoeven.
Aanpassen of terugdraaien
Verandert er iets, dan klik je bij de externe regel op Acties. Met Bewerk open je hetzelfde venster opnieuw en pas je het aantal of de naam aan. Met Annuleren draai je de externe invulling terug. Backemp vraagt dan om bevestiging en legt uit wat er gebeurt: de externe invulling wordt verwijderd en de dienst telt daarna weer als zelf in te plannen.
Het is een totaal, geen optelling
Dit is de fout die het snelst wordt gemaakt. Stond er al 1 plek extern en zet je hem op 2, dan staan er daarna 2 plekken extern, niet 3. Je overschrijft dus de vorige keuze in plaats van er iets bij te tellen.
Voorbeeld: een dienst vraagt 3 technici. De onderaannemer levert er 2, jij plant er zelf 1. Dan zet je Totaal extern ingevuld op 2 en plan je één eigen technicus in. De dienst staat daarna op 3 van 3.
Terug naar het overzicht
Bekijk alle handleidingen
Werk je met leveranciers? Kijk dan ook bij de handleiding over leveranciersuitvragen, waarin je materiaal en mankracht bij een externe partij uitvraagt.
Naar de handleiding →