Wat doet de module Verlofaanvragen?
Verlofaanvragen is de module waarmee je vrij-verzoeken uit de groepsapp haalt. Je medewerker dient zijn verlof in vanaf zijn eigen profielpagina, kantoor krijgt er een mail van en keurt goed of af, en het goedgekeurde verlof komt terug in het weekoverzicht op het moment dat je plant. De module staat in de app op live: geen beta-label, geen preview-waarschuwing, je zet hem zelf aan bij de modules van je bedrijf.
Wat Backemp bewust niet doet: er is geen verlofsaldo per medewerker en het inplannen wordt niet hard geblokkeerd door verlof. Het verlof is zichtbaar waar je het nodig hebt, de regie houd jij. Wil je bijhouden hoeveel dagen iemand nog heeft, dan doe je dat voorlopig naast Backemp.
Wat je nodig hebt
- ✓De module Verlofaanvragen staat aan bij de modules van je bedrijf
- ✓Er staat een bedrijfsmailadres in Backemp, daar komt de melding binnen
- ✓Je medewerkers hebben een eigen profiel en login in Backemp
- ✓Je bent ingelogd als Admin of Planner om aanvragen af te handelen
De medewerker vraagt vrij aan vanaf zijn eigen pagina
Je medewerker gaat naar zijn eigen profielpagina in Backemp en dient daar een verlofaanvraag in met een begin, een eind en de reden. Dat kan een hele dag zijn, een dagdeel of een periode van meerdere dagen: elke aanvraag heeft een begin- en een eindmoment met tijd, dus een vrije middag leg je net zo goed vast als twee weken zomervakantie. De aanvraag staat meteen op ingediend, er hoeft niets extra's verstuurd te worden. Een medewerker ziet alleen zijn eigen aanvragen en vraagt alleen voor zichzelf vrij.
Kantoor krijgt automatisch een mail
Zodra er een nieuwe aanvraag binnenkomt, stuurt Backemp automatisch een mail naar het mailadres van je bedrijf, met de naam van de medewerker in het onderwerp. Zo blijft er niets liggen omdat niemand op het juiste scherm keek: de melding komt naar je toe. Je hoeft geen vaste dag in te richten om aanvragen te controleren, je pakt ze op als de mail binnenkomt.
Kantoor keurt goed, wijst af of past de aanvraag aan
In de lijst met aanvragen open je er een, bekijk je de datums en de reden en keur je goed of af. Kloppen de datums niet helemaal, dan pas je ze aan in het bewerkscherm; daar kies je ook de status: ingediend, goedgekeurd, afgewezen of geannuleerd. Een verkeerd ingevoerde of ingetrokken aanvraag hoef je dus niet weg te gooien. Let op: er gaat geen automatische mail naar de medewerker als je goedkeurt of afwijst. De medewerker ziet de uitkomst wel terug op zijn eigen verlofpagina in Backemp; wil je hem actief laten weten dat het rond is, doe dat dan even zelf.
Goedgekeurd verlof zie je terug in het weekoverzicht
Vanaf het moment dat je een aanvraag goedkeurt, staat het verlof bij die medewerker in het weekoverzicht als je gaat plannen. Je hoeft dus niet eerst een aparte lijst open te slaan om te weten wie er die week weg is; je ziet het op het moment dat het telt. Het verlof is zichtbaar, maar het blokkeert het inplannen niet: je kunt iemand alsnog inplannen als jij daar een reden voor hebt. Backemp houdt geen verlofsaldo per medewerker bij; het legt de aanvragen en de besluiten vast, niet de opgebouwde vakantie-uren.
De historie blijft staan
Elke aanvraag houdt zijn status, de datums, de reden, wie hem afhandelde en wanneer. Komt er later een vraag over wat er precies is afgesproken, dan lees je het terug in Backemp in plaats van in iemands telefoon. Zo staat het verlofverleden van je team op één plek, ook nadat een periode voorbij is.
Wat de module wel en niet doet
Verlofaanvragen legt vast wie wanneer vrij vroeg, wie het goedkeurde of afwees en toont het goedgekeurde verlof in het weekoverzicht. Backemp houdt geen verlofsaldo bij, blokkeert het inplannen niet en stuurt geen automatische mail naar de medewerker bij een besluit. Dat zeggen we liever nu dan achteraf.
De winst: de vrij-verzoeken staan op één plek in plaats van in een appgroep, en het verlof komt terug op het moment dat je plant, zodat je niet iemand inplant die al weken geleden vrij vroeg.
Meer weten over de module
Zie hoe verlofaanvragen in jouw planning past
Op de modulepagina lees je wat Verlofaanvragen kost en hoe je hem aanzet. Of plan een demo, dan lopen we een aanvraag samen door van begin tot eind.