Magazijnbeheer voor AV-bedrijven: van Excel naar actueel weekoverzicht

Waarom houdt Excel geen AV-magazijn meer bij?

Excel is jarenlang dé standaard geweest voor magazijnbeheer in de AV-sector. Je zet kolommen neer voor apparatuur, serienummer, locatie, status, en dat werkt tot een bepaalde schaal. Maar zodra er meer dan één persoon tegelijk in het bestand wil werken, of zodra Rentman-projecten de reserveringen gaan aansturen, wordt Excel een kopieermachine van fouten. De versie die de productieleider opent is niet dezelfde als die van de magazijnbeheerder. De planner voert een nieuwe reservering in Rentman, maar dat ziet niemand in het magazijn totdat iemand handmatig bijwerkt.

Het resultaat is een dagelijkse controleronde: iemand print Rentman-lijsten, iemand kruist af, iemand belt als iets mist. Elk van die handelingen is op zichzelf vijf minuten. Bij tien projecten per week is dat een halve werkdag aan puur administratief nachecken. Niet omdat Excel slecht is, maar omdat één gedeeld bestand nooit voor iedereen tegelijk klopt.

Welke drie signalen laten zien dat je magazijnbeheer uit de hand loopt?

AV-bedrijven merken meestal aan dezelfde drie dingen dat hun magazijnbeheer niet meer mee kan groeien. Eén: materiaal dat in de administratie op voorraad staat, maar fysiek elders is. Twee: dubbele reserveringen die pas opvallen als twee projectleiders op dezelfde dag dezelfde apparatuur willen meenemen. Drie: een wekelijkse vaste chaos-moment op vrijdag of maandag waarin iemand met een clipboard het hele magazijn doorloopt om te zien wat er écht staat.

Elk van deze signalen wijst op hetzelfde onderliggende probleem: de juiste informatie zit versnipperd. Rentman weet wat er gereserveerd is, Excel weet wat er geregistreerd staat, de magazijnbeheerder weet wat er fysiek in het rek hangt, en niemand weet het alle drie tegelijk. Zodra één van die drie niet klopt, loopt de planning vast of wordt er materiaal opnieuw gehuurd dat je zelf al bezit.

• ✓Materiaal dat in de administratie nog staat, maar fysiek al is uitgereden naar een ander project
• ✓Dubbele reserveringen in Rentman die pas bij inpakken aan het licht komen
• ✓Vrijdagmiddag structureel chaos omdat niemand weet wat het weekend in is gepland
• ✓Extra huur bij collega-bedrijven voor materiaal dat je zelf hebt staan, maar niet terugvindt

Wat laat een actueel magazijnoverzicht zien?

Actueel betekent niet dat je constant je telefoon moet checken. Het betekent dat iedereen dezelfde waarheid ziet zonder een Excel te hoeven openen. Concreet: een scherm in het magazijn toont een weekoverzicht van je materiaal. Per week zie je wat alle geplande projecten samen nodig hebben, wat je zelf in bezit hebt en wat al besteld of onderhuurd is. Waar de gevraagde hoeveelheid groter is dan wat er beschikbaar is, kleurt die week op als tekort, ruim voordat de bus geladen moet worden. De projectleider ziet in Backemp dezelfde cijfers.

De projecten komen uit Rentman via een API-koppeling en worden elk uur opgehaald. Het materiaal dat bij een project hoort, haalt Backemp niet uit Rentman: dat leg je per project in Backemp vast, waarna het overzicht de materiaalbehoefte van alle projecten per week bij elkaar optelt. Het is geen realtime scankoppeling en vervangt het scannen in Rentman niet, zodat je een tekort ziet aankomen in plaats van het pas op de laaddag te ontdekken.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Hoe koppelt Backemp het magazijn aan Rentman?

Backemp leest projecten, diensten en projectbestanden uit Rentman via de officiële API. Een project dat in Rentman wordt bevestigd of gewijzigd, wordt bij de eerstvolgende uurlijkse sync overgenomen en verschijnt in de planning en op de projectkaart. Materiaal en voorraad leg je in Backemp zelf vast, de koppeling haalt die niet uit Rentman. Jullie werkwijze in Rentman blijft ongewijzigd, de planner blijft planner, de administratie blijft administratie. Backemp voegt alleen de laag toe die de geplande materiaalbehoefte per week zichtbaar maakt, naast wat je in bezit hebt en wat er al besteld is.

Bij Klaproos B.V., een AV-bedrijf dat Backemp en Rentman samen gebruikt, scheelt Backemp wekelijks 18 uur aan handmatige afstemming tussen planning en magazijn. Niet omdat er minder gebeurt, maar omdat niemand meer hoeft door te bellen, door te mailen of een bestand te openen om te weten wat er speelt. Alles staat op één scherm.

Wanneer is een actueel magazijnoverzicht de moeite waard?

Niet elk AV-bedrijf heeft er meteen baat bij. Voor een bedrijf met drie grote projecten per maand volstaat een goed Excel-bestand. Maar zodra je boven de tien projecten per week komt, of zodra je met meerdere magazijnen of locaties werkt, wordt de administratieve last exponentieel groter. Op dat moment is een actueel, gedeeld magazijnoverzicht geen luxe meer, maar het verschil tussen winst en verlies op een drukke week.

• ✓Meer dan tien actieve projecten per week
• ✓Twee of meer magazijnen of opslaglocaties
• ✓Wekelijks terugkerende afstemmingsmomenten tussen planning en magazijn
• ✓Regelmatig extern huren omdat je eigen materiaal niet vindbaar is
• ✓Groei die nu al beperkt wordt door administratieve complexiteit

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Moet ik Rentman vervangen als ik Backemp voor magazijn ga gebruiken?

Nee. Backemp draait naast Rentman en haalt de data uit jullie bestaande Rentman-omgeving. Jullie planner, administratie en projectleider blijven in Rentman werken zoals ze dat nu doen. Backemp voegt het actuele magazijnoverzicht en de dashboards toe die Rentman zelf niet levert.

Hoe lang duurt het voor het magazijnsysteem operationeel is?

De koppeling met Rentman is doorgaans binnen een week actief. Daarna zijn er twee tot drie weken nodig om het magazijnscherm en de dashboards af te stemmen op jullie werkwijze. Na maand één draait het systeem zelfstandig.

Hoe actueel is het magazijnoverzicht en hoe vaak wordt het bijgewerkt?

Het overzicht werkt met de projectplanning uit Rentman en wordt via de koppeling elk uur bijgewerkt. Het toont per week wat alle projecten samen aan materiaal vragen, naast wat je in eigen bezit hebt en wat al besteld of onderhuurd is, zodat een tekort zichtbaar wordt voordat de week begint. Het scannen bij uitgifte en retour blijft in Rentman gebeuren; Backemp telt de behoefte per week bij elkaar op in plaats van losse scans realtime te verwerken.

Werkt dit ook als we meerdere magazijnen of vestigingen hebben?

Ja. In Backemp zie je per locatie welk materiaal er in een gekozen periode staat en per artikel waar het staat, afgeleid uit de projectplanning. Het zijn geplande standen, geen scanresultaten.