Technische rider verwerken in Rentman: van pdf naar planning

Wat is een technische rider en waarom is die zo lastig te verwerken?

Een technische rider is het document waarin een artiest, spreker of organisator vastlegt wat er technisch nodig is voor een optreden of evenement: stroomvoorziening, netwerkaansluitingen, geluid, licht, schermposities en kabelroutes. Volgens Live Impact voorkomt een goede technische rider problemen op locatie, juist omdat de technicus vooraf precies weet wat hij moet meenemen en kan voorbereiden (bron: live-impact.nl). Diezelfde bron adviseert het document minimaal twee weken van tevoren te delen met alle partijen: de locatie, het AV-bedrijf en waar relevant de cateraar, zodat niemand op de opbouwdag voor verrassingen komt te staan.

In de praktijk verschijnt een rider zelden in een vorm die direct bruikbaar is voor een AV-bedrijf. Het is een pdf die door de act of het management is opgesteld, soms een los Word-document, soms een lijst die per mail is doorgestuurd na een telefonisch overleg. De indeling verschilt per artiest en per productiebureau: de ene rider noemt precies het aantal kanalen en het merk van de gewenste microfoons, de andere geeft alleen een globale indruk van wat er nodig is en laat de vertaalslag naar concrete apparatuur over aan de projectleider.

Die vertaalslag is het knelpunt. Een projectleider leest de rider, herkent wat er in het eigen magazijn staat, en zet dat vervolgens handmatig over in een projectplanning. Bij een enkel optreden is dat te overzien. Bij een AV-bedrijf dat meerdere producties per week draait, met steeds een andere rider en een andere combinatie van apparatuur, wordt diezelfde overtypslag een vast terugkerend knelpunt in de week van een projectleider.

Wat gaat er mis als je een rider handmatig overtypt in Rentman?

Een rider met de hand overzetten in een projectplanning kent een paar vaste faalpatronen. Het eerste is de simpele typefout: een aantal van acht microfoons wordt zes, een 32-kanaals mengpaneel wordt genoteerd als 24-kanaals, en dat valt vaak pas op wanneer de vrachtwagen al beladen is. Het tweede is het gemiste item: een rider van meerdere pagina's met stroom, netwerk, geluid, licht en schermen bevat tientallen regels, en een projectleider die na een lange dag nog een rider moet verwerken, mist eerder een regel dan wanneer hij fris aan een korte lijst begint.

Het derde patroon is inconsistentie tussen versies. Een artiest stuurt een geactualiseerde rider een week voor het optreden, met een extra monitor erbij of een gewijzigd aantal in-ears. Als die wijziging niet consequent wordt doorgevoerd in de eerder gemaakte planning, blijft de oude versie ergens in het systeem staan naast de nieuwe, en weet niemand meer zeker welke lijst leidend is op de dag van opbouw.

Het vierde patroon zit in de overdracht binnen het eigen team. De projectleider die de rider heeft gelezen, weet wat er nodig is. De collega die het magazijn inpakt, ziet alleen de planning in Rentman. Als daar een regel ontbreekt of onjuist is overgenomen, pakt het magazijn precies dat mee wat er fout in het systeem staat, zonder dat iemand nog teruggrijpt naar de oorspronkelijke rider om het te controleren. Op de opbouwdag is dat het moment waarop een technicus ontdekt dat er een kanaal, een type kabel of een stroomaansluiting ontbreekt, terwijl de tijd om dat nog op te lossen meestal krap is.

• ✓Typefouten: aantallen of type apparatuur wijken af van de rider
• ✓Gemiste regels bij een rider van meerdere pagina's
• ✓Oude en nieuwe versie van de rider bestaan naast elkaar in het systeem
• ✓Magazijn pakt in op basis van de planning, niet op basis van de rider zelf

Hoe zet je een technische rider om in een Rentman-planning zonder overtypen?

Rentman biedt een directe oplossing voor het overtypen: de equipment-import. In plaats van elk item los aan te maken, importeer je een bestand met de volledige lijst in één keer in een project. Rentman accepteert daarvoor een .xlsx- of .csv-bestand, en biedt zelf een sjabloon aan als uitgangspunt voor wie zo'n lijst nog niet in de juiste vorm heeft (bron: support.rentman.io). Voor AV-bedrijven die met CAD- of ontwerpsoftware werken, of die een lijst van de klant of act ontvangen in een ander formaat, scheelt dat volgens Rentman zelf uren handmatig werk en voorkomt het menselijke fouten (bron: support.rentman.io).

De praktische route is dan: de technische rider, ook als die als pdf binnenkomt, omzetten naar een spreadsheet met de items die overeenkomen met het eigen magazijn, en die in één keer importeren in het project. Rentman geeft daarbij één harde grens mee: importeer niet meer dan 64 kolommen in één keer, omdat een te groot bestand traag verwerkt en er dan informatie kan wegvallen. Bij een omvangrijke rider is het advies dan ook om de lijst op te splitsen in meerdere kleinere imports in plaats van te proberen alles in één bestand te proppen (bron: support.rentman.io).

Dat lost het overtypen zelf op, maar niet de vertaalslag ervoor. Een pdf met acht gewenste condensatormicrofoons, type naar keuze van de technicus, vertaalt zich niet vanzelf naar een regel in een spreadsheet. Die vertaling blijft mensenwerk: een projectleider die de rider leest en bepaalt welk item uit het eigen magazijn het beste past bij wat er wordt gevraagd. Wat de import wegneemt, is de stap die daarna volgt: niet opnieuw overtypen in Rentman, maar één keer correct vastleggen en importeren.

Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?

30 minuten met Michael, concreet, geen verkooppraat.

Wat gebeurt er als de rider op locatie toch afwijkt?

Een rider is een document dat weken voor het evenement is opgesteld, en de praktijk op de opbouwdag wijkt daar geregeld van af. Een artiest brengt een extra in-ear monitor mee die niet in de oorspronkelijke rider stond, een locatie blijkt een andere stroomaansluiting te hebben dan aangenomen, of een technicus ontdekt ter plekke dat een kabelroute langer moet zijn dan gepland. Die wijzigingen ontstaan op de dag zelf, precies op het moment waarop een projectleider niet meer achter zijn Rentman-scherm zit maar op locatie met een team staat.

In die situatie is de vraag niet meer hoe de rider oorspronkelijk werd verwerkt, maar hoe snel een wijziging bij de rest van het team terechtkomt. Een technicus die ter plekke een extra kabel nodig heeft, belt in de praktijk vaak naar het magazijn of stuurt een los WhatsApp-bericht naar een collega, los van de planning die in Rentman staat. Die planning wordt daardoor niet bijgewerkt, en de volgende keer dat iemand het project inziet, ontbreekt de wijziging die op locatie is doorgevoerd.

Dit is de laag waar Backemp naast Rentman op aansluit. Een wijziging in de crewplanning of een aangepaste materiaalregel komt bij de betrokken technicus of chauffeur binnen als bericht vanuit het eigen bedrijfsnummer van het AV-bedrijf, in dezelfde chat waar hij ook zijn oorspronkelijke instructies kreeg. De projectleider ziet op een live dashboard of het bericht is gezien en bevestigd, zonder dat hij zelf hoeft na te bellen wie de wijziging al kent en wie niet. Rentman blijft de plek waar de rider is vertaald naar een projectplanning. Backemp zorgt dat een aanpassing op de opbouwdag zelf niet alleen in iemands hoofd of in een losse chat blijft hangen, maar terug te vinden is op het moment dat iemand ernaar vraagt.

• ✓Wijziging op locatie wordt een bericht richting de juiste technicus of chauffeur, vanuit het eigen bedrijfsnummer
• ✓Geen aparte app nodig: dezelfde WhatsApp-chat als de oorspronkelijke instructies
• ✓Projectleider ziet op het live dashboard of de wijziging is gezien en bevestigd
• ✓Rentman blijft de bron van de planning, Backemp zorgt dat een update ook aankomt

Wat levert een soepel riderproces op voor een AV-bedrijf?

De winst van een goed ingericht riderproces zit niet in één spectaculair moment, maar in het wegnemen van een terugkerende bron van fouten en frustratie. Elke rider die zonder overtypen correct in Rentman terechtkomt, is een moment waarop een projectleider niet meer hoeft te controleren of een aantal, een type of een regel goed is overgenomen. Elke wijziging die op locatie automatisch als bericht bij de juiste persoon terechtkomt, is een telefoontje minder dat een projectleider zelf moet plegen.

Bij Klaproos B.V., een AV-bedrijf dat met Rentman werkt, daalde de tijd die wekelijks opging aan handmatige afstemming met 18 uur na de invoering van Backemp. Een deel van die winst zit precies in dit soort momenten: niet meerdere keren dezelfde informatie overtypen of navragen, maar één keer correct vastleggen en erop kunnen vertrouwen dat een wijziging daarna vanzelf bij de juiste persoon aankomt.

Voor een AV-bedrijf dat regelmatig met technische riders werkt, of dat nu voor concerten, bedrijfsevenementen of vaste eventlocaties is, is dit geen kwestie van een nieuw systeem naast Rentman zetten. Rentman blijft het fundament waar de rider wordt vertaald naar een concrete projectplanning met apparatuur, crew en transport. Backemp voegt de laag toe die ervoor zorgt dat die planning ook op de dag zelf blijft kloppen, wanneer de praktijk afwijkt van wat er weken eerder op papier is gezet. Dat is het verschil tussen een rider die op de opbouwdag een rustige controle is, en een rider die dan voor het eerst echt wordt getoetst.

Benieuwd hoe dit bij jouw bedrijf werkt?

We laten je live zien hoe Backemp past bij jouw situatie. 30 minuten, geen verplichtingen.

Wat moet er in een technische rider staan?

Een technische rider beschrijft alle technische eisen voor een optreden of evenement: stroomvoorziening, netwerkaansluitingen, geluid, licht, schermposities en kabelroutes. Volgens Live Impact voorkomt een volledige rider problemen op de opbouwdag, omdat de technicus vooraf weet wat hij moet meenemen. Hoe concreter de rider, met aantallen en type apparatuur, hoe minder er in de vertaalslag naar een projectplanning verkeerd kan gaan.

Hoe lang van tevoren moet een technische rider binnen zijn?

Live Impact adviseert een technische rider minimaal twee weken voor het evenement te delen met alle betrokken partijen: de locatie, het AV-bedrijf en waar relevant de cateraar (bron: live-impact.nl). Die periode geeft een AV-bedrijf de tijd om de rider te vertalen naar een projectplanning in Rentman en eventuele materiaaltekorten tijdig te signaleren, in plaats van dat pas te ontdekken op de opbouwdag.

Kun je een technische rider direct importeren in Rentman?

Niet de pdf zelf, maar wel de vertaalde lijst. Rentman accepteert een equipment-import als .xlsx- of .csv-bestand, met een eigen sjabloon als uitgangspunt (bron: support.rentman.io). Importeer niet meer dan 64 kolommen tegelijk: bij een grote rider splits je de lijst op in kleinere bestanden, zodat de import niet vastloopt en geen regels wegvallen.

Wat doet Backemp als de rider op locatie toch afwijkt van de planning?

Een wijziging op de opbouwdag, zoals een extra kabel of een gewijzigde stroomaansluiting, komt bij de juiste technicus of chauffeur binnen als WhatsApp-bericht vanuit het eigen bedrijfsnummer van het AV-bedrijf. De projectleider ziet op een live dashboard of het bericht is gezien, zonder dat hij zelf hoeft na te bellen wie de aanpassing al kent.