Wat is de Smart Event Manager-koppeling?
Smart Event Manager (SEM) is het boekings- en verkoopsysteem waar veel eventlocaties hun reserveringen in bijhouden. Backemp koppelt daar via de officiële SEM API aan en voegt de operationele laag toe die SEM niet heeft: personeelsplanning, inkoop en financiële rapportage. De koppeling staat live en draait vandaag bij A’DAM Toren.
Je neemt de koppeling per verbinding af, dus hij telt niet als losse module. Belangrijk: Backemp leest jouw bestaande SEM-data en schrijft er niets in terug. Er is geen migratie en je salesteam werkt gewoon door in Smart Event Manager.
Waarom SEM koppelen
Wat je nodig hebt
- ✓Een werkende Smart Event Manager-omgeving voor je eventlocatie
- ✓De officiële SEM API-koppeling, ingericht door het Backemp-team tijdens de onboarding
- ✓Geen migratie: je bestaande SEM-omgeving blijft de plek waar je salesteam werkt
Hoe de koppeling wordt ingericht
De koppeling is een officiële API-verbinding, dus je richt hem niet zelf in met een wachtwoord of een toggle. Dit is wat er gebeurt.
Het Backemp-team richt de koppeling in tijdens de onboarding
De Smart Event Manager-koppeling zet je niet zelf aan zoals de agenda-tab in je profiel. Het is een officiële SEM API-koppeling die het Backemp-team voor je inricht tijdens de onboarding. We controleren eerst of jouw SEM-omgeving compatibel is. Er is geen migratie nodig en je salesteam blijft gewoon doorwerken in Smart Event Manager, zonder nieuwe werkwijze.
Een beheerder koppelt de SEM-ruimtes aan je eigen locaties
Is de koppeling aan, dan ziet een beheerder bij de Integraties van het bedrijf het scherm SEM ruimtes. Daar kiest de beheerder per SEM-ruimte bij welke locatie in Backemp die hoort. SEM-ruimtes die niet gekoppeld zijn, krijgen geen locatie in Backemp. Laat dus alle ruimtes koppelen die je gebruikt, ook als je ze later pas in Backemp inplant.
De koppeling draait: definitieve reserveringen worden projecten
Bij de koppeling die nu live draait haalt Backemp je reserveringen elk uur op, overdag tussen 07:30 en 20:30. Daarbij kijkt Backemp vanaf gisteren tot twee maanden vooruit: een reservering die verder weg ligt, verschijnt pas later. Zodra een reservering in SEM definitief is, maakt Backemp er een project van met de naam, de data, het aantal personen, de klant en de omzet. Personeelsregels worden diensten en materiaalregels worden materiaal, voor zover de SEM-functie of het SEM-product in Backemp bekend is. Een materiaalregel waarvan het product in Backemp niet bekend is, en een regel van een andere soort, komt als overige post bij de financiën van het project. Wordt een reservering in SEM geannuleerd, dan zet Backemp het project op geannuleerd. Je hoeft niets te exporteren of over te typen.
Wat de koppeling doet, en wat je in Backemp ziet
Zodra de koppeling live is, gebeurt het meeste vanzelf. Dit is wat de synchronisatie voor je regelt.
Projecten ontstaan automatisch
Uit elke definitieve SEM-reservering maakt Backemp automatisch een project, met diensten voor de personeelsregels waarvan de functie in Backemp bekend is. Je begint dus niet met een leeg scherm: het project staat er al, als concept. Bevestigen gaat daarna zoals in de handleiding concept naar planning, en inplannen zoals in personeel inplannen.
Na een verkoop staat de leverancieruitvraag klaar
Staat de module Leveranciers aan en is een reservering in Smart Event Manager definitief, dan zet Backemp automatisch een concept-leverancieruitvraag klaar voor de materialen van het event die je bij een leverancier inkoopt. Materiaal zonder leverancier slaat Backemp over, en voor een project dat al voorbij is komt er geen uitvraag. Jij controleert de uitvraag en verstuurt hem; Backemp verstuurt nooit zelf iets. Hoe dat werkt lees je in de handleiding leveranciersuitvragen.
Facturen en betaalstatus uit SEM
Smart Event Manager haalt de betaalstatus zelf op uit Exact en geeft die circa twee keer per dag door. Backemp haalt je SEM-facturen daarna op en neemt de betaalstatus over. Die facturen zijn in Backemp alleen te lezen: je past ze aan in SEM. Facturen maken in Backemp zelf kan nog niet, die module is in ontwikkeling.
Omzet, kosten en marge per event
De omzet van het project komt uit SEM. Backemp telt de kosten van diensten, materiaal en locatie erbij, zodat je per event omzet, kosten en marge naast elkaar ziet. Wijzigt de reservering in SEM en valt hij binnen het ophaalvenster (vanaf gisteren tot twee maanden vooruit), dan volgt het project bij de eerstvolgende ophaalronde.
Goed om te weten: de koppeling haalt alle definitieve reserveringen uit het ophaalvenster op, ook als de SEM-ruimte niet aan een locatie is gekoppeld. Het project komt er dan wel, alleen zonder locatie.
Meer over de koppeling
Zie hoe SEM en Backemp samen jouw locatie draaiend houden
Op de SEM-pagina lees je precies wat Backemp toevoegt aan Smart Event Manager. Of plan een demo, dan lopen we de koppeling samen door aan de hand van jouw zalen.